Cómo organizar un concierto de banda de metales sin perder el control

Empieza por cerrar la fecha, el lugar y la lista de músicos antes de preparar invitaciones o material. Después fija el repertorio, confirma al director y al presentador, y reserva la sala de ensayo. La parte que más tiempo consume suele ser coordinar partituras, escenario, sonido y voluntarios al mismo tiempo. Si trabajas con un calendario de plazos, llegarás al concierto con el programa impreso, las bebidas refrigeradas y el equipo probado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Reservar la sala de ensayo
3
Elaborar lista de músicos
4
Fijar el programa y el repertorio
2 personas
5
Confirmar al director y al presentador
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reclutar voluntarios para la recepción
11
Reclutar voluntarios para catering
12
Reclutar voluntarios para la limpieza
13
Hacer el plano de asientos
2 personas
14
Crear la distribución del escenario para la banda
2 personas
15
Recopilar las partituras
2 personas
16
Copiar las partituras
2 personas
17
Maquetar el programa
18
Imprimir los folletos del programa
19
Hacer reservas de material
20
Probar el equipo de sonido
2 personas
21
Comprobar el plan de iluminación
22
Calcular las cantidades de catering
2 personas
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
26
Dejar lista la información sobre alérgenos
27
Clasificar las partituras por silla
3 personas
28
Imprimir inscripciones y lista de invitados
29
Preparar cambio en efectivo
30
Recoger las llaves del recinto
31
Recibir las entregas
2 personas
32
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
33
Montar las mesas de recepción
2 personas
34
Colocar las sillas para el público
4 personas
35
Preparar sillas para los músicos
3 personas
36
Colocar los atriles
3 personas
37
Colocar el atril del director
2 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Probar los micrófonos
2 personas
40
Configurar la iluminación
2 personas
41
Colgar la decoración
2 personas
42
Dejar listos los programas
2 personas
43
Montar el bufé de catering
3 personas
44
Preparar café y té
2 personas
45
Enfriar las bebidas
2 personas
46
Comprobar los baños
47
Montar el mostrador de recepción
2 personas

Evento

48
Recibir a los músicos
3 personas
49
Colocar los instrumentos y los estuches
4 personas
50
Recibir a los invitados
4 personas
51
Repartir los programas
2 personas
52
Recoger el guardarropa
2 personas
53
Abrir el concierto
54
Interpretar la primera parte del concierto
35 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Servir el buffet del descanso
4 personas
57
Retirar las tazas usadas
2 personas
58
Realizar la segunda parte del concierto
35 personas
59
Gestionar las preguntas del público
60
Guiar el momento de aplauso y cierre
61
Preparar el bufé de la noche
4 personas
62
Servir el buffet de la noche
4 personas
63
Rellenar las bebidas
2 personas
64
Coordinar una reunión informal
2 personas
65
Devolver el guardarropa
2 personas
66
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

67
Empaquetar los instrumentos de forma segura
4 personas
68
Plegar los atriles de música
3 personas
69
Apagar el equipo de sonido
2 personas
70
Retirar el catering
4 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Recoger mesas y sillas
4 personas
74
Retirar la decoración
2 personas
75
Limpiar la sala y la entrada
4 personas
76
Limpiar los baños
2 personas
77
Comprobar el material prestado
2 personas
78
Devolver los materiales
2 personas
79
Devolver las llaves del recinto
80
Guardar la comida sobrante
2 personas
81
Comprobar la fianza y la caja
2 personas
82
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas para el públicocant. 120
Sillas para músicoscant. 35
Mesascant. 8
Percheroscant. 3
Mesas plegablescant. 3
Faldones para mesascant. 3

Equipo

Atriles de músicacant. 35
Atril de director
Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos con cablecant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Cables XLRcant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6
Luces para atril de músicacant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 80
Cucharones de servircant. 8
Jarrascant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cajas de almacenamientocant. 8
Bandejas de servircant. 10
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Pósters del conciertocant. 10
Decoración de mesacant. 8
Cartel de entrada
Atriles para programascant. 4
Tarjetas de nombrecant. 45

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Papeleracant. 6
Escobillas de bañocant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el repertorio al menos 4 semanas antes del concierto. Así tendrás tiempo para recopilar y copiar las partituras, preparar el programa y detectar qué músicos necesitan material adicional.
Haz la distribución del escenario durante un ensayo, no el día del concierto. Coloca las sillas de los músicos, los atriles, el atril del director y los micrófonos, y deja pasillos despejados para cables y entradas.
Prueba el sonido y la iluminación de los atriles entre 7 y 10 días antes. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable XLR, alargador y regleta; guarda también alfombrillas para cubrir los cables en las zonas de paso.
Envía las invitaciones unas 3 semanas antes y cierra las inscripciones 5 días antes. En ese momento confirma el plano de asientos, las preferencias dietéticas y las cantidades de comida y bebida.
Asigna tres equipos de voluntarios: recepción, catering y limpieza, con responsables identificados antes de abrir las puertas. Refrigera las bebidas el día anterior y coloca mesas, percheros, vajilla, termos y cafeteras antes de la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de banda de metales?: Reserva la sala y confirma a los músicos entre 8 y 12 semanas antes. Deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, probar el equipo, imprimir el programa y ajustar el escenario.
¿Cuándo hay que fijar el repertorio de un concierto?: Fíjalo como mínimo 4 semanas antes. Con ese plazo puedes recopilar y copiar las partituras, ensayar el programa y corregir cambios antes de imprimir los folletos.
¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?: Haz una prueba completa entre 7 y 10 días antes y otra comprobación breve el mismo día. Revisa micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, soportes, cables, regletas y luces de atril.
¿Cuánta bebida hay que calcular para el concierto?: Para la recepción y el descanso, calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 %. Separa las bebidas refrigeradas el día anterior y ajusta el cálculo según la duración del programa y el catering.

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