Zo organiseer je een buitenbruiloft zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Verstuur de uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering, tafelschikking en aantallen bevestigt. Regel vervolgens de buitenvoorzieningen, zoals partytenten, stoelen en buffettafels, en leg een slechtweerplan vast dat niet afhankelijk is van de weersverwachting van de laatste dag. In de laatste week draait het vooral om controleren: leveringen, servies, glaswerk, decoratie en het ceremonieprogramma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Ceremonieprogramma maken
2 personen
7
Tafelschikking maken
2 personen
8
Menu en aantallen bevestigen
2 personen
9
Catering bestellen
10
Taart bestellen
11
Bloemen bestellen
12
Partytenten reserveren
13
Extra stoelen reserveren
14
Weersverwachting controleren
15
Slechtweerplan vastleggen
2 personen
16
Leveringen bevestigen
17
Muziek afspeellijst maken
18
Ceremoniemuziek selecteren
2 personen
19
Levering van materialen controleren
2 personen
20
Servies en glaswerk tellen
2 personen
21
Tafellinnen strijken
2 personen
22
Decoratie sorteren
2 personen
23
Naamkaartjes schrijven
2 personen
24
Programmakaarten snijden
2 personen
25
Cadeautafel voorbereiden
26
Noodset voor kleding maken
27
Eerste boodschappen doen
2 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Groenten wassen en snijden
2 personen
32
Kruiden en sauzen klaarzetten
33
Afvalpunten voorbereiden
34
Toiletten aanvullen
35
Terrein maaien en schoonmaken
2 personen
36
Partytenten opbouwen
4 personen
37
Ceremonieplek markeren
2 personen
38
Ceremonieboog opbouwen
2 personen
39
Stoelen voor ceremonie plaatsen
3 personen
40
Tafels opstellen
4 personen
41
Stoelen bij diner plaatsen
3 personen
42
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
43
Servies op tafel zetten
3 personen
44
Glazen en bestek plaatsen
3 personen
45
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
46
Bloemstukken plaatsen
2 personen
47
Versiering ophangen
3 personen
48
Verlichting ophangen
3 personen
49
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
50
Microfoon testen
2 personen
51
Ceremonieprogramma klaarleggen
52
Gastenboek klaarzetten
53
Cadeautafel inrichten
54
Cateringbuffet inrichten
4 personen
55
Taarttafel inrichten
2 personen
56
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
57
Drankstation inrichten
2 personen
58
Welkomstdrank klaarzetten
2 personen
59
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen

Event

60
Gasten ontvangen
3 personen
61
Welkomstdrank serveren
3 personen
62
Ceremonie begeleiden
3 personen
63
Ceremoniemuziek afspelen
64
Groepsfoto begeleiden
2 personen
65
Hapjes serveren
3 personen
66
Dranken bijvullen
2 personen
67
Buffet openen
2 personen
68
Dinerbuffet bijhouden
4 personen
69
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
70
Servies afruimen
3 personen
71
Taart aansnijden
2 personen
72
Taart en koffie serveren
3 personen
73
Muziek en dans verzorgen
2 personen
74
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
75
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

76
Drankvoorraad veilig opbergen
2 personen
77
Eerste opruimronde uitvoeren
4 personen
78
Servies voorspoelen
3 personen
79
Afval naar containers brengen
2 personen
80
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
81
Terrein schoonmaken
3 personen
82
Decoratie afnemen
2 personen
83
Partytenten afbreken
4 personen
84
Meubilair terugbrengen
3 personen
85
Apparatuur retourneren
2 personen
86
Overgebleven eten verdelen
2 personen
87
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
88
Toiletten schoonmaken
2 personen
89
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Dinertafelsaantal 8
Ceremoniestoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Cadeautafel
Taarttafel
Ceremonieboog
Parasolsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 110
Wijnglazenaantal 110
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 16

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 100
Bloemvazenaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjesaantal 90
Programmakaartenaantal 100
Gastenboek
Pennenaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Papieren lampionnenaantal 20
Lintenaantal 6
Theelichthoudersaantal 30
LED-theelichtenaantal 40
Ringkussen

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Taartmes
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaaksponsjesaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Verlichting

Buitenlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het slechtweerplan tegelijk met de locatie. Bepaal uiterlijk 6 weken vooraf waar de ceremonie, het diner en de cadeautafel naartoe gaan als regen of harde wind wordt verwacht.
Bevestig catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Tel per onderdeel apart: dinerborden, dessertborden, waterglazen, wijnglazen en champagneglazen, zodat je niet alleen het totale aantal gasten controleert.
Reserveer partytenten, extra stoelen en tafels vroeg, zeker als de bruiloft in een druk seizoen valt. Controleer bij de levering ook of buffettafels, statafels, taarttafel en cadeautafel compleet zijn.
Maak de tafelschikking pas nadat het definitieve aantal gasten bekend is. Schrijf naamkaartjes en snijd programmakaarten minimaal 3 dagen vooraf; last-minute wijzigingen zijn dan nog overzichtelijk.
Plan in de laatste week één fysieke controle van alle materialen. Tel servies en glaswerk, strijk tafellinnen, sorteer decoratie en controleer of bloemen, taart, catering en overige leveringen een afgesproken tijd hebben.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buitenbruiloft plannen?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum en locatie. Regel partytenten, stoelen, catering, taart en bloemen uiterlijk 3 tot 6 maanden voor de bruiloft.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een buitenbruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 maanden vooraf. Vraag een definitieve aanmelding uiterlijk 6 tot 8 weken voor de bruiloft, zodat catering, tafelschikking en dieetwensen op tijd vaststaan.
Hoe maak je een slechtweerplan voor een buitenbruiloft?: Leg minimaal 6 weken vooraf vast waar de ceremonie en het diner bij regen of wind plaatsvinden. Controleer de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf, maar wacht niet tot de laatste 24 uur met het informeren van leveranciers en gasten.
Hoeveel servies en glazen heb je nodig voor een buitenbruiloft?: Tel per gast minimaal één dinerbord, één dessertbord, één waterglas en één wijnglas als die onderdelen worden gebruikt. Bestel of leen daarnaast ongeveer 10 procent extra en tel alles uiterlijk 3 dagen vooraf opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.