Zo organiseer je een carrièrebeurs

Begin met de datum, de doelgroep en het aantal verwachte bezoekers. Daarna bouw je het plan in vaste volgorde op: exposanten werven, de locatie indelen, registratie openen en alle praktische informatie verspreiden. Regel techniek, catering, drukwerk en levering niet pas in de laatste week. Vooral standnummers, presentaties, parkeerinformatie en contactpersonen op de beursdag zorgen vaak voor vertraging als ze te laat worden vastgelegd. Met het onderstaande plan houd je de voorbereiding overzichtelijk en controleerbaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum bevestigen
2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
3
Exposanten uitnodigen
2 personen
4
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
5
Zaalindeling uitwerken
2 personen
6
Exposantenaanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekersregistratie openen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Socialmediaberichten plaatsen
11
Parkeerinformatie publiceren
12
Exposanteninformatie versturen
13
Standnummers toewijzen
2 personen
14
Reserveringen maken
15
Catering bestellen
16
Drukwerk bestellen
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Bezoekerslijsten afdrukken
19
Plattegronden afdrukken
20
Programma afdrukken
21
Presentaties verzamelen
22
Sprekers bevestigen
23
Vrijwilligers inplannen
2 personen
24
BHV-contacten vastleggen
25
Leveringsafspraken bevestigen
26
Techniek testen
2 personen
27
Registratiesysteem testen
2 personen
28
Standmaterialen controleren
2 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Drukwerk sorteren
2 personen
31
Badgepakketten klaarzetten
2 personen
32
Catering voorbereiden
2 personen
33
Ruimte voor ontvangst vrijmaken
2 personen
34
Standmaterialen verzamelen
3 personen
35
Locatie openen
2 personen
36
Leveringen aannemen
2 personen
37
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
38
Standpanelen opbouwen
4 personen
39
Standnummers ophangen
2 personen
40
Registratiebalie inrichten
2 personen
41
Cateringbuffet inrichten
2 personen
42
Techniek aansluiten
2 personen
43
Presentatieruimte inrichten
3 personen
44
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

46
Exposanten ontvangen
3 personen
47
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
48
Registratiebalie bemannen
3 personen
49
Bezoekers verwelkomen
3 personen
50
Programma uitdelen
2 personen
51
Informatiebalie bemannen
2 personen
52
Presentaties begeleiden
2 personen
53
Microfoons bedienen
54
Catering serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet aanvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
59
Fotomomenten begeleiden
60
Exposanten uitzwaaien
2 personen
61
Bezoekersuitloop begeleiden
2 personen

Nazorg

62
Techniek uitschakelen
2 personen
63
Standmaterialen afbreken
4 personen
64
Meubilair terugplaatsen
4 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Ruimte schoonmaken
3 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Exposanten nabellen
70
Bezoekersbedankingen versturen
71
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 42
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalie
Informatiebalie
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Kledinghangersaantal 160
Standtafelsaantal 30
Standstoelenaantal 60
Spreektafel
Presentatiestoelenaantal 80
Pauzetafelsaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
USB-ladersaantal 6
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100
Handmegafoon
Labelprinter
Pinapparaat
Wifirouter
Ventilatorenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 10
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Voedselcontainersaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Standpanelenaantal 30
Tafelrokkenaantal 30
Loperaantal 2
Pijlbordenaantal 12
Infobordenaantal 8
Kaarthoudersaantal 40
Prikbordenaantal 30
Vlaggenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst een locatiebezoek en werk daarna de zaalindeling uit. Controleer niet alleen de standruimte, maar ook registratie, garderobe, pauzetafels, spreektafel, stroompunten en kabelroutes.
Open bezoekersregistratie zodra datum, programma en locatie-informatie vaststaan. Publiceer parkeerinformatie tegelijk; bezoekers zoeken die informatie vaak pas vlak voor vertrek.
Geef exposanten één compleet informatiebericht met standnummer, opbouw- en levertijden, route, contactpersoon en technische afspraken. Wacht met standnummers niet tot de laatste dagen, omdat ze ook op plattegronden en bewegwijzering komen.
Verzamel presentaties en bevestig sprekers vóór je programma afdrukt. Test beamer, projectiescherm, luidsprekers, draadloze microfoons en aansluitingen tijdens een aparte technische controle.
Maak voor de beursdag een bemande planning voor registratie, informatiebalie, garderobe en zaalbegeleiding. Leg ook BHV-contacten en leveringsafspraken vast, zodat een vertraagde levering of incident niet bij één organisator blijft hangen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een carrièrebeurs?: Begin zodra de beursdatum en locatie zijn bevestigd, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor aanmeldingen verwerken, standnummers toewijzen en de zaalindeling aanpassen.
Wanneer open je de bezoekersregistratie voor een carrièrebeurs?: Open de registratie zodra locatie, programma en parkeerinformatie voldoende definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken voor de beurs. Stuur daarna een bevestiging met route en praktische informatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een carrièrebeurs op te bouwen?: Reken op 8 tot 12 weken voorbereiding voor een beurs met meerdere exposanten, sprekers en techniek. Plan locatiebezoek en zaalindeling vroeg; drukwerk, catering en leveringen volgen daarna.
Wanneer moet je de techniek voor een carrièrebeurs testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 week vooraf en voer op de beursdag nog een korte controle uit. Controleer onder meer beamer, microfoons, luidsprekers, verlengkabels, stekkerdozen en presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.