Zo organiseer je een businessplanwedstrijd

Begin met het wedstrijdformat en leg daarna de voorwaarden, jurycriteria en planning vast. Pas wanneer duidelijk is hoeveel deelnemers en presentaties je verwacht, bevestig je de zaalindeling, techniek en catering. Werk vervolgens van inschrijving naar beoordeling: verzamel presentaties, test ze vooraf en brief de jury. In de laatste week controleer je deelnemerslijst, naamkaartjes, certificaten en alle aansluitingen in de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Juryleden benaderen
3
Locatie en zaalindeling bevestigen
4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotiemateriaal publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Inschrijvingen bevestigen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Jurycriteria opstellen
3 personen
12
Beoordelingsformulieren maken
13
Presentatieformat versturen
14
Deelnemerslijst bijwerken
15
Presentaties verzamelen
2 personen
16
Presentaties technisch testen
2 personen
17
Catering reserveren
18
Prijzen en certificaten bestellen
19
Jurybriefing versturen
20
Programma definitief maken
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Registratielijst afdrukken
23
Publieksmaterialen afdrukken
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Prijzen en certificaten controleren
2 personen
26
Apparatuur opladen
27
Presentaties klaarzetten
2 personen
28
Draaiboek uitdelen
2 personen
29
Zaal openen
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Jurytafel inrichten
2 personen
33
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Presentaties doorlopen
2 personen
36
Catering klaarzetten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Versiering ophangen
2 personen
39
Briefing ontvangstteam
4 personen
40
Briefing jury en presentator
5 personen

Event

41
Ontvangst deelnemers
3 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
46
Wedstrijdregels toelichten
47
Eerste presentatieronde begeleiden
3 personen
48
Tijd per presentatie bewaken
49
Juryvragen faciliteren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Pauzehapjes serveren
3 personen
52
Netwerkpauze begeleiden
2 personen
53
Tweede presentatieronde begeleiden
3 personen
54
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
55
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
56
Buffet opbouwen
4 personen
57
Dinerbuffet serveren
4 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Juryberaad faciliteren
3 personen
60
Finalisten bekendmaken
61
Finalepresentaties begeleiden
3 personen
62
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
63
Winnaars bepalen
4 personen
64
Prijzen uitreiken
3 personen
65
Winnaars fotograferen
2 personen
66
Netwerkborrel serveren
3 personen
67
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

68
Afval verzamelen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Catering opruimen
3 personen
71
Apparatuur uitschakelen
2 personen
72
Decoratie verwijderen
2 personen
73
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
74
Zaal schoonmaken
3 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
76
Materialen tellen
2 personen
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Deelnemersbedankmail versturen
79
Jurybedankmail versturen
80
Uitslag online publiceren
81
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Jurytafel
Registratietafel
Buffettafelaantal 3
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Serveertangenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjeshoudersaantal 70
Pijlbordjesaantal 8
Ballonnenaantal 40
Ballongewichtenaantal 4
Vlaggenlijnaantal 3
Prikbordenaantal 4
Klembordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 3

Catering

Prijzenaantal 3
Certificaatmappenaantal 12
Stembriefbussenaantal 2
Stembakjesaantal 70
Presentatiemapjesaantal 12
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 75
Polsbandjesaantal 70
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je deelnemers uitnodigt. Noteer hoeveel minuten elke pitch duurt, hoeveel vragen de jury stelt en hoeveel tijd je nodig hebt voor beoordeling en prijsuitreiking.
Benader juryleden vroeg en stuur de jurycriteria en beoordelingsformulieren uiterlijk een week voor de wedstrijd. Zo kunnen zij beoordelen op dezelfde onderdelen en hoef je op de dag zelf niets meer uit te leggen.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór het evenement en bevestig iedere deelnemer afzonderlijk. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor naamkaartjes, registratie en de volgorde van presentaties.
Vraag presentaties vooraf op en test ze uiterlijk één werkdag van tevoren op de laptop, projector en het projectiescherm. Controleer ook HDMI-kabels, adapters, microfoons, luidsprekers en een presentatieklikker.
Plan catering pas definitief nadat je het aantal deelnemers, juryleden en gasten kent. Verzamel dieetwensen vóór je bestelt en controleer op de dag zelf of koffie, thee, glazen, borden en bestek klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een businessplanwedstrijd?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met het format, de jury en de locatie. Zet de inschrijving daarna open en plan de technische test uiterlijk 1 werkdag voor de wedstrijd.
Hoeveel tijd geef je deelnemers voor een pitch?: Kies één vast presentatieformat, bijvoorbeeld 5 tot 10 minuten per deelnemer, gevolgd door vragen van de jury. Plan daarnaast minimaal 5 minuten wisseltijd per presentatie, zodat uitloop niet direct je hele programma verstoort.
Wanneer moet je de jurycriteria en formulieren klaar hebben?: Maak de criteria uiterlijk 3 weken voor het evenement definitief en stuur de beoordelingsformulieren samen met de jurybriefing minimaal 7 dagen vooraf. Zo kunnen juryleden vragen stellen voordat de wedstrijd begint.
Wanneer test je de presentaties en techniek?: Verzamel alle presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf en test ze uiterlijk 1 werkdag vooraf in de zaal. Neem HDMI-adapters, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels mee als reserve; een ontbrekende aansluiting zorgt anders snel voor vertraging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.