Cómo organizar un congreso de la construcción

Organizar un congreso de la construcción requiere cerrar primero el programa, la sede y los ponentes; después puedes abrir las inscripciones y contratar el catering con datos reales. La preparación técnica merece una revisión propia: presentaciones, proyector, sonido, cables y adaptadores deben probarse antes del día del evento. También tendrás que coordinar preferencias dietéticas, aparcamiento, acreditaciones y la distribución de la sala. El plan completo ordena las 74 tareas y los 62 materiales necesarios para llegar al montaje sin improvisaciones.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Confirmar ponentes y presentaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Enviar la información de aparcamiento
9
Hacer reservas
2 personas
10
Preparar el menú de catering
2 personas
11
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
12
Recopilar datos para las tarjetas de nombre
13
Imprimir el programa
14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
15
Recopilar las presentaciones
16
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
17
Realizar el pedido de catering
18
Hacer la compra
3 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar aperitivos
3 personas
21
Llevar materiales al lugar
3 personas
22
Comprobar la sala
2 personas
23
Montar mesas
4 personas
24
Colocar las sillas
4 personas
25
Montar el mostrador de registro
2 personas
26
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
27
Preparar los programas
28
Colgar los carteles de ruta
2 personas
29
Pasar las presentaciones al portátil
2 personas
30
Conectar el proyector
2 personas
31
Probar los micrófonos
2 personas
32
Configurar la iluminación
2 personas
33
Montar el punto de café
2 personas
34
Montar el buffet
3 personas
35
Preparar los platos del almuerzo
3 personas
36
Preparar el buffet de la noche
3 personas
37
Hacer la reunión informativa del personal
6 personas

Evento

38
Atender la mesa de registro
3 personas
39
Recibir a los visitantes
3 personas
40
Servir café y té
3 personas
41
Coordinar la sesión de apertura
2 personas
42
Anunciar a los ponentes
43
Apoyar las presentaciones
2 personas
44
Vigilar el horario
45
Rellenar las bebidas
3 personas
46
Organizar la pausa del café
3 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Recoger preguntas del público
2 personas
49
Moderar el panel de discusión
2 personas
50
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
51
Abrir el bufé de la cena
3 personas
52
Reponer el buffet de cena
3 personas
53
Servir comidas especiales
2 personas
54
Atender el cóctel de networking
3 personas
55
Despedir a los visitantes
2 personas
56
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

57
Recoger la vajilla usada
3 personas
58
Desmontar el bufé
3 personas
59
Apagar el equipo
2 personas
60
Clasificar residuos
3 personas
61
Limpiar la sala
4 personas
62
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
63
Retirar la decoración
2 personas
64
Cargar los materiales
3 personas
65
Empaquetar el equipo de forma segura
2 personas
66
Entregar la ubicación
2 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Agradecer a los ponentes
71
Enviar el correo a los participantes
72
Enviar las presentaciones
73
Revisar las facturas
74
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 110
Mesascant. 14
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 6
Taburetescant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Memorias USBcant. 2
Baterías externascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharones de servircant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de buffetcant. 12
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cajas térmicascant. 6

Decoración

Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 8
Soportes para tarjetas de nombrecant. 110
Soportes para carteles de rutacant. 8
Cartel del escenario

Registro

Tarjetas de nombrecant. 120
Formularios de registrocant. 120
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Portabadgescant. 120
Pulserascant. 120

Impresos

Programascant. 120
Tarjetas para ponentescant. 10
Tarjetas de evaluacióncant. 120
Carteles direccionalescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Cinta de pintorcant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la distribución de la sala antes de enviar invitaciones. Así sabrás cuántas sillas, mesas y puestos de registro necesitas y evitarás cambiar el aforo después.
Abre el formulario de inscripción cuando los ponentes y los horarios estén suficientemente confirmados. Pide desde el principio los datos para las tarjetas de nombre, las preferencias dietéticas y, si procede, la información de aparcamiento.
Recopila las presentaciones varios días antes y haz una prueba técnica conjunta. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables HDMI, los adaptadores y las regletas.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y no solo del aforo máximo. Confirma el menú, las necesidades dietéticas y la entrega antes de preparar aperitivos, enfriar bebidas y organizar café, té, agua y vajilla.
Reserva la última jornada para llevar los materiales al lugar y revisar la sala. Monta primero mesas, sillas y el mostrador de registro; después coloca buffet, percheros y equipos para que el acceso de los asistentes quede despejado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de la construcción?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas gestionar inscripciones, catering y equipos técnicos. Reserva la sede y fija el programa en las primeras 2 semanas.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para pedir el catering?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del congreso, o según el plazo que exija el proveedor. Usa ese recuento para confirmar menús, preferencias dietéticas, bebidas, vajilla y personal necesario.
¿Cuándo hay que comprobar las presentaciones y el sonido?: Recopila las presentaciones al menos 3 días antes y realiza una prueba técnica completa como mínimo 1 día antes. Lleva también copias en una memoria USB y adaptadores HDMI de reserva.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje de la sala?: Reserva entre 3 y 4 horas para colocar mesas, sillas, registro, buffet, proyección y sonido en una sala de congreso. Haz la comprobación final al menos 60 minutos antes de recibir a los asistentes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.