Organiser un forum de l’emploi, étape par étape

Un forum de l’emploi se prépare d’abord avec les exposants, puis avec le lieu, les inscriptions et la circulation des visiteurs. Commencez par confirmer la date et la liste des entreprises avant de réserver le catering ou d’imprimer les supports. Une visite sur place permet de vérifier les stands, l’accueil, les présentations et les branchements électriques. Les dernières semaines servent surtout à attribuer les stands, confirmer les intervenants, organiser les bénévoles et transmettre des consignes précises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du salon
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Effectuer une visite du site
2 personnes
5
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
6
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier des messages sur les réseaux sociaux
11
Publier les informations de stationnement
12
Envoyer les informations aux exposants
13
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
14
Faire les réservations
15
Commander le catering
16
Commander les imprimés
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer les listes de visiteurs
19
Imprimer les plans
20
Imprimer le programme
21
Rassembler les présentations
22
Confirmer les intervenants
23
Planifier les bénévoles
2 personnes
24
Consigner les contacts de sécurité incendie
25
Confirmer les modalités de livraison
26
Tester la technique
2 personnes
27
Tester le système d'inscription
2 personnes
28
Vérifier le matériel du stand
2 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Trier les imprimés
2 personnes
31
Préparer les lots de badges
2 personnes
32
Préparer le service traiteur
2 personnes
33
Libérer l’espace d’accueil
2 personnes
34
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
35
Ouvrir le lieu
2 personnes
36
Recevoir les livraisons
2 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Monter les panneaux du stand
4 personnes
39
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
40
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
2 personnes
42
Brancher la technique
2 personnes
43
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
44
Installer la signalisation
2 personnes
45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

46
Accueillir les exposants
3 personnes
47
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
48
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Distribuer le programme
2 personnes
51
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
52
Animer les présentations
2 personnes
53
Gérer les micros
54
Servir le service traiteur
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Encadrer les séances photo
60
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
61
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes

Suivi

62
Éteindre la technique
2 personnes
63
Démonter le matériel du stand
4 personnes
64
Remettre le mobilier en place
4 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer l’espace
3 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Relancer les exposants par téléphone
70
Envoyer les remerciements aux visiteurs
71
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 42
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscription
Bureau d’information
Portantsqté 4
Poubellesqté 10
Cintresqté 160
Tables de standqté 30
Chaises de standqté 60
Table de prise de parole
Chaises de présentationqté 80
Tables de pauseqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 12
Chargeurs USBqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Mégaphone à main
Imprimante d'étiquettes
Terminal de paiement
Routeur Wi-Fi
Ventilateursqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 10
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Panneaux de standqté 30
Jupes de tableqté 30
Tapis rougeqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Porte-cartesqté 40
Panneaux d’affichageqté 30
Drapeauxqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les exposants avant de dessiner la salle. Demandez à chacun ses besoins en table, chaises, alimentation, présentation et livraison, puis attribuez les numéros de stand seulement après consolidation des réponses.
Ouvrez l’inscription des visiteurs dès que la date, le lieu et les informations de stationnement sont définitifs. Prévoyez une liste imprimée en plus de l’enregistrement numérique pour éviter un accueil bloqué en cas de problème de connexion.
Faites une visite du site au moins une fois avant l’installation. Vérifiez les dimensions de la salle, les accès de livraison, l’emplacement du comptoir d’inscription, les prises électriques et le trajet des câbles jusqu’au vidéoprojecteur et aux haut-parleurs.
Ne repoussez pas les supports au dernier jour. Faites valider le programme, les présentations, les plans, les badges nominatifs et les listes de visiteurs avant impression, puis gardez une marge pour les changements d’exposants.
Traitez la technique et la sécurité comme un seul planning. Confirmez les intervenants, les microphones, l’écran, le cliqueur, les rallonges et les multiprises, et consignez les contacts de sécurité incendie ainsi que les modalités de livraison avant le montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un forum de l’emploi ?: Commencez dès que la date est confirmée, idéalement plusieurs mois avant l’événement. La liste des exposants, la visite du site et la réservation du matériel doivent précéder l’ouverture des inscriptions visiteurs.
Quand ouvrir les inscriptions des visiteurs ?: Ouvrez-les lorsque la date, le lieu, les horaires et les informations de stationnement sont définitifs, généralement plusieurs semaines avant le forum. Envoyez ensuite les invitations et programmez plusieurs rappels plutôt qu’un seul message.
Combien de temps avant faut-il attribuer les stands ?: Attribuez les numéros de stand après avoir recueilli les besoins des exposants et au moins 2 à 3 semaines avant le jour J. Envoyez avec le plan les horaires d’arrivée, les consignes de livraison et les informations pratiques.
Quand imprimer les badges et les listes de visiteurs ?: Imprimez les badges, les listes, les plans et le programme après la clôture ou la dernière mise à jour importante des inscriptions. Prévoyez une vérification finale 24 à 48 heures avant l’ouverture et une solution pour les arrivées de dernière minute.

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