Organiser un concours de business plan, étape par étape

Un concours de business plan se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et les règles, puis le jury, les inscriptions et la logistique du jour J. Les oublis les plus fréquents concernent les critères d’évaluation, le format des présentations et les tests techniques. Prévoyez aussi un délai clair pour recevoir les fichiers et confirmer les besoins alimentaires. Ce plan vous aide à coordonner les 81 tâches et les 60 éléments nécessaires, de la première réunion à la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Contacter les membres du jury
3
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
4
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le matériel promotionnel
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Confirmer les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir les critères du jury
3 personnes
12
Préparer les formulaires d’évaluation
13
Envoyer le format de présentation
14
Mettre à jour la liste des participants
15
Rassembler les présentations
2 personnes
16
Tester techniquement les présentations
2 personnes
17
Réserver le catering
18
Commander les prix et les certificats
19
Envoyer le briefing du jury
20
Finaliser le programme
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer la liste d'inscription
23
Imprimer les supports pour le public
24
Faire les courses
2 personnes
25
Vérifier les prix et certificats
2 personnes
26
Recharger les appareils
27
Préparer les présentations
2 personnes
28
Distribuer le déroulé
2 personnes
29
Ouvrir la salle
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Installer la table du jury
2 personnes
33
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Passer en revue les présentations
2 personnes
36
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Suspendre la décoration
2 personnes
39
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
40
Briefing du jury et de l’animateur
5 personnes

Événement

41
Accueil des participants
3 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
46
Expliquer les règles du match
47
Animer le premier tour de présentation
3 personnes
48
Surveiller le temps par présentation
49
Animer les questions du jury
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir les en-cas de pause
3 personnes
52
Animer la pause networking
2 personnes
53
Animer le deuxième tour de présentations
3 personnes
54
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
55
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
56
Monter le buffet
4 personnes
57
Servir le buffet du dîner
4 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Faciliter la délibération du jury
3 personnes
60
Annoncer les finalistes
61
Accompagner les présentations finales
3 personnes
62
Recueillir les votes du public
2 personnes
63
Déterminer les gagnants
4 personnes
64
Remettre les prix
3 personnes
65
Photographier les gagnants
2 personnes
66
Servir le cocktail réseau
3 personnes
67
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Ranger le service traiteur
3 personnes
71
Éteindre l’équipement
2 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
74
Nettoyer la salle
3 personnes
75
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
76
Compter le matériel
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
79
Envoyer un e-mail de remerciement au jury
80
Publier les résultats en ligne
81
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Table du jury
Table d'inscription
Table de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Petits bolsqté 12
Pinces de serviceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Porte-nomsqté 70
Panneaux de directionqté 8
Ballonsqté 40
Poids pour ballonsqté 4
Guirlande de fanionsqté 3
Panneaux d’affichageqté 4
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 3

Catering

Prixqté 3
Classeurs de certificatsqté 12
Urnes de voteqté 2
Urnesqté 70
Dossiers de présentationqté 12
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 75
Braceletsqté 70
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Définissez le format avant d’ouvrir les inscriptions : durée de présentation, temps de questions, nombre de candidats et ordre de passage doivent être arrêtés en amont. Envoyez ensuite ces règles avec les conditions de participation.
Contactez les membres du jury au moins 4 semaines avant l’événement et transmettez-leur les critères d’évaluation ainsi que les formulaires. Sans grille commune, les notes deviennent difficiles à comparer.
Fixez une date limite pour recevoir les présentations, idéalement 5 à 7 jours avant le concours. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran et les adaptateurs HDMI utilisés dans la salle.
Validez l’agencement de la salle au moins 10 jours avant : table du jury face aux candidats, table d’inscription à l’entrée et câbles assez longs pour éviter les passages encombrés. Prévoyez aussi des multiprises et des rallonges.
Commandez les prix, certificats et badges dès que les inscriptions sont confirmées, puis contrôlez-les une dernière fois 2 jours avant. Le catering doit être réservé après le recueil des besoins alimentaires, avec les verres, tasses, assiettes et couverts prévus pour le nombre final de participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de business plan ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour un concours avec jury, inscriptions et présentations publiques. Les 2 premières semaines servent à fixer le format, la salle et le jury, puis il faut garder au moins 10 jours pour traiter les inscriptions et finaliser la logistique.
Quand envoyer le format de présentation aux candidats ?: Envoyez-le dès l’ouverture des inscriptions, avec les conditions de participation. Rappelez la date limite d’envoi des fichiers 7 jours avant le concours, puis confirmez le format accepté dans le message de validation.
Quand tester les présentations d’un concours de business plan ?: Rassemblez toutes les présentations au plus tard 5 jours avant l’événement et testez-les sur le matériel prévu. Faites un second contrôle le matin même, notamment du projecteur, des microphones, du cliqueur et des câbles HDMI.
Combien de temps prévoir pour les inscriptions et le jury ?: Prévoyez 30 à 45 minutes avant le début pour l’accueil, les badges et la vérification de la liste d’inscription. Réservez ensuite au jury 20 à 30 minutes avant la première présentation pour relire les critères et régler les dernières questions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.