Cómo organizar un concierto de boda sin perder el control

Un concierto de boda necesita coordinar música, catering, invitados y montaje en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha y el lugar; después reserva músicos, sonido, fotógrafo y comida antes de preparar invitaciones y programa. Las últimas semanas se dedican a confirmar asistentes, dietas, horarios y entregas. El día anterior conviene enfriar las bebidas y revisar vajilla, decoración y equipos para que el montaje no dependa de decisiones de última hora.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contratar músicos
2 personas
3
Reservar el catering
2 personas
4
Reservar equipo de sonido
5
Reservar fotógrafo
6
Diseñar invitaciones
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Registrar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Ajustar el programa
2 personas
11
Imprimir el programa musical
12
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
13
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
14
Enviar información de ruta
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Contar el número final de invitados
17
Confirmar los menús dietéticos
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Recoger la tarta
2 personas
22
Comprobar la vajilla
23
Clasificar la decoración
2 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Recibir entregas
2 personas
26
Limpiar el espacio
3 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Colocar los muebles del buffet
2 personas
30
Montar la barra
2 personas
31
Preparar la vajilla
2 personas
32
Colocar los cubiertos
33
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colocar arreglos florales
2 personas
36
Instalar la decoración luminosa
2 personas
37
Montar el sistema de sonido
3 personas
38
Probar los micrófonos
2 personas
39
Preparar los instrumentos
2 personas
40
Repasar el programa musical
4 personas
41
Preparar el catering
4 personas
42
Disponer los aperitivos
2 personas
43
Preparar el bufé
3 personas
44
Preparar café y té
2 personas
45
Preparar las bebidas
2 personas
46
Comprobar los baños
47
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
48
Montar el guardarropa
2 personas

Evento

49
Recibir a los invitados
3 personas
50
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
51
Acompañar a los invitados a sus asientos
2 personas
52
Presentar el discurso de apertura
53
Encargarse de la primera parte del concierto
4 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Anunciar el descanso
57
Servir el bufé
4 personas
58
Servir comidas especiales
2 personas
59
Recoger la vajilla
3 personas
60
A cargo de la segunda parte del concierto
4 personas
61
Preparar el brindis
2 personas
62
Servir brindis
3 personas
63
Cortar la tarta
3 personas
64
Servir la tarta
4 personas
65
Gestionar la tercera parte del concierto
4 personas
66
Servir la última ronda
2 personas
67
Acompañar a los invitados en la despedida
3 personas

Seguimiento

68
Recoger los objetos olvidados
3 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
72
Recoger mesas y sillas
4 personas
73
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
74
Retirar la decoración
3 personas
75
Inspección final del recinto
2 personas
76
Devolver las llaves
77
Devolver el equipo
2 personas
78
Devolver el mobiliario
2 personas
79
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 8
Mesas altascant. 4
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharillas de postrecant. 100
Cucharones de servircant. 12
Cucharones para sopacant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 10

Equipo

Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Soportes para altavocescant. 2
Atriles de músicacant. 6
Micrófonos de instrumentocant. 4
Cajas DIcant. 3
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de mesacant. 12
Farolescant. 8

Decoración

Mantelescant. 8
Servilleteroscant. 90
Jarroncitoscant. 16
Flores artificialescant. 40
Cartel de bienvenida
Estructura básica del programa
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 90
Números de mesacant. 8
Globoscant. 80
Pesos para globoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuchillo para tarta
Espátula para tartas
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 3
Sacacorchoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de secadocant. 12
Rollos de papel de cocinacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y los proveedores principales. Reserva músicos, catering, sonido y fotógrafo antes de diseñar las invitaciones, porque sus horarios condicionan todo el programa.
Envía las invitaciones con tiempo suficiente para registrar respuestas y preferencias dietéticas. Haz un recuento provisional y uno final: el segundo debe cerrarse antes de confirmar menús y compras.
Diseña el programa musical con pausas, cambios de instrumentos y discursos incluidos. Imprime las copias cuando el horario esté confirmado y deja algunos ejemplares extra para músicos, coordinación y mesas.
Planifica el montaje por zonas: mesas de invitados, buffet, bebidas, músicos y sonido. Comprueba que haya espacio para atriles, micrófonos, altavoces, subwoofers y cables sin bloquear pasillos.
No dejes las entregas para el inicio de la celebración. Abre el lugar con antelación, recibe catering y tarta, revisa la vajilla y enfría las bebidas antes de que lleguen los invitados; también comprueba la previsión meteorológica.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de boda?: Empieza entre 6 y 9 meses antes para fijar fecha, lugar y músicos. Reserva catering, sonido y fotógrafo en las primeras 4 semanas, y deja las confirmaciones finales para las 2 semanas previas.
¿Cuándo se debe cerrar el número final de invitados?: Cierra el recuento final entre 7 y 14 días antes. Con ese dato puedes confirmar menús dietéticos, distribuir mesas, preparar tarjetas con nombres y ajustar la cantidad de vajilla y bebidas.
¿Qué hay que comprobar del equipo de sonido antes de una boda?: Haz una prueba completa el mismo día, al menos 3 horas antes de que empiece el concierto. Revisa altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, soportes y cables, y confirma que haya conexiones y tomas suficientes.
¿Cuándo hay que preparar las bebidas y la tarta?: Enfría las bebidas el día anterior o, como mínimo, 4 horas antes de servirlas. Recoge la tarta el mismo día según el horario acordado y reserva un lugar estable y refrigerado si lo necesita.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.