Zo organiseer je een cabaretavond zonder verrassingen

Begin een cabaretavond niet met decoratie, maar met datum, locatie, artiesten en budget. Daarna leg je entree, catering en techniek vast en bouw je het programma rond de beschikbare speeltijd. Verzamel technische wensen vroeg: microfoons, mengpaneel, luidsprekers, podiumspots en stroom bepalen wat je op de avond nodig hebt. In de laatste week draait alles om bevestigen, briefen en controleren; op de dag zelf werk je van zaalindeling naar techniek, ontvangst en voorstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiesten vastleggen
2 personen
3
Budget en entree bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
9
Techniek reserveren
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Artiënteninformatie verzamelen
12
Draaiboek uitwerken
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Technische wensen controleren
2 personen
15
Route en parkeergegevens delen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Voorraad en materialen controleren
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Artiestenbriefing versturen

Event

21
Zaalindeling uitzetten
3 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
24
Decoratie ophangen
2 personen
25
Licht en geluid opbouwen
3 personen
26
Microfoons testen
2 personen
27
Muziek en cues testen
2 personen
28
Catering klaarzetten
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Artiestengarderobe inrichten
31
Artiesten ontvangen
2 personen
32
Soundcheck uitvoeren
3 personen
33
Entree en garderobe openen
3 personen
34
Bezoekers ontvangen
3 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Cabaretprogramma begeleiden
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Pauzeservice verzorgen
3 personen
39
Bezoekers uitlaten
2 personen

Nazorg

40
Apparatuur afbouwen
3 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Zaal schoonmaken
3 personen
44
Meubilair terugplaatsen
3 personen
45
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Laptop
DI-box
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 12
Programmapostersaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg artiesten en techniek vóór het versturen van de uitnodigingen vast. Vraag per artiest naar microfoontype, aansluitingen, monitorgeluid en opbouwtijd; plan minimaal 60 minuten voor een volledige soundcheck.
Maak het draaiboek achteruit vanaf aanvang van de voorstelling. Reserveer bijvoorbeeld 90 minuten voor opbouw, 30 minuten voor ontvangst en 15 minuten speling vóór de eerste act, zodat uitloop niet direct het programma raakt.
Tel stoelen, tafels en garderoberekken op basis van de aanmeldingen en houd minstens 5 procent reserve. Controleer tegelijk kledinghangers, waterglazen en bewegwijzering; die worden vaak pas gemist wanneer de eerste bezoekers binnenkomen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet hapjes, koffie en water klaar vóór de zaal open gaat, zodat vrijwilligers tijdens de entree niet hoeven te improviseren.
Doe 2 tot 3 uur vóór publieksontvangst een technische test met alle kabels, stekkerdozen, draadloze microfoons en podiumspots. Loop daarna de route vanaf de ingang na met welkomstbord en pijlbordjes, inclusief parkeren en garderobe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cabaretavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiesten en budget. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de avond en sluit aanmeldingen 7 dagen vooraf voor de definitieve cateringtelling.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een cabaretavond?: Plan minimaal 90 minuten voor zaalindeling, podiumruimte, licht, geluid en decoratie. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten voor een soundcheck en houd 15 minuten speling aan vóór de deuren opengaan.
Welke techniek heb je nodig voor een cabaretavond?: Reken minimaal op microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, een mengpaneel, audiokabels en podiumspots. Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf de aansluitingen en laat de technicus op de dag zelf alle apparatuur testen.
Wanneer moet je de catering voor een cabaretavond regelen?: Reserveer de catering zodra datum, locatie en verwacht bezoekersaantal bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal personen en de dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.