Zo organiseer je een boekenvakcongres

Begin met het programma en de datum, niet met de uitnodiging. Zodra de zalen, sprekers en bloktijden vaststaan, kun je capaciteit, techniek, catering en registratie op elkaar afstemmen. Werk daarna terug vanaf de congresdag: eerst reserveringen en aanmeldingen, vervolgens presentaties, dieetwensen, drukwerk en een technisch draaiboek. Vooral ontbrekende sprekersinformatie, last-minute presentaties en onduidelijke aantallen voor de catering zorgen voor vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekersgegevens verzamelen
5
Presentaties en bio's ontvangen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
13
Naamkaartjes ontwerpen
14
Naamkaartjes printen
2 personen
15
Programmafolders printen
2 personen
16
Bewegwijzering printen
17
Catering reserveren
18
Koffiepauze samenstellen
2 personen
19
Dinerbestelling bevestigen
20
Techniek reserveren
21
Presentaties verzamelen
22
Presentaties controleren
2 personen
23
Draaiboek afdrukken
24
Sprekersbriefing versturen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Materialen naar locatie brengen
3 personen
27
Registratietafel klaarzetten
2 personen
28
Zaalindeling uitzetten
3 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
32
Projector en scherm opstellen
2 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Techniek testen
2 personen
35
Presentaties op laptop zetten
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Dinerbuffet inrichten
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
40
Programmafolders neerleggen
2 personen
41
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Registratie openen
3 personen
44
Deelnemers verwelkomen
3 personen
45
Openingssessie begeleiden
2 personen
46
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Panelgesprek begeleiden
2 personen
51
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
52
Dinerbuffet openen
3 personen
53
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
54
Diner uitserveren
4 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Servies afruimen
3 personen
57
Avondsessie begeleiden
2 personen
58
Boekentafel bijvullen
59
Vragenmicrofoon rondbrengen
60
Afsluiting aankondigen
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

63
Techniek uitschakelen
2 personen
64
Apparatuur inpakken
2 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Zalen schoonmaken
3 personen
69
Toiletten controleren
70
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
71
Materialen terugbrengen
3 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Deelnemersbedankje versturen
75
Sprekersbedankje versturen
76
Presentaties digitaal delen
77
Declaraties en facturen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Congrestafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Diepe bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Chafing dishesaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjes voor dieetmaaltijdenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Naambadgehoudersaantal 120
Boekentafeldisplaysaantal 6
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Statafelrokkenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg per programmaonderdeel de zaal, begintijd, eindtijd en verantwoordelijke vast. Reserveer de locatie pas definitief nadat je weet hoeveel deelnemers tegelijk in de plenaire zaal en deelsessies zitten.
Benader sprekers vroeg en vraag direct om hun bio, presentatie en technische wensen. Zet een vaste aanlevertermijn, bijvoorbeeld 14 dagen voor het congres, zodat presentaties nog gecontroleerd kunnen worden.
Open de aanmelding zodra datum, programma en locatie definitief zijn. Vraag meteen dieetwensen uit en sluit de inschrijving enkele dagen vóór de cateringbestelling, zodat je niet op schattingen hoeft te bestellen.
Plan registratie als een apart onderdeel van de ochtend. Zet registratietafels, naamkaartjes, programmafolders en bewegwijzering minimaal één werkdag eerder klaar en maak een deelnemerslijst met een back-up op papier.
Test techniek in dezelfde opstelling als tijdens het congres. Controleer laptop, projector, scherm, microfoons, mengpaneel, HDMI-adapters en verlengkabels met iedere presentatie; houd daarnaast een reserveadapter en presentatieklikker achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een boekenvakcongres?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Plan de definitieve deelnemerslijst en cateringbestelling ongeveer 7 tot 10 dagen vóór het congres.
Wanneer moet je sprekers uitnodigen voor een boekenvakcongres?: Benader sprekers zodra de datum en het hoofdprogramma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Vraag presentaties en bio’s uiterlijk 14 dagen voor de congresdag op.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniekcontrole?: Reserveer minimaal 90 minuten vóór de start voor het testen van projector, scherm, microfoons, geluid en presentaties. Controleer daarnaast per spreker of de laptop en HDMI-adapter werken.
Wanneer bestel je catering voor een congres?: Vraag dieetwensen uit tijdens de aanmelding en bevestig de catering 7 tot 10 dagen vooraf. Gebruik daarna de definitieve deelnemerslijst, met enkele extra porties voor onverwachte aanwezigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.