LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Bouwcongres organiseren: checklist en planning

Een bouwcongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je stemt sprekers, presentaties, techniek, registratie, catering en parkeerinformatie op elkaar af. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna toe naar aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste dagen controleer je presentaties, naamkaartjes, dranken, materialen en de opstelling van de zaal. Deze checklist helpt je de 74 taken en 62 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Locatie en zaalindeling bevestigen

    2 personen

  • Sprekers en presentaties bevestigen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Parkeerinformatie versturen

  • Reserveringen maken

    2 personen

  • Cateringmenu samenstellen

    2 personen

  • Technische wensen inventariseren

    2 personen

  • Naamkaartgegevens verzamelen

  • Programma laten drukken

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Presentaties verzamelen

  • Presentaties technisch controleren

    2 personen

  • Cateringbestelling plaatsen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Materialen naar locatie brengen

    3 personen

  • Zaal controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Registratiebalie opbouwen

    2 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

    2 personen

  • Programma's klaarleggen

  • Routeborden ophangen

    2 personen

  • Presentaties op laptop zetten

    2 personen

  • Projector aansluiten

    2 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Verlichting instellen

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Lunchgerechten klaarzetten

    3 personen

  • Avondbuffet voorbereiden

    3 personen

  • Personeelsbriefing houden

    6 personen

Event

  • Registratiebalie bemannen

    3 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Openingssessie begeleiden

    2 personen

  • Sprekers aankondigen

  • Presentaties ondersteunen

    2 personen

  • Tijdschema bewaken

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Koffiepauze verzorgen

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Vragen uit de zaal verzamelen

    2 personen

  • Paneldiscussie begeleiden

    2 personen

  • Pauzeruimte netjes houden

    2 personen

  • Dinerbuffet openen

    3 personen

  • Dinerbuffet aanvullen

    3 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Netwerkborrel verzorgen

    3 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

    2 personen

Nazorg

  • Gebruikt servies verzamelen

    3 personen

  • Buffet afbreken

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Afval sorteren

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Tafels en stoelen terugzetten

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Materialen inladen

    3 personen

  • Apparatuur veilig verpakken

    2 personen

  • Locatie opleveren

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Overgebleven eten koelen

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Sprekers bedanken

  • Deelnemersmail versturen

  • Presentaties nasturen

  • Facturen controleren

  • Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Congresstoelenaantal 110
  • Tafelsaantal 14
  • Registratietafel
  • Buffettafelsaantal 6
  • Krukkenaantal 8
  • Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

  • Projector
  • Projectiescherm
  • Presentatielaptop
  • Draadloze microfoonsaantal 3
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Verlengsnoerenaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • HDMI-kabelsaantal 3
  • HDMI-adaptersaantal 3
  • USB-sticksaantal 2
  • Powerbanksaantal 2

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Waterglazenaantal 120
  • Wijnglazenaantal 120
  • Bordenaantal 120
  • Dessertbordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120
  • Serveerlepelsaantal 12
  • Schenkkanenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudkannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Buffetschalenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks messenaantal 4
  • Serveertangenaantal 8
  • Thermoboxenaantal 6

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 14
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Naamkaartstandaardsaantal 110
  • Routebordhoudersaantal 8
  • Podiumbord

Registratie

  • Naamkaartjesaantal 120
  • Registratieformulierenaantal 120
  • Balpennenaantal 30
  • Klembordenaantal 6
  • Badgehoudersaantal 120
  • Polsbandjesaantal 120

Drukwerk

  • Programma'saantal 120
  • Sprekerskaartjesaantal 10
  • Evaluatiekaartenaantal 120
  • Pijlbordenaantal 12
  • Plakbandaantal 6
  • Schilderstapeaantal 6
  • Markeerstiftenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweilsetsaantal 2
  • Schoonmaakemmersaantal 2
  • Handzeepdispensersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de technische controle niet op de congresdag zelf. Verzamel presentaties vooraf en test projector, scherm, presentatielaptop, HDMI-kabels en adapters uiterlijk 1 werkdag eerder.
  • Sluit de registratie niet af zodra de uitnodigingen zijn verstuurd. Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel naamkaartgegevens en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het congres.
  • Maak parkeerinformatie onderdeel van de deelnemerscommunicatie. Stuur route- en parkeerinstructies uiterlijk 3 dagen vooraf mee, zodat vragen hierover niet bij de registratiebalie terechtkomen.
  • Tel de zaalcapaciteit op basis van de definitieve tafel- en stoelindeling. Controleer vóór levering of congresstoelen, tafels, buffettafels en de registratietafel passen binnen de afgesproken opstelling.
  • Werk de cateringbestelling af nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Koel dranken op tijd, zet koffiezetapparaten en waterkokers klaar en controleer of kopjes, glazen, borden en bestek compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bouwcongres organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Open het aanmeldformulier zodra deze basis vaststaat en reserveer de laatste 5 werkdagen voor controles en afronding.
Wanneer moet ik de presentaties voor een bouwcongres verzamelen?
Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en voer de technische controle uiterlijk 1 werkdag voor het congres uit. Zet de definitieve bestanden daarna op de presentatielaptop en een USB-stick.
Wanneer moet ik de catering voor een bouwcongres bestellen?
Plaats de cateringbestelling zodra het aantal aanmeldingen en de dieetwensen voldoende definitief zijn, meestal 5 tot 7 werkdagen vooraf. Controleer de aantallen nog één keer op de werkdag vóór het congres.
Wat moet ik op de congresdag als eerste controleren?
Controleer bij aankomst eerst de zaal, stroompunten, techniek en opstelling voordat deelnemers arriveren. Bouw daarna de registratiebalie op en plan minimaal 60 minuten voor de start voor deze controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!