Cómo organizar un congreso del sector del libro

Organizar un congreso del sector del libro exige cerrar primero el programa y las salas, y después coordinar ponentes, asistentes, técnica y restauración. La información de cada ponente debe llegar con suficiente antelación para preparar biografías, presentaciones y acreditaciones. También conviene fijar pronto el sistema de inscripciones y recoger las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto y a detectar los detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y las salas
3
Contactar con los ponentes
2 personas
4
Recopilar los datos de los ponentes
5
Recibir presentaciones y biografías
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Crear la lista final de participantes
2 personas
13
Diseñar tarjetas de nombre
14
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
15
Imprimir folletos del programa
2 personas
16
Imprimir señalización
17
Reservar el catering
18
Preparar la pausa para el café
2 personas
19
Confirmar el pedido de la cena
20
Reservar técnica
21
Recopilar las presentaciones
22
Revisar las presentaciones
2 personas
23
Imprimir el plan de trabajo
24
Enviar briefing a los ponentes
25
Hacer la compra
2 personas
26
Llevar materiales al lugar
3 personas
27
Preparar la mesa de registro
2 personas
28
Marcar la distribución de la sala
3 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Montar mesas
3 personas
31
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
32
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
33
Conectar los micrófonos
2 personas
34
Probar la técnica
2 personas
35
Pasar las presentaciones al portátil
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Montar el buffet de la cena
3 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
40
Colocar los folletos del programa
2 personas
41
Colgar señalización
2 personas

Evento

42
Recibir a los ponentes
2 personas
43
Abrir el registro
3 personas
44
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
45
Coordinar la sesión de apertura
2 personas
46
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
47
Servir café y té
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Recoger la vajilla
2 personas
50
Moderación del panel de debate
2 personas
51
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
52
Abrir el bufé de la cena
3 personas
53
Reponer el buffet de cena
3 personas
54
Servir la cena
4 personas
55
Servir comidas especiales
2 personas
56
Recoger la vajilla
3 personas
57
Coordinar la sesión de la tarde
2 personas
58
Reponer la mesa de libros
59
Distribuir el micrófono para preguntas
60
Anunciar el cierre
61
Despedir a los participantes
3 personas
62
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

63
Apagar la técnica
2 personas
64
Empacar el equipo
2 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar las salas
3 personas
69
Comprobar los baños
70
Retirar la señalización
2 personas
71
Devolver los materiales
3 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Guardar el stock restante
2 personas
74
Enviar agradecimiento a los participantes
75
Enviar agradecimiento a los ponentes
76
Compartir las presentaciones digitalmente
77
Gestionar notas de gastos y facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesas para congresocant. 12
Mesas de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Piezas de escenariocant. 4
Mesa de oradores
Percheroscant. 3
Taburetescant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4
Punto de acceso Wi-Fi

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 120
Platos hondoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Chafing dishescant. 8
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para comidas dietéticascant. 12

Decoración

Mantelescant. 20
Portanombrescant. 120
Expositores de mesa para libroscant. 6
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladores para pizarracant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Programascant. 120
Fundas para mesas altascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces decorativascant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el programa y la reserva del recinto: necesitas confirmar cuántas salas se usarán, qué aforo tendrá cada una y cuánto tiempo habrá entre sesiones antes de abrir las inscripciones.
Pide a cada ponente su biografía, datos y presentación con al menos 14 días de margen. Revisa los archivos antes del congreso y prepara un briefing con horarios, salas, formato y necesidades técnicas.
Cierra las inscripciones con tiempo para elaborar la lista final de participantes, las tarjetas de nombre y las etiquetas. Como referencia, deja entre 5 y 7 días laborables para corregir nombres y preparar la impresión.
No esperes a la víspera para comprobar la técnica: prueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, adaptadores y clic de presentación al menos 2 horas antes de recibir al público.
Confirma el catering cuando ya conozcas el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Para la pausa de café, prepara tazas y vasos; para la cena, comprueba también platos, cubiertos, bandejas y el servicio de bebidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso del sector del libro?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La fecha y el recinto deben quedar cerrados al principio, mientras que el programa, los ponentes y el catering requieren varias rondas de confirmación.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones a los ponentes?: Solicítalas como mínimo 14 días antes del congreso y revisa que funcionen en el portátil y el proyector previstos. Así aún tendrás tiempo para pedir cambios o formatos alternativos.
¿Cuándo cerrar la lista de participantes y las acreditaciones?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días laborables antes del evento, si es posible. Después genera la lista final, corrige los nombres y prepara las etiquetas y tarjetas sin trabajar con datos provisionales.
¿Cuándo comprobar la técnica de las salas?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada de los asistentes. Comprueba imagen, sonido, micrófonos, conexiones HDMI, adaptadores, regletas, alargadores y baterías externas.

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