Cómo organizar un concurso de planes de negocio

Un concurso de planes de negocio necesita más coordinación que una simple sesión de presentaciones. Empieza definiendo el formato, las condiciones y los criterios de evaluación antes de abrir las inscripciones. Después organiza al jurado, recopila las presentaciones y prueba cada archivo y conexión técnica. La última semana sirve para cerrar el programa, confirmar asistentes, preparar la sala y comprobar premios, certificados y catering.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Contactar a los miembros del jurado
3
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
4
Redactar las condiciones de participación
2 personas
5
Crear formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar el material promocional
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Confirmar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Establecer criterios del jurado
3 personas
12
Preparar formularios de evaluación
13
Enviar el formato de presentación
14
Actualizar la lista de participantes
15
Recopilar las presentaciones
2 personas
16
Probar técnicamente las presentaciones
2 personas
17
Reservar el catering
18
Pedir premios y certificados
19
Enviar briefing al jurado
20
Definir el programa final
2 personas
21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
22
Imprimir la lista de registro
23
Imprimir materiales para el público
24
Hacer la compra
2 personas
25
Comprobar premios y certificados
2 personas
26
Cargar el equipo
27
Preparar las presentaciones
2 personas
28
Repartir el programa
2 personas
29
Abrir la sala
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar el mostrador de registro
2 personas
32
Preparar la mesa del jurado
2 personas
33
Conectar el equipo de presentación
2 personas
34
Probar los micrófonos
2 personas
35
Repasar las presentaciones
2 personas
36
Preparar la restauración
3 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Colgar la decoración
2 personas
39
Briefing del equipo de recepción
4 personas
40
Briefing del jurado y del presentador
5 personas

Evento

41
Recibir a los participantes
3 personas
42
Registrar la asistencia
2 personas
43
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
44
Servir café y té
3 personas
45
Coordinar el programa de apertura
2 personas
46
Explicar las reglas del concurso
47
Coordinar la primera ronda de presentaciones
3 personas
48
Controlar el tiempo por presentación
49
Facilitar las preguntas del jurado
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
52
Coordinar la pausa de networking
2 personas
53
Coordinar la segunda ronda de presentaciones
3 personas
54
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
55
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
56
Montar el buffet
4 personas
57
Servir el bufé de cena
4 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Facilitar la deliberación del jurado
3 personas
60
Anunciar a los finalistas
61
Coordinar las presentaciones finales
3 personas
62
Recopilar los votos del público
2 personas
63
Determinar los ganadores
4 personas
64
Entregar premios
3 personas
65
Fotografiar a los ganadores
2 personas
66
Servir el cóctel de networking
3 personas
67
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas

Seguimiento

68
Recoger la basura
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger el catering
3 personas
71
Apagar el equipo
2 personas
72
Retirar la decoración
2 personas
73
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
74
Limpiar la sala
3 personas
75
Recoger objetos perdidos
2 personas
76
Contar los materiales
2 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Enviar correo de agradecimiento a los participantes
79
Enviar el correo de agradecimiento al jurado
80
Publicar el resultado en línea
81
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesa del bufécant. 3
Taburetescant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Cuencoscant. 12
Pinzas de servircant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Abrebotellascant. 3

Decoración

Mantelescant. 10
Portanombrescant. 70
Carteles de flechascant. 8
Globoscant. 40
Pesos para globoscant. 4
Guirnalda de banderinescant. 3
Tableros de corchocant. 4
Portapapelescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 3

Catering

Premioscant. 3
Carpetas para certificadoscant. 12
Urnas para votoscant. 2
Urnascant. 70
Carpetas de presentacióncant. 12
Bolígrafoscant. 80
Bloc de notascant. 75
Pulserascant. 70
Compras

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Consejos

Define el formato y los criterios antes de invitar a nadie. Indica la duración de cada presentación, si habrá preguntas y cómo se puntuará cada plan; así el jurado y los participantes trabajan con las mismas reglas.
Contacta al jurado con varias semanas de antelación y envíale un briefing cerrado. Incluye el programa, los criterios, los formularios de evaluación y el plazo para comunicar cualquier conflicto de interés.
Cierra las inscripciones con un margen mínimo de 7 días para revisar los datos. Confirma a cada participante, recoge sus preferencias dietéticas y actualiza una única lista con nombres, horarios y necesidades técnicas.
Pide las presentaciones antes del evento y prueba todos los archivos en el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces. Lleva cables HDMI, adaptadores, alargadores y regletas de repuesto: suelen faltar justo cuando empieza la primera intervención.
Prepara la sala siguiendo el programa: mesa del jurado delante, mesa de registro en la entrada y una zona separada para el bufé. Imprime la lista de registro, las tarjetas de nombre y los materiales del público el día anterior, y comprueba premios y certificados antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de planes de negocio?: Reserva al menos 6 semanas para contactar al jurado, definir las condiciones, abrir inscripciones y conseguir premios y certificados. Deja los últimos 7 días para confirmar participantes, cerrar el programa y hacer las pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que enviar el formato de presentación a los participantes?: Envíalo al abrir las inscripciones, junto con las condiciones y los criterios de evaluación. Pide las presentaciones finales entre 3 y 5 días antes del concurso para poder probarlas sin prisas.
¿Qué equipo técnico hace falta para las presentaciones?: Prepara un portátil, proyector, pantalla, clic de presentación, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y cables HDMI. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes y ten adaptadores, alargadores, regletas y cables de carga disponibles.
¿Cuándo se debe cerrar el programa del concurso?: Cierra el programa final entre 3 y 5 días antes, cuando ya conozcas las presentaciones y la duración de cada bloque. Compártelo con el jurado, los participantes y el equipo de registro para evitar cambios durante la recepción.

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