Organiser une soirée cabaret, étape par étape

Une soirée cabaret se prépare d’abord autour de l’artiste, du programme et de la capacité du lieu. Fixez la date, réservez les intervenants et envoyez les invitations assez tôt pour connaître le nombre de visiteurs et leurs besoins alimentaires. La dernière semaine sert aux achats et à l’impression du déroulé ; le jour même, prévoyez assez de temps pour la scène, le son, l’éclairage, le buffet et les réglages avec l’artiste.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Confirmer l'artiste et le programme
3
Faire les réservations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Finaliser la liste des visiteurs
8
Imprimer le programme et le déroulé
9
Faire les courses
2 personnes
10
Refroidir les boissons
2 personnes
11
Vérifier le lieu
2 personnes
12
Installer les tables et les chaises
3 personnes
13
Dégager la zone du podium
2 personnes
14
Monter les éléments de scène
3 personnes
15
Raccorder le matériel audio
2 personnes
16
Tester les microphones
2 personnes
17
Tester l’éclairage
2 personnes
18
Installer la décoration
2 personnes
19
Installer le bar et le buffet
3 personnes
20
Aménager le coin café
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

22
Accueillir l'artiste
23
Effectuer les réglages sonores
2 personnes
24
Instruire les employés
25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Annoncer le programme
27
Encadrer le spectacle de cabaret
2 personnes
28
Servir les boissons de pause
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
31
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
32
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
33
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

34
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
35
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
36
Faire la vaisselle
3 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Nettoyer la salle
3 personnes
39
Démonter la scène et la technique
3 personnes
40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
41
Vérifier le matériel
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 4
Escalier de podium
Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtements

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillères à caféqté 50

Cuisine

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches de serviceqté 6
Ciseauxqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Fond de scène
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 semaines à l’avance, puis confirmez l’artiste et le programme avant d’envoyer les invitations. Sans horaire précis, les réservations et l’accueil prennent vite du retard.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant la soirée. Finalisez ensuite la liste des visiteurs afin d’adapter les tables, les chaises, les verres et les portions.
Réservez une zone de scène dégagée avant d’installer la salle. Comptez au moins 2 heures sur place pour monter les éléments de podium, placer l’escalier, raccorder la table de mixage et disposer les microphones.
Testez chaque microphone, câble audio, rallonge et projecteur avant l’arrivée du public, puis refaites un réglage sonore avec l’artiste. Gardez au moins 30 minutes pour corriger un volume, un larsen ou un problème d’éclairage.
Refroidissez les boissons la veille et préparez le bar, le buffet et le coin café avant l’accueil. Prévoyez une personne dédiée aux visiteurs et une autre pour accompagner l’artiste et suivre le déroulé imprimé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une soirée cabaret ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour fixer le lieu, confirmer l’artiste, faire les réservations et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les courses, la liste finale et l’impression du programme.
Quand envoyer les invitations pour une soirée cabaret ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date, une fois l’artiste et le programme confirmés. Fixez une date limite d’inscription 10 jours avant la soirée pour recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?: Réservez au moins 2 heures pour installer le podium, les chaises, la table de mixage, les microphones et les projecteurs. Ajoutez 30 minutes de réglages avec l’artiste avant l’ouverture des portes.
Que faut-il vérifier le jour d’une soirée cabaret ?: Vérifiez le lieu, la zone du podium, les branchements, les microphones, l’éclairage, les boissons refroidies et le buffet. Terminez ces contrôles au moins 30 minutes avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.