Organiser une brocante sans rien oublier

Une brocante réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et la date, puis les exposants, les inscriptions et le plan des stands. Les dernières semaines servent à informer les vendeurs et les visiteurs, organiser les bénévoles et finaliser le matériel. Le jour J, l’accueil, la circulation et l’installation doivent être prêts avant l’arrivée des premiers exposants. Voici les points qui demandent le plus d’anticipation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Contacter les exposants
2 personnes
3
Envoyer le formulaire d’inscription
4
Traiter les inscriptions
5
Confirmer les exposants
6
Enregistrer les frais de stand
7
Créer le plan des stands
2 personnes
8
Attribuer les numéros de stand
9
Informer les exposants
10
Créer les invitations des visiteurs
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Annoncer le salon en ligne
13
Publier l’itinéraire
14
Publier les informations de stationnement
15
Planifier les bénévoles
16
Répartir les services
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Vérifier la liste des courses
19
Acheter le catering
2 personnes
20
Faire réaliser les imprimés
21
Retirer de la monnaie
22
Rassembler le matériel
2 personnes
23
Récupérer le matériel de location
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Organiser les clés et l’accès
27
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
28
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
29
Baliser l’entrée
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Délimiter les emplacements des stands
3 personnes
32
Placer les numéros des stands
2 personnes
33
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Monter la table de catering
2 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Installer l'éclairage
2 personnes
37
Installer la décoration
2 personnes
38
Installer la signalisation
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
42
Installer la table d'inscription

Événement

43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
45
Soutenir le montage du stand
3 personnes
46
Vérifier les derniers stands
2 personnes
47
Tenir l'entrée
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
2 personnes
49
Encaisser les droits d’entrée
2 personnes
50
Informer les visiteurs
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des boissons fraîches
2 personnes
53
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
57
Soutenir les exposants
2 personnes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Fermer l’entrée
2 personnes
60
Faire le check-out des exposants
3 personnes
61
Rassembler les objets perdus

Suivi

62
Démonter le matériel de stand
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Démonter l’éclairage
2 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Ranger le service traiteur
2 personnes
68
Trier les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Retirer les panneaux et les autocollants
2 personnes
72
Clôturer la caisse
2 personnes
73
Compter le stock
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Ranger les affaires restantes
2 personnes
76
Faire évacuer les déchets
77
Contacter les exposants après l’événement
78
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Table d’accueil
Table de cateringqté 2
Porte-manteauxqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Chariots de transportqté 2

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 4
Calculatricesqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 20
Cadres photoqté 6
Fleurs artificiellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à théqté 40
Verres à eauqté 40
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de pâtisseriesqté 40
Louchesqté 4
Mugs isothermesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 8
Caisses de stockageqté 8
Bacs à vaisselleqté 2
Tire-bouchonsqté 4
Ouvre-boîtesqté 2

Nettoyage

Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Gants en caoutchoucqté 8
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Organisation

Caisse
Caisse
Braceletsqté 200
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 6
Ciseauxqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Mètres rubansqté 2
Agrafeusesqté 2
Classeurs d’inscriptionqté 4
Plans des visiteursqté 150
Listes des exposantsqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Formulaires de caisseqté 50
Bacs à braceletsqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 6
Passe-câblesqté 8
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les exposants. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour envoyer le formulaire d’inscription, traiter les réponses et confirmer les participants.
Fermez les inscriptions à une date précise, puis attribuez les numéros de stand et dessinez le plan. Envoyez à chaque exposant son emplacement, l’horaire d’arrivée et les consignes au moins 7 jours avant la brocante.
Préparez les informations visiteurs séparément : invitation, itinéraire, stationnement et horaires. Publiez-les en ligne 2 à 3 semaines avant l’événement, puis rappelez-les quelques jours avant.
Planifiez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne référente pour l’accueil, une pour les exposants et une pour les imprévus. Des talkies-walkies ou des téléphones chargés évitent les allers-retours inutiles.
Faites une vérification finale la veille : monnaie, terminaux de paiement, rallonges, multiprises, éclairage, boissons refroidies et matériel de location. Ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tables, chaises, panneaux et stands avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une brocante ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les exposants, traiter les inscriptions, préparer le plan des stands et informer les visiteurs.
Quand faut-il contacter les exposants pour une brocante ?: Commencez 6 semaines avant la date prévue, ou plus tôt si la brocante est grande. Confirmez les inscriptions et les numéros de stand au minimum 7 jours avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour une brocante ?: Comptez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’installation et 1 référent pour environ 20 à 30 exposants. Ajoutez des renforts pendant les 2 premières heures, souvent les plus chargées.
Que faut-il préparer la veille d’une brocante ?: Préparez la monnaie, les moyens de paiement, les imprimés, la signalétique, les rallonges, les multiprises et l’éclairage. Refroidissez les boissons et rassemblez le matériel au plus tard la veille au soir.

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