Organiser une soirée cabaret, étape par étape

Une soirée cabaret se prépare d’abord comme un spectacle, puis comme un repas avec des invités. Commencez par confirmer les artistes et le lieu avant de construire le programme et de réserver la technique. Les inscriptions permettent ensuite d’arrêter le nombre de convives, les besoins alimentaires et les quantités à transmettre au traiteur. Le jour venu, prévoyez assez de temps pour installer la salle, la scène, l’éclairage et le son avant l’arrivée du public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer les artistes de cabaret
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Établir le programme
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
5
Confirmer les réservations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver la technique
10
Publier le programme
11
Établir la liste définitive des invités
12
Communiquer les quantités au traiteur
13
Imprimer le déroulé
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Décharger le matériel technique
3 personnes
18
Répartir la salle
4 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Marquer la scène
2 personnes
22
Suspendre l’arrière-plan
2 personnes
23
Installer l’éclairage
2 personnes
24
Raccorder la sonorisation
3 personnes
25
Tester les microphones
2 personnes
26
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
27
Accueillir les artistes
2 personnes
28
Aménager la loge des artistes
2 personnes
29
Préparer le service traiteur
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer les en-cas
2 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Ouvrir l’entrée et le vestiaire
2 personnes
34
Accueillir les invités
3 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Annoncer le programme
38
Animer la soirée cabaret
2 personnes
39
Servir les en-cas de pause
2 personnes
40
Raccompagner les invités
3 personnes
41
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

42
Éteindre la technique
2 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Ranger la salle
4 personnes
46
Nettoyer le lieu
3 personnes
47
Remettre le mobilier en place
3 personnes
48
Ranger le matériel technique
3 personnes
49
Retourner les matériels
2 personnes
50
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 90
Assiettesqté 90
Fourchettesqté 90
Couteauxqté 90
Cuillèresqté 90

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 3

Décoration

Fond de scèneqté 2
Nappesqté 10
Décorations de tableqté 10
Affiches du programmeqté 6
Badges nominatifsqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les artistes et le lieu avant d’envoyer les invitations. Demandez aussitôt leurs besoins techniques : nombre de microphones, branchements, temps d’installation et éventuels accessoires de scène.
Construisez le déroulé autour des temps techniques, du repas et des changements d’intervenants. Imprimez-en plusieurs exemplaires le jour même : un pour la régie, un pour l’accueil et un pour la personne qui coordonne la soirée.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents, de recueillir les allergies et de transmettre au traiteur le nombre définitif de repas.
Ne vérifiez pas le matériel au dernier moment. Testez les microphones sans fil, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les projecteurs LED au plus tard la veille, puis prévoyez des multiprises et des câbles de rechange.
Réservez au moins 3 heures avant l’ouverture des portes pour décharger, répartir les tables et les chaises, marquer la scène, suspendre l’arrière-plan et régler la lumière. Faites un test sonore complet avec chaque microphone avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée cabaret ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les artistes, le lieu et la technique doivent être confirmés avant les invitations, puis les inscriptions doivent rester ouvertes assez longtemps pour établir la liste définitive des invités.
Quand envoyer les invitations pour une soirée cabaret ?: Envoyez-les dès que les artistes, le lieu et la date sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant la soirée.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une scène de cabaret ?: Comptez au minimum 3 heures pour décharger le matériel, installer les tables et les chaises, marquer la scène, suspendre l’arrière-plan et régler l’éclairage. Ajoutez une répétition technique avec les microphones avant l’ouverture des portes.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez le nombre définitif de convives et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant la soirée, après la clôture des inscriptions. Gardez la liste des invités à l’accueil pour gérer les dernières modifications.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.