Organiser un concert de mariage sans rien laisser au hasard

Un concert de mariage demande de coordonner à la fois une cérémonie, un repas et une prestation musicale. Commencez par fixer la date et le lieu, puis réservez rapidement les musiciens, le traiteur, le photographe et la sonorisation. Les invitations et les réponses des invités déterminent ensuite le plan de table, les menus spéciaux et les quantités. La dernière semaine sert surtout à confirmer, refroidir les boissons, réceptionner les livraisons et préparer l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver des musiciens
2 personnes
3
Réserver le catering
2 personnes
4
Réserver le matériel de sonorisation
5
Réserver le photographe
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Enregistrer les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Coordonner le programme
2 personnes
11
Imprimer le programme musical
12
Établir le plan de table
2 personnes
13
Créer des badges nominatifs
2 personnes
14
Envoyer les informations sur l’itinéraire
15
Vérifier les prévisions météo
16
Compter le nombre définitif d’invités
17
Confirmer les menus spéciaux
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Aller chercher le gâteau
2 personnes
22
Vérifier la vaisselle
23
Trier la décoration
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Réception des livraisons
2 personnes
26
Nettoyer l’espace
3 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Installer le mobilier du buffet
2 personnes
30
Aménager le bar
2 personnes
31
Préparer la vaisselle
2 personnes
32
Préparer les couverts
33
Placer les badges nominatifs
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Placer les compositions florales
2 personnes
36
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
37
Installer le système de sonorisation
3 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Installer les instruments
2 personnes
40
Passer en revue le programme musical
4 personnes
41
Préparer le service traiteur
4 personnes
42
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
43
Préparer le buffet
3 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Préparer les boissons
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
47
Installer la table d’accueil
2 personnes
48
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

49
Accueil des invités
3 personnes
50
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
51
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
52
Accompagner le discours d'ouverture
53
Assurer la première partie du concert
4 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Annoncer la pause
57
Servir le buffet
4 personnes
58
Servir les repas diététiques
2 personnes
59
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
60
Assurer la deuxième partie du concert
4 personnes
61
Préparer le toast
2 personnes
62
Servir le toast
3 personnes
63
Couper le gâteau
3 personnes
64
Servir le gâteau
4 personnes
65
Assurer la troisième partie du concert
4 personnes
66
Servir le dernier tour
2 personnes
67
Accompagner les invités au départ
3 personnes

Suivi

68
Récupérer les objets oubliés
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
73
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
74
Retirer la décoration
3 personnes
75
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
76
Rapporter les clés
77
Retourner le matériel
2 personnes
78
Restituer le mobilier
2 personnes
79
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 8
Tables cocktailqté 4
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 90
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Louches à soupeqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de haut-parleurqté 2
Pupitres de musiqueqté 6
Microphones d’instrumentsqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de tableqté 12
Lanternesqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Rond de servietteqté 90
Petits vasesqté 16
Fleurs artificiellesqté 40
Panneau d’accueil
Support du programme
Badges nominatifsqté 90
Cartes de menuqté 90
Numéros de tableqté 8
Ballonsqté 80
Poids pour ballonsqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Couteau à gâteau
Spatule à gâteau
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Torchonsqté 12
Rouleaux d’essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez les musiciens et la sonorisation avant d’envoyer les invitations : la disponibilité de la salle, des haut-parleurs, des microphones et de la table de mixage doit être compatible avec le programme musical.
Fixez une date limite de réponse sur les invitations, puis comptez le nombre définitif d’invités au moins 10 jours avant le mariage. Utilisez ce chiffre pour confirmer le traiteur, les menus spéciaux, les tables et la vaisselle.
Coordonnez le programme avec les musiciens, le traiteur et le photographe au moins une semaine avant le jour J. Prévoyez les moments de repas, les prises de parole, les changements d’instruments et les photos de groupe.
Vérifiez la sonorisation sur place avant l’arrivée des invités : microphones sans fil, pieds de micro, câbles audio, microphones d’instruments et boîtiers DI doivent être testés avec les enceintes et les subwoofers.
La veille, refroidissez les boissons, triez la décoration, vérifiez les assiettes, verres et couverts, puis confirmez les livraisons. Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tables, le buffet et les pupitres de musique avant les balances.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver les musiciens pour un concert de mariage ?: Contactez les musiciens dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 6 à 12 mois avant le mariage. Réservez ensuite la sonorisation et confirmez le programme musical au moins 2 semaines avant le jour J.
Quand envoyer les invitations pour un concert de mariage ?: Envoyez les invitations environ 3 à 4 mois avant le mariage, avec une date limite de réponse fixée 4 à 6 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps d’enregistrer les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand confirmer le nombre définitif d’invités au traiteur ?: Comptez les invités 10 à 14 jours avant le mariage et transmettez immédiatement le chiffre au traiteur. Confirmez au même moment les menus spéciaux, le plan de table et les quantités de vaisselle nécessaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert de mariage ?: La veille, contrôlez les livraisons, la vaisselle, la décoration et les boissons, puis mettez ces dernières au frais. Gardez au moins 60 à 90 minutes le jour même pour ouvrir le lieu, installer la salle et tester le son avant l’arrivée des invités.

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