Baukongress organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Baukongress gelingt nicht allein durch gute Vorträge. Du brauchst früh einen belastbaren Ablauf für Programm, Raum, Technik, Anmeldung und Verpflegung. Beginne mit Datum, Veranstaltungsort und Referenten und arbeite dich anschließend zu Einladungen, Anmeldungen und Präsentationen vor. In den letzten Tagen entscheidet sich, ob Namensschilder, Technik und Catering wirklich einsatzbereit sind. Der folgende Ablauf zeigt, was du wann prüfen solltest und welche Punkte häufig zu spät auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
3
Referenten und Präsentationen bestätigen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Parkinformationen versenden
9
Reservierungen vornehmen
2 Personen
10
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
11
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
12
Namensschilddaten sammeln
13
Programm drucken lassen
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Präsentationen sammeln
16
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
17
Cateringbestellung aufgeben
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
3 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
22
Saal kontrollieren
2 Personen
23
Tische aufstellen
4 Personen
24
Stühle aufstellen
4 Personen
25
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
26
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
27
Programme bereitlegen
28
Wegweiser aufhängen
2 Personen
29
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
30
Projektor anschließen
2 Personen
31
Mikrofone testen
2 Personen
32
Beleuchtung einrichten
2 Personen
33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
34
Buffet aufbauen
3 Personen
35
Mittagsgerichte bereitstellen
3 Personen
36
Abendbuffet vorbereiten
3 Personen
37
Mitarbeiterbriefing abhalten
6 Personen

Event

38
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
39
Besucher empfangen
3 Personen
40
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
41
Eröffnungssession begleiten
2 Personen
42
Redner ankündigen
43
Präsentationen unterstützen
2 Personen
44
Zeitplan überwachen
45
Getränke nachfüllen
3 Personen
46
Kaffeepause organisieren
3 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
49
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
50
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
51
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
52
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
54
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
55
Besucher verabschieden
2 Personen
56
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

57
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
58
Buffet abbauen
3 Personen
59
Geräte ausschalten
2 Personen
60
Abfall trennen
3 Personen
61
Saal reinigen
4 Personen
62
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
63
Dekoration entfernen
2 Personen
64
Materialien einladen
3 Personen
65
Ausrüstung sicher verpacken
2 Personen
66
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
70
Sprecher danken
71
Teilnehmermail versenden
72
Präsentationen nachschicken
73
Rechnungen prüfen
74
Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 110
TischeAnz. 14
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 6
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
USB-SticksAnz. 2
PowerbanksAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
BuffetschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ThermoboxenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
NamenskartenständerAnz. 110
RoutenhalterAnz. 8
Bühnenplakat

Registrierung

NamensschilderAnz. 120
RegistrierungsformulareAnz. 120
KugelschreiberAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
BadgehalterAnz. 120
ArmbänderAnz. 120

Drucksachen

ProgrammeAnz. 120
SprecherkärtchenAnz. 10
BewertungskartenAnz. 120
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 6
AbdeckbandAnz. 6
MarkerAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
PutzeimerAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Raumaufteilung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob Bühne, Bestuhlung, Registrierungstresen, Buffet und Technik tatsächlich in denselben Raum passen.
Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und teste jede Datei auf dem Präsentationslaptop. Prüfe besonders HDMI-Adapter, Projektor, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel.
Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung für die Planung ab. Erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche, Parkbedarf und die Daten für Namensschilder.
Bestelle das Catering erst nach dem Anmeldeschluss und rechne pro Person mit 2 bis 3 Getränken für die erste Stunde sowie zusätzlichen Wasser- und Kaffeereserven. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Wasser und Geschirr vor Einlass bereit.
Plane den Aufbau am Vortag oder mindestens 3 Stunden vor Beginn. Kontrolliere Saal, Stühle, Tische, Registrierung, Präsentationstechnik und Beschilderung in einem vollständigen Probelauf statt erst beim Eintreffen der ersten Gäste.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Baukongress organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Einladungen und Anmeldung sollten spätestens 6 Wochen vor dem Kongress starten.
Wann muss man die Präsentationen für einen Baukongress einsammeln?: Fordere alle Präsentationen mindestens 7 Tage vorher an und setze eine feste Abgabefrist. Die technische Prüfung sollte spätestens 2 Tage vor der Veranstaltung abgeschlossen sein.
Wie viel Catering braucht man pro Teilnehmer?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich Wasser für den gesamten Kongress. Die genaue Essensmenge legst du nach dem Anmeldeschluss anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche fest.
Wann sollte der Aufbau beim Baukongress beginnen?: Rechne mit mindestens 3 Stunden Aufbauzeit, wenn Bestuhlung, Registrierung, Buffet und Technik vor Ort eingerichtet werden. Bei unbekannter Technik oder mehreren Referenten ist ein Aufbau am Vortag sicherer.

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