So organisierst du eine Hochzeit im Freien

Eine Hochzeit im Freien beginnt nicht mit der Dekoration, sondern mit Ort, Gästeliste und einem belastbaren Plan für schlechtes Wetter. Danach legst du Sitzordnung, Zeremonie, Essen und Lieferzeiten so fest, dass Aufbau und Feier ineinandergreifen. Besonders Zelte, zusätzliche Stühle, Geschirr und Blumen müssen früh reserviert werden. Dieses Vorgehen hilft dir, die 89 Aufgaben Schritt für Schritt abzuarbeiten und am Hochzeitstag keine wichtigen Details zu suchen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Zeremonieprogramm erstellen
2 Personen
7
Tischordnung erstellen
2 Personen
8
Menü und Mengen bestätigen
2 Personen
9
Catering bestellen
10
Torte bestellen
11
Blumen bestellen
12
Partyzelte reservieren
13
Zusätzliche Stühle reservieren
14
Wettervorhersage prüfen
15
Schlechtwetterplan festlegen
2 Personen
16
Lieferungen bestätigen
17
Musik-Playlist erstellen
18
Zeremonienmusik auswählen
2 Personen
19
Lieferung der Materialien prüfen
2 Personen
20
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
21
Tischwäsche bügeln
2 Personen
22
Dekoration sortieren
2 Personen
23
Namensschilder schreiben
2 Personen
24
Programmkarten zuschneiden
2 Personen
25
Geschenketisch vorbereiten
26
Notfallset für Kleidung zusammenstellen
27
Erste Einkäufe erledigen
2 Personen
28
Kühlboxen füllen
2 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
3 Personen
31
Gemüse waschen und schneiden
2 Personen
32
Kräuter und Saucen bereitstellen
33
Abfallstellen vorbereiten
34
Toiletten auffüllen
35
Gelände mähen und reinigen
2 Personen
36
Partyzelte aufbauen
4 Personen
37
Zeremonieort markieren
2 Personen
38
Zeremoniebogen aufbauen
2 Personen
39
Stühle für die Zeremonie aufstellen
3 Personen
40
Tische aufstellen
4 Personen
41
Stühle beim Dinner aufstellen
3 Personen
42
Tischwäsche anbringen
3 Personen
43
Geschirr auf den Tisch stellen
3 Personen
44
Gläser und Besteck bereitstellen
3 Personen
45
Namensschilder platzieren
2 Personen
46
Blumengestecke platzieren
2 Personen
47
Dekoration aufhängen
3 Personen
48
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
49
Musikanlage anschließen
2 Personen
50
Mikrofon testen
2 Personen
51
Zeremonieprogramm bereitlegen
52
Gästebuch bereitstellen
53
Geschenketisch einrichten
54
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
55
Kuchentisch einrichten
2 Personen
56
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
57
Getränkestation einrichten
2 Personen
58
Willkommensgetränk bereitstellen
2 Personen
59
Letzte Geländekontrolle durchführen
2 Personen

Event

60
Gäste empfangen
3 Personen
61
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
62
Zeremonie begleiten
3 Personen
63
Zeremoniemusik abspielen
64
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
65
Snacks servieren
3 Personen
66
Getränke nachfüllen
2 Personen
67
Buffet eröffnen
2 Personen
68
Dinnerbuffet betreuen
4 Personen
69
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
70
Geschirr abräumen
3 Personen
71
Torte anschneiden
2 Personen
72
Kuchen und Kaffee servieren
3 Personen
73
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
74
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
75
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

76
Getränkevorrat sicher verstauen
2 Personen
77
Erste Aufräumrunde durchführen
4 Personen
78
Geschirr vorspülen
3 Personen
79
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
80
Geschirr und Gläser abwaschen
4 Personen
81
Gelände reinigen
3 Personen
82
Dekoration abnehmen
2 Personen
83
Partyzelte abbauen
4 Personen
84
Möbel zurückbringen
3 Personen
85
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
86
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
87
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
88
Toiletten reinigen
2 Personen
89
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
EsstischeAnz. 8
Stühle für die ZeremonieAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
BiertischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
Geschenketisch
Kuchentisch
Zeremonienbogen
SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 110
WeingläserAnz. 110
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 16

Dekoration

TischläuferAnz. 8
StoffserviettenAnz. 100
BlumenvasenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 12
Willkommensschild
TischnummernAnz. 8
NamensschilderAnz. 90
ProgrammkartenAnz. 100
Gästebuch
StifteAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
PapierlampionsAnz. 20
BänderAnz. 6
TeelichthalterAnz. 30
LED-TeelichterAnz. 40
Ringkissen

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare LampenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 16
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
Tortenmesser
LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
ReinigungsschwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12

Beleuchtung

AußenlampenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und verschicke die Einladungen danach. Plane die Zu- und Absagen so ein, dass Menü, Tischordnung und Geschirr spätestens einige Wochen vor der Feier angepasst werden können.
Reserviere Partyzelte, Zeremonienstühle und Tische frühzeitig. Prüfe außerdem, ob der Untergrund, die Zufahrt und der Platz für Buffet-, Kuchen- und Geschenketisch geeignet sind.
Lege einen Schlechtwetterplan fest, bevor die Wettervorhersage relevant wird. Bestimme konkret, ob die Zeremonie, das Essen und die Musik ins Zelt oder in einen Innenraum verlegt werden können.
Bestätige Menü, Mengen und Ernährungswünsche gemeinsam mit dem Catering. Zähle Dinner-, Dessert- und Kaffeegeschirr sowie Wein-, Wasser- und Champagnergläser vor der Lieferung und plane Ersatz für Bruch ein.
Sortiere Dekoration und Programmkarten vor dem Aufbau nach Tischen. Namensschilder, Tischnummern, Gästebuch und Stifte werden leicht vergessen, obwohl sie erst kurz vor Beginn gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeit im Freien planen?: Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Zelt, Mobiliar, Catering, Torte und Blumen sollten reserviert sein, bevor andere Hochzeiten denselben Zeitraum blockieren.
Wie viele Stühle braucht man für eine Hochzeit im Freien?: Plane mindestens einen Zeremonienstuhl pro erwarteten Gast und zusätzliche Sitzplätze für ältere oder mobilitätseingeschränkte Personen ein. Für das Essen richtet sich die Zahl nach der Tischordnung; bestätige sie nach Eingang der Anmeldungen.
Wann sollte man den Schlechtwetterplan für eine freie Trauung festlegen?: Lege ihn bereits bei der Buchung des Ortes fest, nicht erst bei Regen. Prüfe die Wettervorhersage etwa 5 bis 7 Tage vorher und entscheide mit dem Dienstleister spätestens am Vortag über die konkrete Variante.
Wie viel Geschirr und Gläser braucht man für eine Hochzeit?: Zähle pro Gast die vorgesehenen Teller, Tassen und Glasarten aus dem Menü und Ablauf zusammen. Bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve und kontrolliere die Lieferung spätestens am Tag vor der Feier.

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