Zo organiseer je een bouwcongres zonder last-minute stress

Begin met het programma en de datum, en werk daarna pas de locatie, sprekers en uitnodigingen uit. Voor een bouwcongres moet je techniek vroeg controleren: presentaties, projectie, microfoons en aansluitingen bepalen het tempo van de dag. Verzamel dieetwensen en naamkaartgegevens via het aanmeldformulier, zodat catering en registratie niet op het laatste moment vastlopen. Plan daarnaast een vaste opbouw- en testtijd op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Sprekers en presentaties bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Parkeerinformatie versturen
9
Reserveringen maken
2 personen
10
Cateringmenu samenstellen
2 personen
11
Technische wensen inventariseren
2 personen
12
Naamkaartgegevens verzamelen
13
Programma laten drukken
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Presentaties verzamelen
16
Presentaties technisch controleren
2 personen
17
Cateringbestelling plaatsen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Zaal controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Registratiebalie opbouwen
2 personen
26
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
27
Programma's klaarleggen
28
Routeborden ophangen
2 personen
29
Presentaties op laptop zetten
2 personen
30
Projector aansluiten
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Verlichting instellen
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Buffet opbouwen
3 personen
35
Lunchgerechten klaarzetten
3 personen
36
Avondbuffet voorbereiden
3 personen
37
Personeelsbriefing houden
6 personen

Event

38
Registratiebalie bemannen
3 personen
39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Koffie en thee serveren
3 personen
41
Openingssessie begeleiden
2 personen
42
Sprekers aankondigen
43
Presentaties ondersteunen
2 personen
44
Tijdschema bewaken
45
Dranken bijvullen
3 personen
46
Koffiepauze verzorgen
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
49
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
50
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
51
Dinerbuffet openen
3 personen
52
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
55
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
56
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

57
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
58
Buffet afbreken
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Afval sorteren
3 personen
61
Zaal schoonmaken
4 personen
62
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Materialen inladen
3 personen
65
Apparatuur veilig verpakken
2 personen
66
Locatie opleveren
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Overgebleven eten koelen
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Sprekers bedanken
71
Deelnemersmail versturen
72
Presentaties nasturen
73
Facturen controleren
74
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
USB-sticksaantal 2
Powerbanksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Buffetschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoboxenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartstandaardsaantal 110
Routebordhoudersaantal 8
Podiumbord

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Registratieformulierenaantal 120
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Badgehoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 120

Drukwerk

Programma'saantal 120
Sprekerskaartjesaantal 10
Evaluatiekaartenaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schilderstapeaantal 6
Markeerstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, zaalindeling en sprekers eerst vast. Reserveer daarna pas catering en drukwerk, zodat je geen programma’s of naamkaartjes hoeft te vervangen bij wijzigingen.
Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie definitief zijn. Vraag meteen om dieetwensen, parkeerbehoefte en de exacte naam voor het naamkaartje; verwerk die gegevens uiterlijk een week voor het congres.
Vraag presentaties enkele dagen vooraf op en test elke presentatie op de presentatielaptop. Controleer ook HDMI-kabels, adapters, projectie, draadloze microfoons en het geluidsniveau voordat de eerste spreker binnenkomt.
Plan de catering op het programma, niet alleen op het aantal deelnemers. Zet koffie en water bij binnenkomst klaar, regel lunch volgens de bevestigde dieetwensen en koel dranken pas wanneer je weet hoeveel ruimte en apparatuur beschikbaar zijn.
Reserveer op de congresdag minimaal 2 uur voor opbouw en controle. Zet registratiebalie, tafels, stoelen en buffettafels eerst op hun plek; test daarna de techniek en controleer of naamkaartjes, programma’s en parkeerinformatie klaar liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bouwcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Open het aanmeldformulier zodra die basis vaststaat, zodat je catering en zaalopstelling op actuele aantallen kunt afstemmen.
Wanneer moet ik de presentaties voor een bouwcongres verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf op. Plan daarnaast op de congresdag minimaal 60 minuten voor een technische controle op de presentatielaptop, projector, HDMI-aansluitingen en microfoons.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bouwcongres op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, congresstoelen, registratiebalie, buffettafels en techniek. Voeg 30 minuten toe als de zaalindeling nog moet worden aangepast of als meerdere sprekers verschillende aansluitingen gebruiken.
Wanneer moet je dieetwensen en catering aantallen doorgeven?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en sluit de inventarisatie 7 dagen voor het congres. Plaats de definitieve cateringbestelling daarna op basis van het werkelijke aantal deelnemers en de geregistreerde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.