Zo organiseer je een brassbandconcert

Begin met de datum, locatie en bezetting van de brassband. Leg daarna het programma vast en werk terug vanaf de concertdatum: uitnodigingen, vrijwilligers, muziekpartijen, techniek en catering moeten elk hun eigen voorbereidingstijd krijgen. Een brassbandconcert loopt vooral vast wanneer podiumindeling, geluidscontrole en ontvangst pas op de dag zelf worden bekeken. Plan daarom een aparte repetitie en een technische test, zodat muzikanten, dirigent, presentator en publiek soepel door het programma gaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Repetitieruimte reserveren
3
Muzikantenlijst opstellen
4
Programma en repertoire vastleggen
2 personen
5
Dirigent en presentator bevestigen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers voor ontvangst werven
11
Vrijwilligers voor catering werven
12
Vrijwilligers voor opruimen werven
13
Stoelenplan maken
2 personen
14
Podiumindeling voor band maken
2 personen
15
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
16
Muziekpartijen kopiëren
2 personen
17
Programmaboekje opmaken
18
Programmaboekjes printen
19
Reserveringen voor materialen maken
20
Geluidsapparatuur testen
2 personen
21
Verlichtingsplan controleren
22
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
26
Allergeneninformatie klaarleggen
27
Muziekpartijen per stoel sorteren
3 personen
28
Aanmeldingen en gastenlijst printen
29
Contant wisselgeld voorbereiden
30
Locatiesleutels ophalen
31
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
32
Zaal en entree controleren
2 personen
33
Tafels voor ontvangst opstellen
2 personen
34
Stoelen voor publiek opstellen
4 personen
35
Stoelen voor muzikanten opstellen
3 personen
36
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
37
Dirigentenstandaard plaatsen
2 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Verlichting instellen
2 personen
41
Decoratie ophangen
2 personen
42
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
43
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
44
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
45
Dranken koud zetten
2 personen
46
Toiletten controleren
47
Ontvangstbalie inrichten
2 personen

Event

48
Muzikanten ontvangen
3 personen
49
Instrumenten en koffers plaatsen
4 personen
50
Gasten ontvangen
4 personen
51
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
52
Garderobe innemen
2 personen
53
Concert openen
54
Eerste concertdeel uitvoeren
35 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Pauzebuffet serveren
4 personen
57
Gebruikte kopjes afruimen
2 personen
58
Tweede concertdeel uitvoeren
35 personen
59
Publieksvragen begeleiden
60
Applausmoment en afsluiting begeleiden
61
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
62
Avondbuffet serveren
4 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Informeel samenzijn begeleiden
2 personen
65
Garderobe teruggeven
2 personen
66
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

67
Instrumenten veilig inpakken
4 personen
68
Muzieklessenaars inklappen
3 personen
69
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
70
Catering afruimen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
74
Decoratie verwijderen
2 personen
75
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Geleende materialen controleren
2 personen
78
Materialen retourneren
2 personen
79
Locatiesleutels terugbrengen
80
Overgebleven eten opslaan
2 personen
81
Borg en kas controleren
2 personen
82
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelen voor publiekaantal 120
Stoelen voor muzikantenaantal 35
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Klaptafelsaantal 3
Tafelrokkenaantal 3

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 35
Dirigentenstandaard
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Bedrade microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
XLR-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 6
Muziekstandaardlampjesaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Concertpostersaantal 10
Tafeldecoratieaantal 8
Entreebord
Programmastandaardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 45

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Toiletborstelsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de podiumindeling zodra de muzikantenlijst vaststaat. Reserveer ruimte voor alle muzieklessenaars, de dirigentenstandaard en voldoende bewegingsruimte; controleer dit uiterlijk tijdens de repetitie in de concertzaal.
Plan de geluids- en lichtcontrole niet tussen binnenkomst en aanvang. Test microfoons, mengpaneel, actieve speakers, kabels en stekkerdozen op een apart moment en leg kabels vast met kabelmatten voordat publiek arriveert.
Werk het programmaboekje af nadat repertoire en volgorde definitief zijn. Houd een kleine reserve aan bij het printen, omdat programmaboekjes vaak zoekraken of extra nodig zijn voor muzikanten, dirigent en presentator.
Wijs ontvangst, catering en opruimen aan verschillende vrijwilligers toe. Zet de bezetting minimaal 2 weken vooraf vast en geef iedereen een begintijd, zodat de ontvangst niet tegelijk met het klaarzetten van koffie en dranken gebeurt.
Bereken catering op basis van het verwachte aantal bezoekers en het programma. Zet gekoelde dranken vooraf klaar in koelboxen en controleer vóór opening of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes en serveermateriaal op hun plaats staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een brassbandconcert organiseren?: Leg datum, locatie en repetitieruimte bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer daarna snel de muzikanten, dirigent en presentator, zodat repertoire, uitnodigingen en vrijwilligersplanning op tijd kunnen volgen.
Wanneer moet je het repertoire voor een brassbandconcert vastleggen?: Stel het programma minimaal 6 weken voor het concert definitief vast. Dan is er tijd om muziekpartijen te verzamelen en te kopiëren, de repetities te plannen en het programmaboekje te maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een brassbandconcert?: Plan minstens één vrijwilliger voor ontvangst, één voor catering en één voor opruimen; bij een groter publiek heb je per taak extra bezetting nodig. Leg de indeling uiterlijk 2 weken vooraf vast en geef iedere vrijwilliger een duidelijke starttijd.
Wanneer test je de geluidsapparatuur bij een brassbandconcert?: Test de volledige opstelling uiterlijk enkele dagen vooraf en voer op de concertdag nog een korte controle uit. Controleer microfoons, mengpaneel, speakers, statieven, XLR-kabels, verlengkabels en stroompunten voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.