Zo organiseer je een cabaretavond zonder stress
Begin een cabaretavond niet met decoratie, maar met de datum, locatie en bevestiging van de artiest. Controleer daarna hoeveel bezoekers de zaal, stoelen en podiumopstelling aankunnen en leg vast wanneer het programma begint. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen, regel de techniek ruim vóór de soundcheck en plan aparte momenten voor opbouw, ontvangst en catering. Met een geprint draaiboek weet iedereen wat er moet gebeuren als de eerste bezoekers binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
- 2
Artiest en programma bevestigen
- 3
Reserveringen maken
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Bezoekerslijst afronden
- 8
Programma en draaiboek printen
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Dranken koelen
2 personen
- 11
Locatie controleren
2 personen
- 12
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
- 13
Podiumzone vrijmaken
2 personen
- 14
Podiumdelen opbouwen
3 personen
- 15
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 16
Microfoons testen
2 personen
- 17
Licht testen
2 personen
- 18
Decoratie ophangen
2 personen
- 19
Bar en buffet inrichten
3 personen
- 20
Koffiehoek inrichten
2 personen
- 21
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
- 22
Artiest ontvangen
- 23
Soundcheck uitvoeren
2 personen
- 24
Medewerkers instrueren
- 25
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 26
Programma aankondigen
- 27
Cabaretoptreden begeleiden
2 personen
- 28
Pauzedranken serveren
3 personen
- 29
Dranken bijvullen
2 personen
- 30
Hapjes aanvullen
2 personen
- 31
Tweede optreden begeleiden
2 personen
- 32
Afscheid en bedankwoord verzorgen
- 33
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 34
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 35
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 36
Servies afwassen
3 personen
- 37
Afval verzamelen
2 personen
- 38
Zaal schoonmaken
3 personen
- 39
Podium en techniek afbreken
3 personen
- 40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 41
Materialen controleren
2 personen
- 42
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 4
- Podiumtrap
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrek
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Podiumspotsaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
Servies
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Theelepelsaantal 50
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerplankenaantal 6
- Scharenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumachterdoek
- Welkomstbord
- Programmastandaardsaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig artiest, programma en locatie eerst schriftelijk. Plan de soundcheck minimaal 2 uur vóór aanvang, zodat je nog tijd hebt voor microfoons, speakers, licht en kabels.
- Maak de podiumzone vrij voordat je tafels en stoelen neerzet. Houd een duidelijke looproute naar het podium en zet een podiumtrap klaar als het podium hoger is.
- Test elke draadloze microfoon afzonderlijk met de artiest tijdens de soundcheck. Controleer ook het mengpaneel, de actieve speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen; een ontbrekende audiokabel zorgt anders voor vertraging.
- Sluit de bezoekerslijst af vóór je boodschappen doet. Gebruik het definitieve aantal voor stoelen, waterglazen, koffie, hapjes en servies en houd rekening met verzamelde dieetwensen.
- Zet koffiehoek, bar en buffet vóór de ontvangst klaar en koel de dranken op tijd. Wijs medewerkers vooraf een plek toe bij de entree, techniek en catering, zodat vragen niet allemaal bij één organisator belanden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een cabaretavond organiseren?
- Leg datum, locatie en artiest bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en capaciteit definitief zijn en sluit de bezoekerslijst ongeveer 1 week vóór de avond.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een cabaretavond?
- Reken op minimaal 3 uur voor podium, stoelen, tafels, licht, geluid, bar en buffet. Plan daarnaast minstens 2 uur vóór aanvang voor de soundcheck en technische controle.
- Hoeveel drank moet je inkopen voor een cabaretavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water mee voor de artiest en medewerkers en gebruik de definitieve bezoekerslijst als basis.
- Wanneer doe je de soundcheck bij een cabaretavond?
- Doe de soundcheck minimaal 2 uur vóór de start van het programma, met de artiest aanwezig. Test de microfoons, speakers, het mengpaneel en de podiumspots voordat bezoekers worden ontvangen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!