Cómo organizar una feria de antigüedades paso a paso

Organizar una feria de antigüedades empieza mucho antes de abrir las puertas. Primero confirma la fecha y el lugar, y después cierra la participación de los expositores para poder dibujar un plano realista de los puestos. Las inscripciones, los pagos y la información de acceso deben quedar resueltos con antelación. En los últimos días, coordina voluntarios, catering, material impreso y montaje: son los puntos que más fácilmente se quedan para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Contactar con los expositores
2 personas
3
Enviar el formulario de inscripción
4
Gestionar inscripciones
5
Fijar los soportes de los puestos
6
Registrar el pago del stand
7
Hacer el plano de los stands
2 personas
8
Asignar números de stand
9
Informar a los responsables de los stands
10
Crear invitaciones para los visitantes
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Anunciar la feria en línea
13
Publicar la ruta
14
Publicar información de estacionamiento
15
Programar voluntarios
16
Distribuir las tareas
2 personas
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Comprobar la lista de la compra
19
Comprar catering
2 personas
20
Encargar material impreso
21
Conseguir cambio en efectivo
22
Reunir los materiales
2 personas
23
Recoger el material de alquiler
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Gestionar llaves y acceso
27
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
28
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
29
Cerrar el acceso
2 personas
30
Montar mesas y sillas
4 personas
31
Marcar los espacios de los stands
3 personas
32
Colocar números de stand
2 personas
33
Montar el mostrador de entrada
2 personas
34
Montar la mesa de catering
2 personas
35
Montar el punto de café
2 personas
36
Colgar la iluminación
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Colocar la señalización
2 personas
39
Comprobar los baños
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Probar la caja y el datáfono
2 personas
42
Preparar la mesa de inscripción

Evento

43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Indicar a los expositores su ubicación
3 personas
45
Apoyar el montaje del stand
3 personas
46
Comprobar los últimos stands
2 personas
47
Atender la entrada
2 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
49
Cobrar las entradas
2 personas
50
Informar a los visitantes
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir bebidas frías
2 personas
53
Reponer los aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños periódicamente
57
Apoyar a los expositores
2 personas
58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
59
Cerrar la entrada
2 personas
60
Registrar la salida de los expositores
3 personas
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Desmontar el material del stand
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Desmontar la iluminación
2 personas
66
Lavar la vajilla
2 personas
67
Recoger el catering
2 personas
68
Separar residuos
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Retirar carteles y adhesivos
2 personas
72
Cerrar la caja
2 personas
73
Contar el inventario
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
76
Retirar los residuos
77
Enviar seguimiento a los expositores
78
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 30
Mesa de entrada
Mesa de cateringcant. 2
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4
Carros de transportecant. 2

Equipo

Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Linternas de manocant. 4
Walkie-talkiescant. 4
Calculadorascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Pizarrascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Números de standcant. 20
Marcos de fotoscant. 6
Flores artificialescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasos de técant. 40
Vasos para aguacant. 40
Cucharillas de cafécant. 40
Platos para pastelescant. 40
Cucharonescant. 4
Vasos térmicoscant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Bandejas de servircant. 6
Cuencoscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 8
Cubetas para lavarcant. 2
Abrebotellascant. 4
Abrelatascant. 2

Limpieza

Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Guantes de gomacant. 8
Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4

Organización

Caja registradora
Caja registradora
Pulserascant. 200
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Cinta de pintorcant. 6
Tijerascant. 6
Rollos de cuerdacant. 4
Cintas métricascant. 2
Grapadorascant. 2
Carpetas de inscripcióncant. 4
Mapas para visitantescant. 150
Listas de expositorescant. 30
Pegatinas con nombrecant. 100
Formularios de cajacant. 50
Bandejas para pulserascant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilios
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Extintorescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de preparar el plano de los puestos. Cuando sepas cuántos expositores han pagado, asigna números y envía a cada responsable su ubicación, horario de llegada y soportes disponibles.
Publica la ruta y el estacionamiento junto con la invitación. Los visitantes suelen preguntar por dónde entrar y dónde dejar el coche el mismo día, cuando ya no hay tiempo para corregir una comunicación incompleta.
Programa a los voluntarios por franjas, no solo por nombres. Reserva personas para abrir el lugar, recibir a los expositores, orientar a los visitantes y resolver incidencias durante las horas de mayor afluencia.
Calcula el catering con las preferencias dietéticas recogidas y enfría las bebidas antes de abrir. Las máquinas de café, teteras, termos y neveras portátiles deben estar reunidos y comprobados el día anterior.
Haz una revisión de montaje con una lista física: carpas, mesas, sillas, carteles direccionales, números de puesto, alargadores, regletas y datáfonos. Lleva también cambio en efectivo, linternas y walkie-talkies para resolver problemas sin abandonar la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de antigüedades?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar el lugar, contactar con expositores y abrir las inscripciones. Deja la última semana para cerrar pagos, plano, difusión, compras y turnos de voluntarios.
¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?: Hazlo cuando las inscripciones estén prácticamente cerradas y los pagos registrados, normalmente entre 2 y 3 semanas antes. Así puedes asignar números sin rehacer el plano cada vez que cambia un expositor.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de antigüedades?: Como referencia, calcula 1 voluntario para la entrada, 1 para orientar a los visitantes y 1 para incidencias por cada 50 puestos. Añade al menos 2 personas durante el montaje y la apertura.
¿Qué se suele olvidar antes de abrir una feria de antigüedades?: Lo que más se retrasa es conseguir cambio, comprobar los datáfonos, colocar la señalización y enfriar las bebidas. Haz esa revisión el día anterior y abre el lugar al menos 2 horas antes de la llegada del público.

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