Organiser une soirée cabaret, étape par étape

Une soirée cabaret se prépare dans un ordre précis : le lieu et les artistes d’abord, puis le programme, les invitations et la technique. Commence par vérifier que la salle permet de dégager une vraie zone de podium et d’installer les spectateurs face à la scène. Prévois ensuite les besoins alimentaires, le son, l’éclairage et l’accueil. Les dernières heures servent surtout à tester le matériel, refroidir les boissons et vérifier les quantités finales.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer les artistes de cabaret
3
Définir le programme et les horaires
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
11
Envoyer l’itinéraire et les conseils de stationnement
12
Établir la liste définitive des invités
13
Confirmer les quantités de traiteur
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Récupérer les clés du lieu
17
Vérifier la salle
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Dégager la zone du podium
2 personnes
20
Installer l’équipement sonore
2 personnes
21
Tester le microphone
2 personnes
22
Installer l'éclairage
2 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Installer les tables de buffet
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Préparer le café et le thé

Événement

28
Accueillir les artistes
2 personnes
29
Accompagner les artistes
30
Assurer l'entrée et l'accueil
2 personnes
31
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
33
Annoncer le programme de cabaret
34
Surveiller le niveau sonore
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Annoncer la pause
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

39
Rassembler les objets trouvés
40
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
41
Rassembler les déchets
3 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Démonter le matériel audio
2 personnes
44
Remettre le mobilier en place
4 personnes
45
Retirer la décoration
2 personnes
46
Nettoyer la salle
3 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Retourner les matériels
2 personnes
49
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 8
Tables de buffetqté 3
Portant de vestiaire
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 55
Assiettesqté 70
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 8

Équipement

Micro sans filqté 2
Haut-parleur actifqté 2
Pied de microphoneqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Playlist musicale
Glacièreqté 3
Machine à café
Bouilloireqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Rallongesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Tissus décoratifsqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et confirme les artistes avant d’envoyer les invitations : le programme dépend de leurs disponibilités et de la durée de chaque numéro.
Demande les contraintes techniques au moins 3 semaines avant la soirée. Note les besoins en microphone, haut-parleur, table de mixage, éclairage et rallonges, puis prévois un test complet sur place.
Envoie les invitations dès que les horaires sont fixés et clôture les inscriptions 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les quantités du traiteur et les besoins alimentaires.
Garde la zone du podium libre sur toute sa largeur et installe les tables de buffet à l’écart des spectateurs. Cela évite que les déplacements, les plateaux ou les files d’attente coupent les numéros.
Récupère les clés et vérifie la salle le jour même, idéalement 3 heures avant l’arrivée des invités. Installe les chaises, teste le microphone et l’éclairage, puis mets les boissons au frais avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée cabaret ?: Prévois 6 à 8 semaines pour réserver la salle, confirmer les artistes et préparer les invitations. Les inscriptions et les quantités du traiteur doivent être finalisées environ 7 jours avant la date.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée cabaret ?: Envoie-les dès que le lieu, les artistes et les horaires sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Fixe une date limite de réponse 7 jours avant la soirée.
Quand tester le son et le microphone ?: Fais l’installation et le test du microphone au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifie aussi le haut-parleur, la table de mixage, l’ordinateur et les rallonges avec les artistes ou la personne technique.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée cabaret ?: Compte 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis environ 1 verre par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % et garde les boissons au frais avant l’ouverture des portes.

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