Zo organiseer je een brocantebeurs

Begin met de datum en locatie en werk daarna van standhouders naar bezoekers en uitvoering. Eerst leg je vast hoeveel marktkramen en tafels beschikbaar zijn, daarna verwerk je inschrijvingen, registreer je het standgeld en maak je een plattegrond met standnummers. Pas wanneer de deelnemers bekend zijn, publiceer je route- en parkeerinformatie. In de laatste week regel je drukwerk, wisselgeld, catering, vrijwilligers en materialen; op de beursdag draait alles om een vlotte opbouw en duidelijke ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Standhouders benaderen
2 personen
3
Inschrijfformulier versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Standhouders bevestigen
6
Standgeld registreren
7
Plattegrond van stands maken
2 personen
8
Standnummers toewijzen
9
Standhouders informeren
10
Bezoekersuitnodigingen maken
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Beurs online aankondigen
13
Routebeschrijving publiceren
14
Parkeerinformatie publiceren
15
Vrijwilligers inplannen
16
Diensten verdelen
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Catering inkopen
2 personen
20
Drukwerk laten maken
21
Contant wisselgeld halen
22
Materialen verzamelen
2 personen
23
Huurmaterialen ophalen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Sleutels en toegang regelen
27
Nooduitgangen controleren
2 personen
28
Stroompunten controleren
2 personen
29
Entree afzetten
2 personen
30
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
31
Standvakken uitzetten
3 personen
32
Standnummers plaatsen
2 personen
33
Entreebalie opbouwen
2 personen
34
Cateringtafel opbouwen
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Verlichting ophangen
2 personen
37
Decoratie ophangen
2 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
42
Inschrijftafel klaarzetten

Event

43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Standhouders naar plaats verwijzen
3 personen
45
Standopbouw ondersteunen
3 personen
46
Laatste stands controleren
2 personen
47
Entree bemannen
2 personen
48
Bezoekers verwelkomen
2 personen
49
Toegangsgelden innen
2 personen
50
Bezoekers informeren
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Koele dranken serveren
2 personen
53
Hapjes aanvullen
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
57
Standhouders ondersteunen
2 personen
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Entree afsluiten
2 personen
60
Standhouders uitchecken
3 personen
61
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Standmateriaal afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Verlichting afbouwen
2 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Catering opruimen
2 personen
68
Afval scheiden
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Borden en stickers verwijderen
2 personen
72
Kassa afsluiten
2 personen
73
Voorraad tellen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
76
Afval laten afvoeren
77
Standhouders naberichten
78
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Entreetafel
Cateringtafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Transportkarrenaantal 2

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Handlampenaantal 4
Portofoonsaantal 4
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 20
Fotolijstenaantal 6
Kunstbloemenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Theeglazenaantal 40
Waterglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Gebaksschotelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 4
Thermosbekersaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Schaaltjesaantal 8
Opslagboxenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Blikopenersaantal 2

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4

Organisatie

Kassa
Geldkist
Polsbandjesaantal 200
Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Schilderstapeaantal 6
Scharenaantal 6
Touwrollenaantal 4
Meetlintenaantal 2
Nietmachinesaantal 2
Inschrijfmappenaantal 4
Bezoekersplattegrondenaantal 150
Standhouderslijstenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Kassaformulierenaantal 50
Polsbandjesbakjesaantal 2

Veiligheid

EHBO-dozen
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig standhouders niet alleen per mail, maar stuur ook hun standnummer, opbouwtijd, route en parkeerinformatie. Doe dat uiterlijk 7 dagen voor de brocantebeurs, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Maak de plattegrond op basis van echte maten van marktkramen, klaptafels en eventuele partytenten. Houd looppaden vrij en tel minstens één praktische plek voor de entreetafel en cateringtafel mee.
Plan vrijwilligers per dienst in plaats van alleen namen te verzamelen. Zorg op de openingsdag voor bezetting bij de entree, hulp bij de opbouw en iemand die met portofoons of telefoon bereikbaar blijft.
Controleer catering en dieetwensen minstens 3 dagen vooraf. Koel dranken op tijd, zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar en vergeet contant wisselgeld naast de pinapparaten niet.
Loop de locatie de avond ervoor na met de materialenlijst: verlengkabels, stekkerdozen, standnummers, pijlborden, verlichting en transportkarren worden vaak pas bij de opbouw gemist. Open de locatie ruim vóór het aangekondigde bezoekersmoment voor een test van stroom en routing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een brocantebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en het benaderen van standhouders. Reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen, plattegrond, promotie, vrijwilligers en praktische controles.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een brocantebeurs?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de maat van de kramen. Tel eerst het aantal bruikbare standplaatsen op de plattegrond en houd ongeveer 10% ruimte achter de hand voor uitval, doorgangen of een late wijziging.
Wanneer stuur je de informatie naar standhouders?: Stuur de definitieve bevestiging met standnummer, opbouwtijd, route en parkeerinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Stuur een korte herinnering 1 à 2 dagen vooraf met alleen de belangrijkste tijden en contactgegevens.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een brocantebeurs?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de entree, één voor de opbouwbegeleiding en één aanspreekpunt voor praktische problemen per dienst. Bij veel standhouders of meerdere ruimtes is één extra vrijwilliger per 20 tot 25 stands verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.