Organiser un concert de fanfare, étape par étape

Un concert de fanfare se prépare d’abord autour de la date, du lieu et des musiciens disponibles. Ensuite, fixez le programme, répartissez les rôles et lancez les invitations assez tôt pour connaître le nombre de spectateurs. Les points qui posent le plus souvent problème sont la configuration de scène, les partitions manquantes, les essais de son et l’organisation de l’accueil. Le catering se calcule seulement après les inscriptions et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver la salle de répétition
3
Établir la liste des musiciens
4
Définir le programme et le répertoire
2 personnes
5
Confirmer le chef d'orchestre et le présentateur
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recruter des bénévoles pour l'accueil
11
Recruter des bénévoles pour le catering
12
Recruter des bénévoles pour le rangement
13
Établir le plan des sièges
2 personnes
14
Créer la configuration de scène pour le groupe
2 personnes
15
Rassembler les partitions
2 personnes
16
Copier les partitions musicales
2 personnes
17
Mettre en page le programme
18
Imprimer les livrets du programme
19
Faire les réservations de matériel
20
Tester le matériel sonore
2 personnes
21
Vérifier le plan d’éclairage
22
Calculer les quantités de catering
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Stocker les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les informations sur les allergènes
27
Trier les partitions de musique par chaise
3 personnes
28
Imprimer les inscriptions et la liste des invités
29
Préparer la monnaie
30
Récupérer les clés du lieu
31
Réceptionner les livraisons
2 personnes
32
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
33
Installer les tables d'accueil
2 personnes
34
Installer les chaises pour le public
4 personnes
35
Installer des chaises pour les musiciens
3 personnes
36
Installer les pupitres
3 personnes
37
Installer le pupitre de chef d’orchestre
2 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Régler l’éclairage
2 personnes
41
Installer la décoration
2 personnes
42
Préparer les livrets de programme
2 personnes
43
Monter le buffet traiteur
3 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Mettre les boissons au frais
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
47
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

48
Accueillir les musiciens
3 personnes
49
Installer les instruments et les valises
4 personnes
50
Accueillir les invités
4 personnes
51
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
52
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
53
Ouvrir le concert
54
Interpréter la première partie du concert
35 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir le buffet de pause
4 personnes
57
Débarrasser les tasses utilisées
2 personnes
58
Interpréter la deuxième partie du concert
35 personnes
59
Animer les questions du public
60
Animer le moment d’applaudissements et la clôture
61
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
62
Servir le buffet du soir
4 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Animer le moment informel
2 personnes
65
Rendre le vestiaire
2 personnes
66
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

67
Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
68
Replier les pupitres de musique
3 personnes
69
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
70
Débarrasser le service traiteur
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
74
Retirer la décoration
2 personnes
75
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
76
Nettoyer les toilettes
2 personnes
77
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
78
Retourner les matériels
2 personnes
79
Rapporter les clés du lieu
80
Stocker les restes
2 personnes
81
Vérifier la caution et la caisse
2 personnes
82
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Chaises pour musiciensqté 35
Tablesqté 8
Portantsqté 3
Tables pliantesqté 3
Jupes de tableqté 3

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones filairesqté 2
Pieds de microqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles XLRqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 6
Lampes de pupitreqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 80
Cuillères de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Affiches de concertqté 10
Décoration de tableqté 8
Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 4
Badges nominatifsqté 45

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Poubellesqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, la salle de répétition et le lieu avant de diffuser les invitations. Prévoyez au moins une répétition dans la configuration réelle de la scène pour vérifier les pupitres, les chaises et la circulation.
Arrêtez le programme et le répertoire avant d’imprimer les partitions et les livrets. Gardez quelques exemplaires de secours : une partition oubliée ou annotée au dernier moment peut ralentir toute la mise en place.
Dessinez le plan de scène avec les chaises des musiciens, les pupitres, les microphones et les câbles avant le jour du concert. Testez la table de mixage, les rallonges, les multiprises et l’éclairage au moins une semaine à l’avance.
Répartissez l’accueil, le catering et le rangement entre des bénévoles différents. Pour une soirée de deux à trois heures, prévoyez des équipes avec des horaires précis, afin que personne ne doive quitter son poste au mauvais moment.
Attendez la clôture des inscriptions pour calculer les boissons et les portions. Mettez les boissons au frais la veille et préparez séparément les tasses, verres, assiettes, couverts, carafes et thermos pour éviter les recherches pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert de fanfare ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le concert. La date, le lieu, le chef d’orchestre, le programme et la liste des musiciens doivent être confirmés dans les 4 premières semaines.
Quand envoyer les invitations pour un concert de fanfare ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la représentation. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le concert pour pouvoir finaliser les sièges, le catering et les besoins alimentaires.
Quand tester la sonorisation d’un concert de fanfare ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant, puis un contrôle sur place le jour du concert. Vérifiez notamment les microphones, la table de mixage, les câbles XLR, les pieds de haut-parleur et les rallonges.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert de fanfare ?: Prévoyez au minimum 3 rôles distincts : accueil, catering et rangement. Pour une salle de plus de 100 spectateurs, ajoutez au moins une personne à l’accueil et une personne au catering afin de limiter les files d’attente.

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