Eine Karrieremesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Karrieremesse greifen Aussteller, Besucherregistrierung, Vorträge und Standaufbau ineinander. Beginne deshalb mit dem Messetermin und der Ausstellerliste, bevor du Einladungen oder Werbung verschickst. Danach folgen Raumaufteilung, Anmeldungen, Catering und Technik mit klaren Fristen. Plane außerdem Zeit für Lieferungen, Namensschilder, Lagepläne und die Einweisung der Helfer ein – diese Details werden häufig erst kurz vor dem Veranstaltungstag bemerkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Messetermin bestätigen
- 2
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
- 3
Aussteller einladen
2 Personen
- 4
Ortstermin durchführen
2 Personen
- 5
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 6
Ausstelleranmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Besucherregistrierung öffnen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Social-Media-Beiträge posten
- 11
Parkinformationen veröffentlichen
- 12
Ausstellerinformationen versenden
- 13
Standnummern zuweisen
2 Personen
- 14
Reservierungen vornehmen
- 15
Catering bestellen
- 16
Drucksachen bestellen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Besucherlisten drucken
- 19
Lagepläne ausdrucken
- 20
Programm drucken
- 21
Präsentationen sammeln
- 22
Referenten bestätigen
- 23
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 24
BHV-Kontakte erfassen
- 25
Liefertermine bestätigen
- 26
Technik testen
2 Personen
- 27
Registrierungssystem testen
2 Personen
- 28
Standmaterialien prüfen
2 Personen
- 29
Einkaufen gehen
2 Personen
- 30
Drucksachen sortieren
2 Personen
- 31
Badge-Pakete bereitlegen
2 Personen
- 32
Catering vorbereiten
2 Personen
- 33
Empfangsbereich freimachen
2 Personen
- 34
Standmaterial sammeln
3 Personen
- 35
Location öffnen
2 Personen
- 36
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 37
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 38
Standwände aufbauen
4 Personen
- 39
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 40
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 41
Cateringbuffet einrichten
2 Personen
- 42
Technik anschließen
2 Personen
- 43
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 44
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 45
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 46
Aussteller empfangen
3 Personen
- 47
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
- 48
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 49
Besucher begrüßen
3 Personen
- 50
Programm verteilen
2 Personen
- 51
Infostand besetzen
2 Personen
- 52
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 53
Mikrofone bedienen
- 54
Catering ausgeben
3 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Buffet auffüllen
2 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Toiletten kontrollieren
- 59
Fotomomente begleiten
- 60
Ausstellende verabschieden
2 Personen
- 61
Besucherauslass begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Technik ausschalten
2 Personen
- 63
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
- 64
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Raum reinigen
3 Personen
- 68
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Aussteller nachfassen
- 70
Besucherdankeschöns versenden
- 71
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 42
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 12
- Registrierungstheke
- Informationsstand
- GarderobenständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 10
- KleiderbügelAnz. 160
- StehtischeAnz. 30
- StandstühleAnz. 60
- Rednertisch
- PräsentationsstühleAnz. 80
- PausentischeAnz. 8
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- TabletsAnz. 4
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- USB-LadegeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
- KabelkanäleAnz. 20
- KabelbinderAnz. 100
- Handmegafon
- Etikettendrucker
- Kartenterminal
- WLAN-Router
- VentilatorenAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 120
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierplattenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- LebensmittelbehälterAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Dekoration
- StellwändeAnz. 30
- TischröckeAnz. 30
- LäuferAnz. 2
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 8
- KartenhalterAnz. 40
- PinnwändeAnz. 30
- FahnenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 10
- LichtstativeAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionsspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Messetermin fest und stelle die Ausstellerliste frühzeitig zusammen. Versende die Einladungen erst, wenn Standflächen, Anmeldeweg und Rückmeldefrist feststehen – etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe.
- Führe einen Ortstermin durch, bevor du die Raumaufteilung verschickst. Prüfe dabei Registrierungstheke, Informationsstand, Garderobe, Vortragstechnik, Stromanschlüsse und die Laufwege zwischen den Ständen.
- Öffne die Besucherregistrierung mit vollständigen Parkinformationen und einem klaren Programm. Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vorher und plane anschließend Zeit für Rückfragen und Ernährungswünsche ein.
- Sammle Präsentationen und bestätige Referenten spätestens 7 Tage vor der Messe. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und Präsentationsklicker gemeinsam, statt nur die Einzelgeräte zu prüfen.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Liefertermine, Standnummern, Namensschilder, Besucherlisten und Lagepläne müssen vor Öffnung bereitliegen. Drucke Listen und Pläne am Vortag und teile Freiwillige sowie BHV-Kontakte für den Veranstaltungstag ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Karrieremesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. In den ersten 2 Wochen bestätigst du den Termin, gewinnst Aussteller und prüfst den Veranstaltungsort; danach folgen Anmeldung, Werbung, Catering und Technik.
- Wann sollte die Besucherregistrierung für eine Karrieremesse öffnen?
- Öffne die Registrierung etwa 3 bis 4 Wochen vor der Messe. So bleiben mindestens 14 Tage für Einladungen, Social-Media-Beiträge, Rückfragen und die Planung von Besucherlisten und Namensschildern.
- Wann muss die Technik für eine Karrieremesse getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung durch und prüfe die Technik beim Aufbau erneut. Teste nicht nur Beamer und Lautsprecher, sondern auch Funkmikrofone, Mischpult, Verlängerungskabel und Präsentationsklicker.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Karrieremesse?
- Plane mindestens 1 Person für die Registrierung, 1 Person am Informationsstand und 1 bis 2 Personen für Technik und Raumfragen ein. Bei mehr als 100 erwarteten Besuchern sollte zusätzlich mindestens 1 Helfer die Besucherströme und Garderobe betreuen.
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