Zo organiseer je een bruiloftsconcert zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en het gewenste programma; die keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Boek vervolgens muzikanten, catering, geluid en fotografie, want populaire leveranciers zijn vaak weken of maanden vooruit vol. Werk met één gastenlijst waarin aanmeldingen en dieetwensen staan en tel het definitieve aantal uiterlijk een week vooraf. Plan op de dag zelf aparte momenten voor leveringen, techniek, catering en de soundcheck. Zo voorkom je dat het concert begint terwijl de tafels, microfoons of drank nog niet klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Muzikanten boeken
2 personen
3
Catering reserveren
2 personen
4
Geluidsapparatuur reserveren
5
Fotograaf reserveren
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen registreren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma afstemmen
2 personen
11
Muziekprogramma afdrukken
12
Tafelschikking maken
2 personen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Route-informatie versturen
15
Weersverwachting controleren
16
Definitief aantal gasten tellen
17
Dieetmenu's bevestigen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Taart ophalen
2 personen
22
Servies controleren
23
Decoratie sorteren
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Leveringen ontvangen
2 personen
26
Ruimte schoonmaken
3 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Buffetmeubels plaatsen
2 personen
30
Bar inrichten
2 personen
31
Servies klaarzetten
2 personen
32
Bestek klaarleggen
33
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Bloemstukken plaatsen
2 personen
36
Lichtdecoratie installeren
2 personen
37
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Instrumenten klaarzetten
2 personen
40
Muziekschema doornemen
4 personen
41
Catering voorbereiden
4 personen
42
Hapjes schikken
2 personen
43
Buffet gereedmaken
3 personen
44
Koffie en thee bereiden
2 personen
45
Dranken klaarzetten
2 personen
46
Toiletten controleren
47
Welkomsttafel inrichten
2 personen
48
Garderobe inrichten
2 personen

Event

49
Ontvangst gasten
3 personen
50
Welkomstdrank serveren
3 personen
51
Gasten naar plaatsen begeleiden
2 personen
52
Openingswoord begeleiden
53
Eerste concertdeel verzorgen
4 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Pauze aankondigen
57
Buffet serveren
4 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Servies afruimen
3 personen
60
Tweede concertdeel verzorgen
4 personen
61
Toost klaarzetten
2 personen
62
Toost serveren
3 personen
63
Taart aansnijden
3 personen
64
Taart serveren
4 personen
65
Derde concertdeel verzorgen
4 personen
66
Laatste ronde serveren
2 personen
67
Afscheid gasten begeleiden
3 personen

Nazorg

68
Achtergebleven spullen verzamelen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
73
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
74
Decoratie verwijderen
3 personen
75
Locatie eindinspecteren
2 personen
76
Sleutels terugbrengen
77
Apparatuur retourneren
2 personen
78
Meubilair retourneren
2 personen
79
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 8
Cocktailtafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Soeplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 6
Instrumentmicrofoonsaantal 4
DI-boxenaantal 3
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Tafellampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenringenaantal 90
Vaasjesaantal 16
Kunstbloemenaantal 40
Welkomstbord
Programmastandaard
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 90
Tafelnummersaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballongewichtenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Taartmes
Taartspatel
Serveertangenaantal 8
Flessenopenersaantal 3
Wijnopenersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Droogdoekenaantal 12
Keukenpapierrollenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vóór het boeken van muzikanten vast hoeveel speeltijd, pauzes en versterkte onderdelen het programma bevat. Daarmee kan de geluidsopstelling worden afgestemd op zang, instrumenten en toespraken.
Reserveer de geluidsapparatuur niet alleen op basis van de zaalnaam. Controleer ook het aantal luidsprekers, subwoofers, microfoons, statieven, DI-boxen en audiokabels dat nodig is voor de gekozen bezetting.
Sluit de gastenlijst uiterlijk 7 dagen voor de bruiloft af. Bevestig daarna het dieetmenu en pas de tafelschikking, naamkaartjes en hoeveelheid servies aan op het definitieve aantal gasten.
Plan de soundcheck vóór de ontvangst van de gasten en houd minimaal 60 minuten vrij voor opbouw en afregeling. Controleer daarbij ook muzieklessenaars, instrumentmicrofoons en draadloze microfoons.
Maak voor de laatste dag een tijdschema met een verantwoordelijke voor locatie openen, leveringen ontvangen, taart ophalen, dranken koelen en het controleren van servies en decoratie. Zonder die rolverdeling blijven kleine taken vaak liggen tot vlak voor het concert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bruiloftsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en muzikanten. Reserveer catering, geluid en fotograaf zodra de datum vaststaat; stuur uitnodigingen meestal 8 tot 12 weken voor de bruiloft.
Wanneer moet je het definitieve aantal gasten doorgeven aan de cateraar?: Geef het definitieve aantal doorgaans 7 dagen voor het concert door, of volgens de termijn in de offerte. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat de dieetmenu's en tafelschikking nog kunnen worden bevestigd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw en soundcheck?: Reken voor een bruiloftsconcert minimaal 2 uur vóór de ontvangst van gasten: ongeveer 60 minuten voor laden en opbouwen en 60 minuten voor soundcheck. Bij meerdere muzikanten of instrumenten is 3 uur veiliger.
Wat moet je op de ochtend van een bruiloftsconcert controleren?: Controleer vóór de gasten arriveren de leveringen, tafels en stoelen, servies, gekoelde dranken, taart, decoratie en route-informatie. Houd minstens 30 minuten buffer tussen de laatste controle en het begin van het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.