Organiser un mariage en plein air, étape par étape

Un mariage en plein air se prépare d’abord sur le lieu et la météo, puis autour des invités, du repas et de la cérémonie. Commence par confirmer la date, le terrain et une solution de repli avant d’envoyer les invitations. Les tentes, les chaises, le traiteur et les fleurs doivent être réservés assez tôt, car les livraisons et l’installation dépendent du même créneau. Les derniers jours servent surtout à vérifier les quantités, le plan de table, la vaisselle et chaque livraison.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir le programme de la cérémonie
2 personnes
7
Établir le plan de table
2 personnes
8
Confirmer le menu et les quantités
2 personnes
9
Commander le catering
10
Commander le gâteau
11
Commander des fleurs
12
Réserver des tentes de réception
13
Réserver des chaises supplémentaires
14
Vérifier les prévisions météo
15
Établir le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
16
Confirmer les livraisons
17
Créer la playlist musicale
18
Sélectionner la musique de cérémonie
2 personnes
19
Vérifier la livraison du matériel
2 personnes
20
Compter la vaisselle et le verre
2 personnes
21
Repasser le linge de table
2 personnes
22
Trier la décoration
2 personnes
23
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
24
Découper les cartons du programme
2 personnes
25
Préparer la table des cadeaux
26
Préparer une trousse d'urgence pour les vêtements
27
Faire les premières courses
2 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Laver et couper les légumes
2 personnes
32
Préparer les épices et les sauces
33
Préparer les points de collecte des déchets
34
Réapprovisionner les toilettes
35
Tondre et nettoyer le site
2 personnes
36
Monter les tentes de réception
4 personnes
37
Marquer le lieu de la cérémonie
2 personnes
38
Monter l’arche de cérémonie
2 personnes
39
Installer les chaises pour la cérémonie
3 personnes
40
Installer les tables
4 personnes
41
Installer les chaises pour le dîner
3 personnes
42
Installer le linge de table
3 personnes
43
Mettre la vaisselle sur la table
3 personnes
44
Installer les verres et les couverts
3 personnes
45
Placer les badges nominatifs
2 personnes
46
Placer les compositions florales
2 personnes
47
Suspendre la décoration
3 personnes
48
Installer l'éclairage
3 personnes
49
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
50
Tester le microphone
2 personnes
51
Préparer le programme de la cérémonie
52
Préparer le livre d’or
53
Aménager la table des cadeaux
54
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
55
Installer la table du gâteau
2 personnes
56
Préparer le café et le thé
2 personnes
57
Installer le point boisson
2 personnes
58
Préparer la boisson de bienvenue
2 personnes
59
Effectuer la dernière inspection du site
2 personnes

Événement

60
Accueillir les invités
3 personnes
61
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
62
Animer la cérémonie
3 personnes
63
Diffuser la musique de cérémonie
64
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
65
Servir des amuse-bouches
3 personnes
66
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
67
Ouvrir le buffet
2 personnes
68
Suivre le buffet du dîner
4 personnes
69
Servir les repas diététiques
2 personnes
70
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
71
Couper le gâteau
2 personnes
72
Servir le gâteau et le café
3 personnes
73
Assurer la musique et la danse
2 personnes
74
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
75
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

76
Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
77
Effectuer le premier rangement
4 personnes
78
Rincer la vaisselle
3 personnes
79
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
80
Laver la vaisselle et la verrerie
4 personnes
81
Nettoyer le site
3 personnes
82
Retirer la décoration
2 personnes
83
Démonter les tentes de fête
4 personnes
84
Ramener le mobilier
3 personnes
85
Retourner le matériel
2 personnes
86
Distribuer les restes
2 personnes
87
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
88
Nettoyer les toilettes
2 personnes
89
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de dînerqté 8
Chaises de cérémonieqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 6
Table des cadeaux
Table à gâteaux
Arche de cérémonie
Parasolsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 110
Verres à vinqté 110
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 16

Décoration

Chemins de tableqté 8
Serviettes en tissuqté 100
Vases à fleursqté 12
Compositions floralesqté 12
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 8
Badges nominatifsqté 90
Cartes du programmeqté 100
Livre d’or
Stylosqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampions en papierqté 20
Rubansqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 30
Bougies chauffe-plat LEDqté 40
Coussin d’alliances

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Couteau à gâteau
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Éponges de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 8
Pilesqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord le lieu, la date et le plan B météo. Prévois une tente de réception suffisamment grande pour les repas, la cérémonie ou les deux, et vérifie où elle peut être installée sur le terrain.
Envoie les invitations après avoir fixé le programme et la capacité du lieu. Demande une réponse au plus tard 4 à 6 semaines avant le mariage afin de confirmer les besoins alimentaires, le plan de table et les quantités du traiteur.
Réserve ensemble les éléments qui doivent arriver le même jour : tentes, chaises, tables, traiteur, gâteau et fleurs. Confirme chaque créneau de livraison au moins 7 jours avant et désigne une personne pour accueillir les prestataires.
Calcule la vaisselle à partir du nombre confirmé d’invités, avec une marge d’environ 10 % pour les assiettes, verres et couverts. Compte séparément les verres à eau, à vin et à champagne : ils ne servent pas au même moment.
Prépare la décoration et les documents avant la veille : badges nominatifs, numéros de table, cartes du programme, livre d’or et table des cadeaux. Le jour J, garde une liste de contrôle pour le linge, les fleurs, la playlist et la vérification du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un mariage en plein air ?: Commence idéalement 9 à 12 mois avant la date, surtout pour réserver le lieu, les tentes, le traiteur et les prestataires très demandés. Finalise les invités et les besoins alimentaires 4 à 6 semaines avant.
Quand faut-il réserver une tente pour un mariage en extérieur ?: Réserve la tente dès que le lieu et la date sont confirmés, généralement 6 à 9 mois à l’avance. Confirme ses dimensions, son accès et son installation au moins 2 semaines avant, puis surveille les prévisions météo la dernière semaine.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un mariage ?: Prévois une pièce par invité et par service, avec environ 10 % de marge. Pour 100 personnes, cela représente par exemple 110 assiettes de dîner, 110 assiettes à dessert et au moins 110 verres de chaque type utilisé au même moment.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Demande les réponses des invités 4 à 6 semaines avant le mariage et transmets le nombre final au traiteur dès que possible. Vérifie encore les allergies et les régimes alimentaires 7 jours avant la réception.

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