Cómo organizar una boda al aire libre sin imprevistos

Organizar una boda al aire libre requiere cerrar primero la fecha, el lugar y el número de invitados. Después se coordinan la ceremonia, las mesas, el catering, las flores y el alquiler de carpas y sillas. El punto delicado no suele ser la decoración, sino tener un plan para la lluvia, confirmar cada entrega y comprobar que la vajilla y la cristalería alcanzan para todos. Sigue el orden del plan y deja las comprobaciones finales para la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Preparar el programa de la ceremonia
2 personas
7
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
8
Confirmar el menú y las cantidades
2 personas
9
Pedir el catering
10
Pedir tarta
11
Encargar flores
12
Reservar carpas de fiesta
13
Reservar sillas extra
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Establecer el plan para mal tiempo
2 personas
16
Confirmar entregas
17
Crear lista de reproducción
18
Seleccionar la música de la ceremonia
2 personas
19
Comprobar la entrega de materiales
2 personas
20
Contar la vajilla y la cristalería
2 personas
21
Planchar la mantelería
2 personas
22
Clasificar la decoración
2 personas
23
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
24
Cortar las tarjetas del programa
2 personas
25
Preparar la mesa de regalos
26
Preparar un kit de emergencia para ropa
27
Hacer las primeras compras
2 personas
28
Llenar las neveras portátiles
2 personas
29
Enfriar las bebidas
2 personas
30
Preparar aperitivos
3 personas
31
Lavar y cortar las verduras
2 personas
32
Preparar condimentos y salsas
33
Preparar los puntos de residuos
34
Reponer los baños
35
Cortar y limpiar el terreno
2 personas
36
Montar las carpas
4 personas
37
Marcar el lugar de la ceremonia
2 personas
38
Montar el arco de la ceremonia
2 personas
39
Colocar sillas para la ceremonia
3 personas
40
Montar mesas
4 personas
41
Colocar sillas en el banquete
3 personas
42
Colocar el mantel
3 personas
43
Colocar la vajilla en la mesa
3 personas
44
Colocar vasos y cubiertos
3 personas
45
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
46
Colocar arreglos florales
2 personas
47
Colgar la decoración
3 personas
48
Colgar la iluminación
3 personas
49
Conectar el equipo de música
2 personas
50
Probar el micrófono
2 personas
51
Preparar el programa de la ceremonia
52
Preparar el libro de visitas
53
Montar la mesa de regalos
54
Montar el buffet de catering
4 personas
55
Montar la mesa de tartas
2 personas
56
Preparar café y té
2 personas
57
Montar el puesto de bebidas
2 personas
58
Preparar la bebida de bienvenida
2 personas
59
Realizar la revisión final del recinto
2 personas

Evento

60
Recibir a los invitados
3 personas
61
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
62
Coordinar la ceremonia
3 personas
63
Reproducir la música de la ceremonia
64
Coordinar la foto de grupo
2 personas
65
Servir aperitivos
3 personas
66
Rellenar las bebidas
2 personas
67
Abrir el buffet
2 personas
68
Llevar el control del buffet de cena
4 personas
69
Servir comidas especiales
2 personas
70
Recoger la vajilla
3 personas
71
Cortar la tarta
2 personas
72
Servir tarta y café
3 personas
73
Proporcionar música y baile
2 personas
74
Recoger la basura durante el evento
2 personas
75
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

76
Guardar la reserva de bebidas con seguridad
2 personas
77
Realizar la primera ronda de limpieza
4 personas
78
Enjuagar la vajilla
3 personas
79
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
80
Lavar la vajilla y la cristalería
4 personas
81
Limpiar el recinto
3 personas
82
Retirar la decoración
2 personas
83
Desmontar las carpas
4 personas
84
Devolver el mobiliario
3 personas
85
Devolver el equipo
2 personas
86
Repartir la comida sobrante
2 personas
87
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
88
Limpiar los baños
2 personas
89
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas para la cenacant. 8
Sillas de la ceremoniacant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de cervezacant. 4
Mesas altascant. 6
Mesa de regalos
Mesa de tartas
Arco de ceremonia
Sombrillascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 110
Copas de vinocant. 110
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharonescant. 16

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Servilletas de telacant. 100
Jarrones de florescant. 12
Arreglos floralescant. 12
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 90
Tarjetas del programacant. 100
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Farolillos de papelcant. 20
Cintascant. 6
Portavelascant. 30
Velas LEDcant. 40
Cojín para anillos

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono inalámbrico
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Lámparas recargablescant. 6
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencoscant. 16
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Termoscant. 6
Cuchillo para tarta
Bandejas de comidacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Esponjas de limpiezacant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12

Iluminación

Lámparas de exteriorcant. 8
Bateríascant. 24

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y la lista de invitados. Envía las invitaciones con al menos 8 semanas de margen y fija una fecha de respuesta para poder calcular menú, mesas y sillas.
Cierra el catering cuando tengas las confirmaciones y las preferencias dietéticas. Pide cantidades para el número final de comensales y confirma el menú, la tarta y las bebidas por escrito.
Reserva las carpas, las sillas y las mesas con varias semanas de antelación. No olvides comprobar si la carpa cubre también el buffet, las mesas de cerveza y la zona de la tarta.
Define el plan para mal tiempo al menos 7 días antes y revisa el pronóstico otra vez 48 horas antes. Decide quién moverá la ceremonia, protegerá la decoración y recibirá a los proveedores.
Haz una comprobación física de los materiales el día anterior. Cuenta platos, vasos, copas, cubiertos y tazas; además, separa las tarjetas de nombre, los números de mesa y el programa para que puedan colocarse sin buscar nada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda al aire libre?: Empieza entre 8 y 12 meses antes si necesitas reservar catering, carpas, flores y mobiliario. Las invitaciones deberían salir unas 8 semanas antes y el número definitivo de invitados se cierra normalmente entre 10 y 14 días antes.
¿Cuándo hay que reservar las carpas para una boda al aire libre?: Resérvalas en cuanto tengas confirmados el lugar y la fecha, preferiblemente con 2 o 3 meses de antelación. Confirma 7 días antes el tamaño, la hora de montaje y si también cubrirán el buffet, la tarta o las mesas de bebidas.
¿Cuándo se confirma el menú y el número de comensales?: Recoge las respuestas y las preferencias dietéticas hasta 3 o 4 semanas antes. Envía al catering el número final entre 10 y 14 días antes y vuelve a confirmar la entrega y el horario durante la semana del evento.
¿Qué hacer si llueve el día de la boda al aire libre?: Deja decidido el plan alternativo al menos 7 días antes: ubicación de la ceremonia, protección de la comida y traslado de las mesas. Revisa el pronóstico 48 horas antes y asigna a una persona concreta para coordinar los cambios.

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