Brassbandkonzert organisieren: der praktische Ablauf

Ein Brassbandkonzert steht und fällt mit dem Zusammenspiel von Musik, Technik und Helfern. Beginne mit Datum, Ort und Musikerbesetzung und lege danach Repertoire, Moderation und Einlass fest. In den letzten Wochen werden Partituren, Programmhefte, Bestuhlung und Bühnenaufstellung konkret. Plane außerdem früh genug Tonanlage, Beleuchtung, Verpflegung und Getränke – besonders Dinge wie Kabel, Notenständerleuchten und gekühlte Lagerung werden oft erst am Veranstaltungstag bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Proberaum reservieren
3
Musikerliste erstellen
4
Programm und Repertoire festlegen
2 Personen
5
Dirigenten und Moderator bestätigen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige für den Empfang werben
11
Freiwillige für die Verpflegung anwerben
12
Freiwillige für die Aufräumarbeiten rekrutieren
13
Bestuhlungsplan erstellen
2 Personen
14
Bühnenaufstellung für die Band erstellen
2 Personen
15
Musikpartituren sammeln
2 Personen
16
Musiknoten kopieren
2 Personen
17
Programmheft gestalten
18
Programmhefte drucken
19
Materialreservierungen erstellen
20
Tonanlage testen
2 Personen
21
Beleuchtungsplan prüfen
22
Cateringmengen berechnen
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
26
Allergeninformationen bereitlegen
27
Musikblätter nach Stuhl sortieren
3 Personen
28
Anmeldungen und Gästeliste ausdrucken
29
Kleingeld für den Wechsel vorbereiten
30
Standortschlüssel abholen
31
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
32
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
33
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
34
Stühle für das Publikum aufstellen
4 Personen
35
Stühle für Musiker aufstellen
3 Personen
36
Notenständer aufstellen
3 Personen
37
Dirigentenpult aufstellen
2 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Beleuchtung einrichten
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
2 Personen
42
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
43
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
44
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
45
Getränke kalt stellen
2 Personen
46
Toiletten kontrollieren
47
Empfangstheke einrichten
2 Personen

Event

48
Musiker empfangen
3 Personen
49
Instrumente und Koffer aufstellen
4 Personen
50
Gäste empfangen
4 Personen
51
Programmhefte verteilen
2 Personen
52
Garderobe besetzen
2 Personen
53
Konzert eröffnen
54
Ersten Konzertteil aufführen
35 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Pausebuffet servieren
4 Personen
57
Benutzte Tassen abräumen
2 Personen
58
Zweiten Konzertteil aufführen
35 Personen
59
Publikumsfragen betreuen
60
Applausmoment und Abschluss begleiten
61
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
62
Abendbuffet servieren
4 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Lockeres Beisammensein betreuen
2 Personen
65
Garderobe zurückgeben
2 Personen
66
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

67
Instrumente sicher einpacken
4 Personen
68
Notenpulte zusammenklappen
3 Personen
69
Tonanlage ausschalten
2 Personen
70
Catering abräumen
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
74
Dekoration entfernen
2 Personen
75
Saal und Eingang reinigen
4 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
78
Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Locationschlüssel zurückbringen
80
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
81
Kaution und Kasse kontrollieren
2 Personen
82
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Sitzplätze für das PublikumAnz. 120
Stühle für MusikerAnz. 35
TischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KlappischeAnz. 3
TischröckeAnz. 3

Ausstattung

NotenpulteAnz. 35
Dirigentenpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
KabelmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherstativeAnz. 2
XLR-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 6
NotenständerleuchtenAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 8
ServierschalenAnz. 10
ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

KonzertplakateAnz. 10
TischdekorationAnz. 8
Eingangsschild
ProgrammständerAnz. 4
NamensschilderAnz. 45

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege spätestens sechs bis acht Wochen vorher Musiker, Dirigent, Moderator und Repertoire fest. So bleiben mindestens zwei Proben, um Übergänge, Ansagen und die endgültige Reihenfolge zu testen.
Erstelle den Bühnen- und Bestuhlungsplan nicht erst beim Aufbau. Zeichne ein, wo Notenpulte, Dirigentenpult, Musikerstühle, Lautsprecher und Kabelwege stehen, und prüfe die Sichtlinien vom Publikum aus.
Teste die Tonanlage mindestens sieben Tage vorher mit Mischpult, Mikrofonen, XLR-Kabeln und Lautsprechern. Plane zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten Soundcheck am Konzerttag ein; Kabelmatten und Verlängerungskabel werden dabei häufig vergessen.
Verschicke Einladungen früh und schließe die Anmeldeliste spätestens eine Woche vor dem Konzert. Erfasse dabei Ernährungswünsche und teile Empfang, Verpflegung und Aufräumen mit jeweils mindestens einer verantwortlichen Person ein.
Berechne Catering und Getränke anhand der bestätigten Gästezahl und kaufe verderbliche Waren ein bis zwei Tage vorher. Stelle Kühlboxen, Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Geschirr bereits am Vorabend bereit, damit der Einlass nicht durch Vorbereitungen blockiert wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Brassbandkonzert organisieren?: Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikerbesetzung. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Programm, Einladungen, Helfer und Technikplanung feststehen.
Wie viele Proben braucht eine Brassband vor einem Konzert?: Plane mindestens zwei gemeinsame Proben nach der Festlegung des Programms ein. Für ein neues oder anspruchsvolles Repertoire sind drei bis vier Proben sinnvoll, einschließlich einer Probe mit Moderation und vollständiger Reihenfolge.
Wann sollte die Tontechnik für ein Brassbandkonzert getestet werden?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens sieben Tage vor dem Konzert durch. Am Veranstaltungstag brauchst du zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau, Mikrofonpositionen und Soundcheck.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Brassbandkonzert?: Rechne für Bestuhlung, Bühne, Notenpulte, Beleuchtung und Tonanlage mit mindestens zwei bis drei Stunden. Halte außerdem 30 Minuten Reserve für fehlende Kabel, Umstellungen oder einen zusätzlichen Funktionstest frei.

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