Zo organiseer je een cabaretavond zonder verrassingen

Begin een cabaretavond niet met de uitnodiging, maar met de cabaretiers, locatie en technische haalbaarheid. Leg daarna het programma vast en verzamel tijdig de technische wensen, aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week geef je de definitieve aantallen door aan de catering en controleer je alle materialen. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst zaal en podium, daarna licht en geluid, en pas dan de ontvangst van gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Cabaretiers vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Technische wensen verzamelen
5
Reserveringen bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Techniek reserveren
10
Programma publiceren
11
Definitieve gastenlijst maken
12
Catering aantallen doorgeven
13
Draaiboek afdrukken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen controleren
2 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Techniek uitladen
3 personen
18
Zaal indelen
4 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen klaarzetten
3 personen
21
Podium markeren
2 personen
22
Achtergrond ophangen
2 personen
23
Licht opstellen
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
25
Microfoons testen
2 personen
26
Lichtstanden testen
2 personen
27
Artiesten ontvangen
2 personen
28
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
29
Catering voorbereiden
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Hapjes klaarzetten
2 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Entree en garderobe openen
2 personen
34
Gasten ontvangen
3 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Programma aankondigen
38
Cabaretavond begeleiden
2 personen
39
Pauzehapjes serveren
2 personen
40
Gasten uitzwaaien
3 personen
41
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

42
Techniek uitschakelen
2 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Zaal opruimen
4 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Techniek inpakken
3 personen
49
Materialen retourneren
2 personen
50
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerlampenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Bordenaantal 90
Vorkenaantal 90
Messenaantal 90
Lepelsaantal 90

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Ijsemmersaantal 3

Decoratie

Podiumachtergrondenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 10
Programmapostersaantal 6
Naambordjesaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg cabaretiers en locatie eerst vast. Controleer meteen of er ruimte is voor een gemarkeerd podium, microfoonstatieven, luidsprekerstatieven en kabels zonder looproutes te blokkeren.
Verzamel technische wensen uiterlijk twee weken vooraf. Noteer per act hoeveel draadloze microfoons nodig zijn, welke aansluitingen de laptop gebruikt en hoeveel stopcontacten beschikbaar zijn.
Plan de zaalindeling vóór je tafels en stoelen klaarzet. Houd vrije zichtlijnen naar het podium en reserveer een plek voor garderoberekken, barkrukken en de bediening.
Geef catering- en serviesaantallen pas door nadat de gastenlijst is opgeschoond. Tel waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en bestek apart en voeg een kleine reserve toe voor breuk of extra gasten.
Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opbouw en testen. Sluit mengtafel en actieve speakers aan, stel de LED-podiumlampen op en test elke microfoon vóór de eerste gast binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een cabaretier boeken voor een cabaretavond?: Boek de cabaretier zodra de datum en locatie beschikbaar zijn, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Zo houd je nog tijd over om het programma, de techniek en de uitnodigingen af te stemmen.
Hoe lang duurt de opbouw van een cabaretavond?: Reken op minimaal 90 minuten voor een eenvoudige opbouw met podium, stoelen, licht en geluid. Plan 30 minuten extra als je meerdere acts, tafels of een aparte ontvangst met catering hebt.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een cabaretavond?: Tel het aantal optredende cabaretiers en presentatoren dat gelijktijdig op het podium staat. Voorzie daarnaast minstens één reserve als een draadloze microfoon tijdens de soundcheck uitvalt.
Wanneer moet ik de definitieve catering aantallen doorgeven?: Geef de definitieve aantallen uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de cabaretavond door. Verzamel dieetwensen eerder, zodat de cateraar niet op het laatste moment aparte maaltijden hoeft te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.