Cómo organizar una feria de empleo sin perder detalles

Una feria de empleo se organiza en este orden: primero defines la fecha y el perfil de los expositores, después visitas el lugar y diseñas la distribución de la sala. A continuación abres los registros, confirmas stands, ponentes, catering y entregas, y preparas la comunicación para visitantes y empresas. Los problemas suelen aparecer cuando faltan datos de contacto, conexiones eléctricas o información práctica sobre el estacionamiento. Usa el plan como lista de control y fija una fecha límite para cada bloque.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha de la feria
2
Preparar la lista de expositores
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Realizar una visita al lugar
2 personas
5
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
6
Procesar las inscripciones de expositores
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Abrir registro de visitantes
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar mensajes en redes sociales
11
Publicar información de estacionamiento
12
Enviar información a los expositores
13
Asignar números de stand
2 personas
14
Hacer reservas
15
Pedir el catering
16
Encargar material impreso
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Imprimir listas de visitantes
19
Imprimir planos
20
Imprimir el programa
21
Recopilar las presentaciones
22
Confirmar ponentes
23
Programar voluntarios
2 personas
24
Registrar los contactos de primeros auxilios
25
Confirmar los acuerdos de entrega
26
Probar la técnica
2 personas
27
Probar el sistema de registro
2 personas
28
Comprobar los materiales del stand
2 personas
29
Hacer la compra
2 personas
30
Clasificar los impresos
2 personas
31
Preparar los paquetes de acreditaciones
2 personas
32
Preparar el catering
2 personas
33
Liberar el espacio de recepción
2 personas
34
Reunir materiales del stand
3 personas
35
Abrir la ubicación
2 personas
36
Recibir las entregas
2 personas
37
Colocar mesas y sillas
4 personas
38
Montar los paneles del stand
4 personas
39
Colgar los números de stand
2 personas
40
Montar el mostrador de registro
2 personas
41
Montar el buffet de catering
2 personas
42
Conectar la técnica
2 personas
43
Preparar el espacio de presentación
3 personas
44
Colocar la señalización
2 personas
45
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

46
Recibir a los expositores
3 personas
47
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
48
Atender la mesa de registro
3 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
50
Repartir el programa
2 personas
51
Atender el mostrador de información
2 personas
52
Coordinar presentaciones
2 personas
53
Operar los micrófonos
54
Servir el catering
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Reponer el bufé
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los baños
59
Coordinar los momentos fotográficos
60
Despedir a los expositores
2 personas
61
Guiar la salida de los visitantes
2 personas

Seguimiento

62
Apagar la técnica
2 personas
63
Desmontar los materiales del stand
4 personas
64
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
65
Lavar la vajilla
2 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar el espacio
3 personas
68
Devolver los materiales
2 personas
69
Llamar a los expositores
70
Enviar agradecimientos a los visitantes
71
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 42
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 12
Mostrador de registro
Punto de información
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10
Perchascant. 160
Mesas altascant. 30
Sillas de piecant. 60
Mesa de oradores
Sillas de presentacióncant. 80
Mesas de descansocant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 12
Cargadores USBcant. 6
Baterías externascant. 4
Clic de presentacióncant. 2
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 100
Megáfono de mano
Impresora de etiquetas
Máquina de sellado
Router wifi
Ventiladorescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas para servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 10
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Contenedores de alimentoscant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Decoración

Paneles de standcant. 30
Faldones para mesascant. 30
Alfombra rojacant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Carteles informativoscant. 8
Portatarjetascant. 40
Tableros de corchocant. 30
Banderascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Trípodes de iluminacióncant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Confirma la fecha antes de invitar a empresas y reserva al menos 4 semanas para reunir la lista de expositores, procesar sus inscripciones y asignar los números de stand.
Haz la visita al lugar antes de cerrar la distribución: comprueba accesos, estacionamiento, enchufes, zonas de registro y el recorrido entre mesas, sillas y punto de información.
Abre el registro de visitantes con suficiente antelación y envía la información de estacionamiento junto con las invitaciones; si lo dejas para la última semana, aumentarán las consultas el día del evento.
Cierra las necesidades técnicas al menos 7 días antes: presentaciones, portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, regletas, alargadores y canaletas para cables deben probarse juntos.
No esperes al día anterior para preparar acreditaciones, listas de visitantes, planos y programa. Imprime copias de reserva y confirma por escrito las entregas, el catering, las preferencias dietéticas y los contactos de primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar la fecha, invitar a los expositores, abrir el registro de visitantes, cerrar el plano de la sala y resolver entregas o necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una feria de empleo?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y manda un recordatorio 7 días antes. Incluye horario, ubicación, estacionamiento y la forma de registrarse para evitar preguntas repetidas.
¿Cuándo se debe cerrar la distribución de los stands?: Procura cerrarla 10 días antes, cuando ya tengas las inscripciones de los expositores y sus preferencias. Después asigna los números de stand y envía a cada empresa el plano y sus instrucciones.
¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repítela al abrir la sala. Comprueba presentaciones, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables, regletas y cargadores.

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