Organiser un congrès de la construction, étape par étape

Un congrès de la construction se prépare d’abord sur le contenu, puis sur les flux de participants et la technique. Commencez par fixer la date, le programme et la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les badges, les présentations et les informations de parking doivent être centralisés assez tôt. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les intervenants, le traiteur et le matériel audiovisuel, pas à rattraper les oublis.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Confirmer les intervenants et les présentations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les infos de parking
9
Faire les réservations
2 personnes
10
Composer le menu traiteur
2 personnes
11
Recenser les besoins techniques
2 personnes
12
Collecter les données des badges nominatifs
13
Faire imprimer le programme
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Rassembler les présentations
16
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
17
Passer la commande traiteur
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Vérifier la salle
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
26
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
27
Préparer les programmes
28
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
29
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
30
Brancher le projecteur
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Régler l’éclairage
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Monter le buffet
3 personnes
35
Préparer les plats du déjeuner
3 personnes
36
Préparer le buffet du soir
3 personnes
37
Faire le briefing du personnel
6 personnes

Événement

38
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Servir le café et le thé
3 personnes
41
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
42
Annoncer les intervenants
43
Soutenir les présentations
2 personnes
44
Veiller au planning
45
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
46
Assurer la pause café
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
49
Animer la table ronde
2 personnes
50
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
51
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Organiser le cocktail networking
3 personnes
55
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
56
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

57
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
58
Démonter le buffet
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Trier les déchets
3 personnes
61
Nettoyer la salle
4 personnes
62
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Charger le matériel
3 personnes
65
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
66
Remettre le lieu en état
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Réfrigérer les restes
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Remercier les intervenants
71
Envoyer l’e-mail aux participants
72
Renvoyer les présentations
73
Vérifier les factures
74
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clés USBqté 2
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de buffetqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermoboxesqté 6

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Présentoirs pour cartes nominativesqté 110
Supports de panneaux d’itinéraireqté 8
Pancarte de scène

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Formulaires d’inscriptionqté 120
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 6
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 120

Imprimés

Programmesqté 120
Cartes des intervenantsqté 10
Cartes d’évaluationqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 6
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et l’agencement de la salle avant l’envoi des invitations. Prévoyez les zones séparées pour l’accueil, les vestiaires, les pauses et les repas afin d’éviter les files d’attente.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire et demandez dès le départ les besoins alimentaires, les coordonnées pour les badges et les informations utiles au stationnement. Relancez les inscrits dont les données sont incomplètes au moins 7 jours avant le congrès.
Demandez les présentations aux intervenants plusieurs jours avant l’événement, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation. Vérifiez notamment les vidéos, les polices, les adaptateurs HDMI et les câbles de secours.
Passez la commande traiteur après avoir consolidé les inscriptions et les régimes alimentaires. Pour l’accueil et les pauses, prévoyez le refroidissement des boissons, les tasses, verres, assiettes, couverts et ustensiles de service avant l’arrivée des participants.
Le jour J, installez les tables, les chaises et le comptoir d’enregistrement avant le contrôle de la salle. Faites un test complet du projecteur, de l’écran, des microphones, des haut-parleurs, de la table de mixage et des rallonges au moins 60 minutes avant la première intervention.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès de la construction ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour finaliser le traiteur, les badges et l’agencement.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant le congrès, puis rassemblez-les dans un dossier unique. Faites un test technique complet 2 à 3 jours avant et gardez une copie sur une clé USB.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 3 heures avant l’accueil du public pour installer les chaises, les tables, l’enregistrement et le buffet. Gardez ensuite 60 minutes pour tester le projecteur, le son, les microphones et chaque présentation.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Consolidez les inscriptions et les régimes alimentaires 7 jours avant le congrès, puis confirmez le nombre de repas au traiteur. Prévoyez une petite marge pour les changements de dernière minute, sans commander avant d’avoir vérifié les inscriptions.

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