Hochzeitskonzert organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Hochzeitskonzert müssen Feier, Live-Musik und Bewirtung von Anfang an zusammen geplant werden. Lege zuerst Datum und Ort fest, buche danach Musiker, Catering und die benötigte Tontechnik. Sobald die Einladungen verschickt sind, sammelst du Zusagen und Ernährungswünsche, damit Tischordnung, Diätmenüs und Getränkemengen rechtzeitig feststehen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Lieferungen, Aufbau und einen klaren Zeitplan für den Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Musiker buchen
2 Personen
3
Catering reservieren
2 Personen
4
Tonanlage reservieren
5
Fotograf buchen
6
Einladungen gestalten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen erfassen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Programm abstimmen
2 Personen
11
Musikprogramm ausdrucken
12
Tischordnung erstellen
2 Personen
13
Namensschilder erstellen
2 Personen
14
Routeninformationen versenden
15
Wettervorhersage prüfen
16
Endgültige Gästezahl zählen
17
Diätmenüs bestätigen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Torte abholen
2 Personen
22
Geschirr prüfen
23
Dekoration sortieren
2 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
26
Raum reinigen
3 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Buffetmöbel aufstellen
2 Personen
30
Bar einrichten
2 Personen
31
Geschirr bereitstellen
2 Personen
32
Besteck auslegen
33
Namensschilder platzieren
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Blumengestecke platzieren
2 Personen
36
Lichtdekoration installieren
2 Personen
37
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
38
Mikrofone testen
2 Personen
39
Instrumente bereitstellen
2 Personen
40
Musikplan durchgehen
4 Personen
41
Catering vorbereiten
4 Personen
42
Snacks anrichten
2 Personen
43
Buffet vorbereiten
3 Personen
44
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
45
Getränke bereitstellen
2 Personen
46
Toiletten kontrollieren
47
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
48
Garderobe einrichten
2 Personen

Event

49
Gäste empfangen
3 Personen
50
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
51
Gäste zu ihren Plätzen begleiten
2 Personen
52
Eröffnungsrede moderieren
53
Ersten Konzertteil gestalten
4 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Pause ankündigen
57
Buffet servieren
4 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Geschirr abräumen
3 Personen
60
Zweiten Konzertteil betreuen
4 Personen
61
Toast vorbereiten
2 Personen
62
Toast servieren
3 Personen
63
Torte anschneiden
3 Personen
64
Torte servieren
4 Personen
65
Dritten Konzertteil betreuen
4 Personen
66
Letzte Runde servieren
2 Personen
67
Verabschiedung der Gäste begleiten
3 Personen

Nachbereitung

68
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
3 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Bar und Küche reinigen
3 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
73
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
76
Schlüssel zurückbringen
77
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
78
Möbel zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 8
CocktailtischeAnz. 4
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 90
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
DessertlöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SuppenkellenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 10

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherstativeAnz. 2
NotenpulteAnz. 6
InstrumentenmikrofoneAnz. 4
DI-BoxenAnz. 3
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 12
LaternenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenringeAnz. 90
VasenAnz. 16
KunstblumenAnz. 40
Willkommensschild
Programmstandard
NamensschilderAnz. 90
SpeisekartenAnz. 90
TischnummernAnz. 8
BallonsAnz. 80
BallongewichteAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
Tortenmesser
Kuchenspatel
ServierzangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 3
KorkenzieherAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 12
KüchenpapierrollenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Buche Musiker, Catering und Tontechnik möglichst früh und stimme sie auf denselben Ablauf ab. Kläre insbesondere, wann die Band aufbauen kann und wann der Saal für Gäste geöffnet wird.
Erfasse Zusagen und Ernährungswünsche nicht nur auf Papier. Zähle die endgültige Gästezahl einige Tage vor dem Konzert und bestätige Diätmenüs anschließend noch einmal mit dem Catering.
Plane den Aufbau der Technik separat vom Empfang. Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone und Instrumentenmikrofone brauchen Testzeit; lege dafür einen festen Soundcheck vor dem Eintreffen der Gäste fest.
Drucke Musikprogramm, Tischordnung und Namensschilder vor dem Veranstaltungstag aus. Eine digitale Datei hilft beim Ändern, ersetzt aber keine schnell zugänglichen Unterlagen vor Ort.
Prüfe Wettervorhersage, Routeninformationen und Lieferzeiten kurz vor dem Termin. Bestimme außerdem eine Person, die Location öffnet, Lieferungen entgegennimmt, Getränke kühlt und die Torte abholt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man Musiker für ein Hochzeitskonzert buchen?: Buche die Musiker, sobald Datum und Ort feststehen, idealerweise mehrere Monate vor dem Konzert. So bleiben Wunschbesetzung und ausreichende Zeit für die Abstimmung des Musikprogramms verfügbar.
Wann sollte man die endgültige Gästezahl für ein Hochzeitskonzert festlegen?: Zähle die endgültige Gästezahl einige Tage vor der Feier, sobald die Anmeldefrist abgelaufen ist. Bestätige danach sofort die Diätmenüs und passe Catering, Tischordnung und Namensschilder an.
Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einem Hochzeitskonzert?: Plane mindestens 60 Minuten für Aufbau und Soundcheck ein, bei mehreren Instrumenten oder Funkmikrofonen mehr. Lautsprecher, Mischpult, DI-Boxen und Mikrofone sollten getestet sein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Was muss man am Tag vor einem Hochzeitskonzert vorbereiten?: Prüfe Einkaufsliste, Geschirr und Dekoration, kühle die Getränke und sortiere alle Unterlagen. Lege außerdem fest, wer am Veranstaltungstag die Location öffnet und Lieferungen entgegennimmt.

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