Zo organiseer je een cabaretavond zonder verrassingen

Begin met de locatie en de cabaretiers; pas daarna kun je programma, techniek en uitnodigingen goed vastleggen. Plan de avond rond een duidelijk aanvangs- en eindtijdstip en verzamel technische wensen vroeg, vooral voor microfoon, speaker, verlichting en podiumruimte. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één definitieve gastenlijst voordat je cateringhoeveelheden bevestigt. Op de dag zelf draait het om een vrije podiumzone, een geteste microfoon en een zaal die ruim vóór binnenkomst klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Cabaretiers vastleggen
3
Programma en tijden bepalen
2 personen
4
Technische wensen verzamelen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Benodigdheden controleren
2 personen
11
Route en parkeertip versturen
12
Definitieve gastenlijst maken
13
Cateringhoeveelheden bevestigen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Locatiesleutels ophalen
17
Zaal controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
19
Podiumzone vrijmaken
2 personen
20
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
21
Microfoon testen
2 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Buffettafels inrichten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Koffie en thee klaarzetten

Event

28
Artiesten ontvangen
2 personen
29
Artiesten begeleiden
30
Entree en ontvangst bemannen
2 personen
31
Gasten naar plaatsen begeleiden
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Cabaretprogramma aankondigen
34
Geluidsniveau bewaken
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Pauze aankondigen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

39
Gevonden voorwerpen verzamelen
40
Restanten veilig opbergen
2 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
44
Meubilair terugplaatsen
4 personen
45
Versiering verwijderen
2 personen
46
Zaal schoonmaken
3 personen
47
Toiletten controleren
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerrek
Garderoberekaantal 2

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 55
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Actieve speakeraantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Muziekafspeellijst
Koelboxaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen van de cabaretiers uiterlijk twee weken vooraf vast. Controleer of de draadloze microfoon, actieve speaker, het mengpaneel en eventuele verlengkabels bij elkaar passen.
Plan minimaal 90 minuten tussen het ophalen van de locatiesleutels en de ontvangst van gasten. In die tijd passen tafels, stoelen, buffettafels, verlichting en versiering in de zaal zonder dat je bezoekers hinderen.
Stuur route- en parkeertips tegelijk met de uitnodiging of uiterlijk 3 dagen voor de avond. Daarmee voorkom je dat bezoekers bij een lastig vindbare locatie te laat binnenkomen.
Bevestig catering pas nadat de definitieve gastenlijst en dieetwensen zijn verwerkt. Tel daarna per onderdeel opnieuw; een eerdere voorlopige aanmelding is geen betrouwbare bestelhoeveelheid.
Test de microfoon en muziekafspeellijst met de zaalindeling zoals die tijdens de voorstelling staat. Loop ook de zichtlijn naar het podium na: hoge tafels, decoratieve doeken of een buffettafel mogen het zicht niet blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cabaretavond organiseren?: Leg de locatie en cabaretiers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zodra programma en tijden bekend zijn, zodat je de gastenlijst en catering uiterlijk enkele dagen voor de avond kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cabaretavond op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor zaalindeling, podiumzone, geluidsapparatuur, verlichting, versiering en buffet. Plan daarnaast 15 minuten voor een volledige microfoontest en controleer de muziek vóór de eerste gasten arriveren.
Wanneer bestel je de catering voor een cabaretavond?: Bestel of bevestig de catering nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en dieetwensen zijn gecontroleerd, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Maak op de dag zelf nog een laatste telling voordat je de buffet- en serveertafels inricht.
Hoe regel je de techniek voor een cabaretavond?: Vraag de technische wensen van de cabaretiers uiterlijk 2 weken vooraf op. Test op de locatie minstens 30 minuten vóór de inloop de draadloze microfoon, speaker, het mengpaneel, de laptop en de verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.