Organiser une soirée cabaret, étape par étape
Une soirée cabaret repose sur un enchaînement précis : les artistes, la salle, le repas et la technique doivent être confirmés dans le bon ordre. Commence par fixer la date, le lieu et le budget, puis réserve les artistes et les prestataires avant d’envoyer les invitations. Prépare ensuite un programme minuté, les besoins alimentaires et le plan de salle. Les oublis les plus fréquents concernent le briefing des artistes, les branchements audio et le temps nécessaire au montage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Réserver les artistes
2 personnes
- 3
Définir le budget et l’entrée
2 personnes
- 4
Rédiger les invitations
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Réserver le catering
- 9
Réserver la technique
- 10
Établir le programme
2 personnes
- 11
Collecter les informations des artistes
- 12
Élaborer le déroulé
2 personnes
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
- 15
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
- 16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
- 19
Préparer les en-cas
3 personnes
- 20
Envoyer le briefing aux artistes
Événement
- 21
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
- 24
Installer la décoration
2 personnes
- 25
Monter la lumière et le son
3 personnes
- 26
Tester les microphones
2 personnes
- 27
Tester la musique et les cues
2 personnes
- 28
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 30
Aménager le vestiaire des artistes
- 31
Accueillir les artistes
2 personnes
- 32
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
- 33
Ouvrir l’entrée et le vestiaire
3 personnes
- 34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 36
Encadrer le programme de cabaret
2 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Assurer le service des pauses
3 personnes
- 39
Faire sortir les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 40
Démonter le matériel
3 personnes
- 41
Rassembler les déchets
3 personnes
- 42
Faire la vaisselle
3 personnes
- 43
Nettoyer la salle
3 personnes
- 44
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 45
Ranger le stock restant
2 personnes
- 46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 47
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 12
- Tabourets de barqté 4
- Portantsqté 2
- Cintresqté 100
Équipement
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles audioqté 8
- Ordinateur portable
- Boîtier DI
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
- Pieds d’éclairageqté 2
Décoration
- Bâche de fond
- Nappesqté 12
- Affiches du programmeqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux de directionqté 8
Vaisselle
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 80
- Tasses à caféqté 70
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
- Pichets de serviceqté 6
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Gantsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve les artistes et la technique avant d’annoncer la soirée : demande à chaque artiste ses horaires d’arrivée, ses besoins en micros et ses fichiers audio au moins 3 semaines à l’avance.
- Construis le déroulé minute par minute, en prévoyant une pause et 15 à 30 minutes de marge pour les changements de plateau. Sans cette marge, un retard au repas décale rapidement toute la soirée.
- Dimensionne la salle autour de la scène : libère une zone visible, garde les passages dégagés et teste la visibilité depuis les dernières chaises avant d’installer les tables et les décorations.
- Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Transmets ensuite au traiteur un nombre confirmé plutôt qu’une estimation, avec les régimes particuliers séparés.
- Prévois une vraie répétition technique le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’accueil. Teste chaque microphone, câble, rallonge, haut-parleur et projecteur avec l’ordre exact du programme.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une soirée cabaret ?
- Commencez 6 à 8 semaines avant la date. Les artistes, le traiteur et la technique doivent idéalement être réservés dans les 3 premières semaines, avant l’envoi des invitations.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée cabaret ?
- Envoyez-les environ 4 semaines à l’avance, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement. Fixez la clôture des inscriptions à 7 jours du spectacle.
- Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour installer les tables, libérer la scène et monter le son et la lumière. Ajoutez 30 minutes de test avec les artistes avant l’arrivée du public.
- Comment organiser le repas pendant une soirée cabaret ?
- Placez le repas avant le spectacle ou pendant une pause clairement annoncée, plutôt que pendant un numéro. Confirmez les quantités et les besoins alimentaires 7 jours avant, puis prévoyez 20 à 30 minutes pour le service.
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