So organisierst du eine Brocante-Messe

Bei einer Brocante-Messe entscheidet nicht nur das Angebot der Stände über den Ablauf. Du musst früh klären, wer kommt, wie viele Plätze gebraucht werden und wie Besucher den Ort erreichen. Beginne mit Datum und Ort, hole danach verbindliche Anmeldungen ein und erstelle erst dann den Standplan. In der letzten Woche geht es vor allem um Wege, Helfer, Verpflegung, Beschilderung und Bargeld. So vermeidest du leere Plätze, doppelte Standnummern und Stress beim Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
3
Anmeldeformular versenden
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Standbetreiber bestätigen
6
Standgebühr erfassen
7
Standplan erstellen
2 Personen
8
Standnummern zuweisen
9
Standbetreiber informieren
10
Einladungen für Besucher erstellen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Messe online ankündigen
13
Wegbeschreibung veröffentlichen
14
Parkinformationen veröffentlichen
15
Freiwillige einplanen
16
Dienste aufteilen
2 Personen
17
Ernährungswünsche erfassen
18
Einkaufsliste prüfen
19
Catering einkaufen
2 Personen
20
Drucksachen anfertigen lassen
21
Bargeld-Wechselgeld holen
22
Materialien zusammenstellen
2 Personen
23
Mietmaterial abholen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Schlüssel und Zugang organisieren
27
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
28
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
29
Eingang absperren
2 Personen
30
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
31
Standflächen abstecken
3 Personen
32
Standnummern anbringen
2 Personen
33
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
34
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
36
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
2 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
41
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
42
Anmeldetisch vorbereiten

Event

43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Aussteller zum Stand führen
3 Personen
45
Standaufbau unterstützen
3 Personen
46
Letzte Stände kontrollieren
2 Personen
47
Eingang besetzen
2 Personen
48
Besucher begrüßen
2 Personen
49
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
50
Besucher informieren
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Kalte Getränke servieren
2 Personen
53
Snacks auffüllen
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
57
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Eingang schließen
2 Personen
60
Standbetreiber auschecken
3 Personen
61
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

62
Standmaterial abbauen
4 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Beleuchtung abbauen
2 Personen
66
Geschirr abwaschen
2 Personen
67
Catering aufräumen
2 Personen
68
Abfall trennen
3 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Schilder und Aufkleber entfernen
2 Personen
72
Kasse abschließen
2 Personen
73
Bestände zählen
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren
2 Personen
76
Abfall abtransportieren lassen
77
Aussteller im Nachgang benachrichtigen
78
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 20
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 30
Empfangstisch
CateringtischAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
HandlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 20
BilderrahmenAnz. 6
KunstblumenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 40
TeegläserAnz. 40
WassergläserAnz. 40
KaffeelöffelAnz. 40
GebäckplattenAnz. 40
ServierlöffelAnz. 4
ThermobecherAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 6
SchälchenAnz. 8
LagerboxenAnz. 8
SpülbeckenAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
DosenöffnerAnz. 2

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
GummihandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4

Organisation

Kasse
Geldkassette
ArmbänderAnz. 200
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
MarkerAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
AbdeckbandAnz. 6
ScherenAnz. 6
SeilrollenAnz. 4
MessbänderAnz. 2
TackerAnz. 2
AnmeldeordnerAnz. 4
BesucherpläneAnz. 150
AusstellerlistenAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 100
KassenformulareAnz. 50
ArmbändchenschalenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-Kästen
TaschenlampenAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Sprich Standbetreiber möglichst 6 bis 8 Wochen vor der Messe an. Verschicke das Anmeldeformular mit einer klaren Frist und erfasse Standgebühr, Kontaktdaten und besondere Wünsche zentral.
Erstelle den Standplan erst, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Weise jedem Stand eine Nummer zu und informiere die Betreiber mindestens 7 Tage vorher über Platz, Aufbauzeit und Zufahrt.
Veröffentliche Einladung, Wegbeschreibung und Parkhinweise spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Besucher brauchen bei einer Messe oft mehr Orientierung als nur eine Adresse.
Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und teile Empfang, Einweisung, Catering und Abbau getrennt auf. Funkgeräte oder eine feste Anlaufstelle helfen, wenn mehrere Bereiche gleichzeitig betreut werden müssen.
Bereite Wechselgeld, Kartenlesegeräte, Verlängerungskabel und Beleuchtung am Vortag vor. Getränke sollten vor dem Öffnen gekühlt sein; Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher gehören nicht erst während des Aufbaus auf die Einkaufsliste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Brocante-Messe organisieren?: Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Suche nach Standbetreibern. Spätestens 2 Wochen vor der Messe sollten Anmeldungen, Standgebühren, Standplan und Besucherinformationen weitgehend feststehen.
Wann muss ich die Standbetreiber für eine Brocante-Messe anschreiben?: Schreibe die ersten Betreiber 6 bis 8 Wochen vor dem Termin an. Setze für das Anmeldeformular eine Frist von etwa 3 Wochen vor der Messe, damit du freie Plätze noch nachbesetzen kannst.
Wie viele Helfer braucht man für eine Brocante-Messe?: Plane mindestens eine Person für Empfang und Einweisung, eine für Catering und zwei bis drei Personen für Aufbau und Abbau ein. Bei vielen Ständen ist eine Schicht von 2 bis 3 Stunden pro Aufgabenbereich übersichtlicher als ein durchgehender Einsatz.
Was muss am Tag vor der Brocante-Messe vorbereitet werden?: Sortiere Materialien, Standnummern, Wegweiser und Dekoration am Vortag nach Einsatzort. Hole außerdem Mietmaterial und Wechselgeld ab, prüfe Stromkabel und Kartenlesegeräte und kühle die Getränke rechtzeitig.

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