Boodschappenlijst voor een bouwcongres

Voor een bouwcongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. De registratiebalie, presentaties, catering en techniek moeten tegelijk werken, vaak met meerdere sprekers op één dag. Gebruik de lijst hieronder om materiaal te kopen, te huren of mee te nemen. Let vooral op aansluitingen, reservekabels, naamkaartjes en genoeg servies voor koffiepauzes en lunch. Controleer vóór vertrek of alle spullen op de locatie passen en of de stroomvoorziening voldoende is.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Plan per deelnemer minimaal één koffie- of waterglas per gebruiksmoment, plus ongeveer 10% reserve. Voor een congres met meerdere pauzes voorkom je zo dat servies tussendoor moet worden afgewassen.
Neem voor de presentaties minimaal twee HDMI-adapters, twee HDMI-kabels en één USB-stick met alle presentaties mee. Controleer de bestanden uiterlijk één werkdag vooraf op de presentatielaptop.
Reken bij draadloze microfoons op één microfoon per actieve spreker en houd minstens één reservebatterij per microfoon apart. Test het bereik vanuit het midden en de achterste rij van de zaal.
Zet bij de registratiebalie naamkaartjes, een registratietafel en een aparte stroomvoorziening voor laptop of andere apparatuur klaar. Leg de materialen uiterlijk 60 minuten vóór de start op hun plek.
Koel dranken en zet koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudkannen ten minste 30 minuten vóór de eerste ontvangst klaar. Bestel of koop voor een congres met catering ongeveer 10% extra servies en drank boven het verwachte aantal deelnemers.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een bouwcongres?: Voor de basis heb je congresstoelen, tafels, een registratietafel, buffettafels, projector, projectiescherm, presentatielaptop, microfoons en geluidsapparatuur nodig. Voeg HDMI-kabels, adapters, verlengsnoeren, stekkerdozen, servies en koffieapparatuur toe.
Hoeveel stoelen moet ik regelen voor een bouwcongres?: Regel één stoel per aangemelde deelnemer en tel 5 tot 10% reserve als de zaalruimte dat toelaat. Bij 100 deelnemers betekent dat 105 tot 110 congresstoelen.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een congres?: Neem per deelnemer minimaal één koffiekopje, één waterglas, één bord en één bestekset per eetmoment. Voeg 10% reserve toe; voor 80 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 88 stuks per veelgebruikt item.
Wanneer moet ik de techniek voor een bouwcongres controleren?: Controleer projector, scherm, laptop, microfoons, luidsprekers en aansluitingen uiterlijk één werkdag vóór het congres. Doe op de congresdag zelf nog een volledige test, minstens 90 minuten vóór de ontvangst.