Cómo organizar una noche de cabaret sin fallos de última hora
Una noche de cabaret se sostiene sobre tres cosas: artistas confirmados, una sala preparada para escuchar y una técnica probada. Empieza cerrando el lugar y los monologuistas; después encaja el programa, las necesidades técnicas y el catering. Las invitaciones y las inscripciones deben dejarte una cifra definitiva de asistentes con tiempo suficiente. El día del evento, reserva varias horas para descargar, montar, iluminar y probar micrófonos antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Contratar monologuistas
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Elaborar el programa
2 personas
- 4
Recopilar necesidades técnicas
- 5
Confirmar las reservas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Reservar técnica
- 10
Publicar el programa
- 11
Hacer la lista definitiva de invitados
- 12
Comunicar las cantidades de catering
- 13
Imprimir el plan de trabajo
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Comprobar los materiales
2 personas
Evento
- 16
Abrir la ubicación
2 personas
- 17
Descargar el equipo técnico
3 personas
- 18
Distribuir la sala
4 personas
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Preparar las sillas
3 personas
- 21
Marcar el escenario
2 personas
- 22
Colgar el fondo
2 personas
- 23
Montar la iluminación
2 personas
- 24
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 25
Probar los micrófonos
2 personas
- 26
Probar los modos de iluminación
2 personas
- 27
Recibir a los artistas
2 personas
- 28
Montar el camerino de los artistas
2 personas
- 29
Preparar el catering
3 personas
- 30
Enfriar las bebidas
2 personas
- 31
Preparar los aperitivos
2 personas
- 32
Montar la mesa de registro
2 personas
- 33
Abrir la entrada y el guardarropa
2 personas
- 34
Recibir a los invitados
3 personas
- 35
Servir café y té
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Anunciar el programa
- 38
Presentar la velada de cabaret
2 personas
- 39
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 40
Despedir a los invitados
3 personas
- 41
Terminar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 42
Apagar la técnica
2 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Recoger la basura
2 personas
- 45
Recoger la sala
4 personas
- 46
Limpiar el lugar
3 personas
- 47
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 48
Empacar el equipo técnico
3 personas
- 49
Devolver los materiales
2 personas
- 50
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Luces decorativascant. 8
Vajilla
- Vasos para aguacant. 90
- Copas de vinocant. 90
- Tazas de cafécant. 90
- Platoscant. 90
- Tenedorescant. 90
- Cuchilloscant. 90
- Cucharascant. 90
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 3
Decoración
- Fondos de escenariocant. 2
- Mantelescant. 10
- Decoraciones de mesacant. 10
- Pósteres del programacant. 6
- Pancartas con nombrescant. 10
Limpieza
- Escobacant. 2
- Papelelerascant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero a los monologuistas y el lugar, y deja por escrito horarios, duración de cada actuación y necesidades técnicas. Sin esos datos, el programa se rehace varias veces y la reserva de sonido llega tarde.
- Publica un programa con horas concretas, pero guarda un margen de 10 a 15 minutos entre actuaciones para cambios de micrófono, entradas y posibles retrasos. Confirma todas las reservas una semana antes.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes. Con esa cifra comunica las cantidades de catering y prepara vasos de agua, copas, tazas y servicio sin comprar a ciegas.
- Planifica el montaje hacia atrás desde la apertura: calcula como mínimo 3 horas para distribuir la sala, montar mesas y sillas, marcar el escenario, colgar el fondo y colocar la iluminación.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil, cables y luces. Prueba cada micrófono desde el escenario y escucha también desde las últimas filas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de cabaret?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para contratar a los monologuistas y reservar la sala. Deja cerrados el programa, el catering y la técnica al menos 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una noche de cabaret?
- Reserva unas 3 horas antes de la llegada del público para descargar el equipo, distribuir la sala, montar el escenario, colocar las luces y conectar el sonido. Añade 30 minutos para probar los micrófonos y hacer ajustes.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados y el catering?
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 3 días antes del evento. Comunica entonces las cantidades definitivas de catering y prepara una lista final de asistentes.
- ¿Qué hay que probar antes de abrir las puertas?
- Prueba todos los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas, el portátil y las luces entre 30 y 60 minutos antes de abrir. Comprueba el sonido desde el fondo de la sala, no solo junto al escenario.
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