Zo organiseer je een cabaretavond zonder stress

Begin met de zaal en de cabaretier; pas daarna leg je het programma, de ontvangst en de catering vast. Plan minstens twee technische testmomenten, want geluid en verlichting bepalen of de voorstelling goed overkomt. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bevestig uiterlijk een week vooraf wie komt. Op de dag zelf werk je van zaalopbouw naar techniek, buffet en ontvangst, met een aparte controle voordat de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Cabaretier vastleggen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Catering bestellen
9
Techniek testen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Zaalindeling markeren
14
Podiumplan klaarleggen

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Podium opbouwen
3 personen
19
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
20
Verlichting plaatsen
2 personen
21
Decoratie ophangen
2 personen
22
Buffet klaarzetten
3 personen
23
Koffiepunt inrichten
2 personen
24
Garderobe inrichten
25
Entree en routebord plaatsen
26
Artiest ontvangen
27
Microfoons controleren
2 personen
28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Programma aankondigen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauzehapjes serveren
3 personen
33
Bezoekers begeleiden
2 personen
34
Artiest uitzwaaien
35
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

36
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
37
Podium en decor afbreken
3 personen
38
Servies verzamelen
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Zaal schoonmaken
3 personen
42
Materialen controleren
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Klaptafel buffetaantal 3
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Podiumdelenaantal 6
Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtstandaardsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 10
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumgordijnenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 8
Programmafoldersaantal 70
Naamkaartjesaantal 70
Plakbandaantal 4
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal en leg de cabaretier vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd voor de opbouw minimaal 3 uur vrij, zodat podium, stoelen, buffet en garderobe niet door elkaar heen lopen.
Maak het podiumplan vóór de techniek wordt aangesloten. Test microfoons, speakers, mengpaneel en kabels met iemand die op de achterste rij staat; daar hoor je sneller of het geluid te zacht is.
Sluit aanmeldingen 7 dagen voor de avond en vraag dieetwensen meteen mee. Bestel daarna pas de catering en reken het buffet, servies en drinken op het definitieve aantal gasten af.
Zet entree, routebord, garderobe en koffiepunt vóór de zaal open gaat klaar. Plaats tafels en stoelen zo dat de looproute naar de uitgang vrij blijft en niemand tijdens de voorstelling langs het podium hoeft.
Koel dranken en richt hapjes minstens 30 minuten vóór ontvangst in. Leg een korte eindcontrole klaar voor licht, geluid, microfoons, podium, buffet en toiletroute; juist kleine ontbrekende aansluitingen vallen anders te laat op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zaal en de cabaretier. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cabaretavond op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor podium, stoelen, tafels, verlichting en geluid. Plan daarna nog 30 tot 45 minuten voor de technische test en het klaarzetten van buffet, koffiepunt en garderobe.
Wanneer moet ik de catering voor een cabaretavond bestellen?: Bestel de catering nadat de aanmeldingen zijn gesloten, meestal 7 dagen voor de avond. Geef het definitieve aantal gasten en de verzamelde dieetwensen dan direct door.
Hoe test je het geluid bij een cabaretavond?: Test minstens 60 minuten vóór ontvangst alle microfoons, speakers, kabels en het mengpaneel. Laat iemand achterin de zaal luisteren terwijl de cabaretier op normaal spreekvolume praat; controleer ook of de verlichting het podium gelijkmatig belicht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.