Organiser une soirée cabaret sans rien laisser au dernier moment

Une soirée cabaret se prépare dans un ordre précis : réserver la salle et l’humoriste, construire le programme, puis gérer les inscriptions et la technique. Le jour J, la scène, le son, l’éclairage et l’accueil doivent être prêts avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi le buffet, le café, le vestiaire et la signalétique : ce sont souvent ces détails qui ralentissent l’ouverture des portes. Ce guide vous aide à répartir les préparatifs jusqu’au spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Réserver un humoriste
3
Établir le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les inscriptions
8
Commander le catering
9
Tester la technique
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Préparer les en-cas
3 personnes
13
Marquer la disposition de la salle
14
Préparer le plan de scène

Événement

15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Monter la scène
3 personnes
19
Raccorder le matériel audio
2 personnes
20
Installer l’éclairage
2 personnes
21
Installer la décoration
2 personnes
22
Mettre le buffet en place
3 personnes
23
Mettre en place le point café
2 personnes
24
Aménager le vestiaire
25
Installer le panneau d’entrée et d’itinéraire
26
Accueillir l'artiste
27
Vérifier les micros
2 personnes
28
Accueillir les visiteurs
3 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Annoncer le programme
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir les en-cas de pause
3 personnes
33
Guider les visiteurs
2 personnes
34
Faire ses adieux à l’artiste
35
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

36
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
37
Démonter la scène et le décor
3 personnes
38
Rassembler la vaisselle
3 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer la salle
3 personnes
42
Vérifier le matériel
2 personnes
43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
44
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table pliante du buffetqté 3
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Éléments de podiumqté 6
Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 6
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 10
Pincesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Rideaux de scèneqté 2
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 8
Brochures du programmeqté 70
Badges nominatifsqté 70
Ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la salle et l’humoriste avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre l’ouverture des inscriptions et la soirée pour confirmer les participants et recueillir leurs besoins alimentaires.
Établissez le programme avant de préparer la scène. Réservez des créneaux précis pour l’accueil, les interventions, les pauses et le buffet afin que le technicien sache quand utiliser les microphones, les projecteurs et la table de mixage.
Faites un test technique complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez chaque microphone sans fil, les câbles audio, les rallonges, les multiprises et l’éclairage depuis les places les plus éloignées.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture. Installez le buffet sur une table séparée de la scène et gardez les plateaux, pinces et cuillères de service accessibles.
Marquez la disposition de la salle avant de monter les tables, les chaises et la scène. Prévoyez un passage dégagé vers l’entrée, le vestiaire et le buffet, puis installez le panneau d’entrée et l’itinéraire avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Quand réserver la salle et l’humoriste pour une soirée cabaret ?: Réservez la salle et l’humoriste au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Vous aurez ensuite le temps d’établir le programme, d’envoyer les invitations et de commander le catering selon le nombre confirmé.
Combien de temps avant une soirée cabaret faut-il tester la technique ?: Prévoyez un test complet au moins 2 heures avant l’arrivée des invités, et idéalement une répétition avec les intervenants. Testez le son, les microphones, l’éclairage et les branchements depuis plusieurs zones de la salle.
Quand confirmer les inscriptions et commander le catering ?: Demandez les inscriptions jusqu’à 10 à 14 jours avant la soirée, puis confirmez-les quelques jours plus tard. Commandez le catering dès que le nombre de participants et les besoins alimentaires sont vérifiés, au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement.
Que faut-il installer avant l’ouverture des portes ?: La scène, les chaises, le son, l’éclairage, le buffet, le point café, le vestiaire et la signalétique doivent être prêts avant l’arrivée du premier invité. Bloquez environ 2 à 3 heures pour l’installation, puis gardez 30 minutes pour une dernière vérification.

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