Organiser un congrès du livre, étape par étape

Un congrès du livre se construit d’abord autour d’une date, d’un programme réaliste et de salles adaptées aux conférences, aux échanges et aux repas. Ensuite, il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, la restauration et la technique, sans attendre les dernières semaines. Les informations collectées auprès des participants servent directement aux badges, au placement et aux besoins alimentaires. Ce guide suit l’ordre de préparation qui évite les blocages le jour du congrès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Rassembler les informations des intervenants
5
Recevoir les présentations et les bios
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
13
Concevoir les badges nominatifs
14
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer les programmes
2 personnes
16
Imprimer la signalisation
17
Réserver le catering
18
Composer la pause café
2 personnes
19
Confirmer la commande du dîner
20
Réserver la technique
21
Rassembler les présentations
22
Vérifier les présentations
2 personnes
23
Imprimer le déroulé
24
Envoyer le briefing des intervenants
25
Faire les courses
2 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
27
Préparer la table d'inscription
2 personnes
28
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
32
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Tester la technique
2 personnes
35
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
40
Déposer les brochures du programme
2 personnes
41
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Ouvrir l’inscription
3 personnes
44
Accueillir les participants
3 personnes
45
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
46
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Animer le débat
2 personnes
51
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
52
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
54
Servir le dîner
4 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
57
Animer la session du soir
2 personnes
58
Réapprovisionner la table des livres
59
Faire circuler le micro de questions
60
Annoncer la clôture
61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
62
Rassembler les objets trouvés

Suivi

63
Éteindre la technique
2 personnes
64
Emballer le matériel
2 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer les salles
3 personnes
69
Vérifier les toilettes
70
Retirer la signalétique
2 personnes
71
Rapporter le matériel
3 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement aux participants
75
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
76
Partager les présentations numériquement
77
Traiter les notes de frais et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables de congrèsqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Portantsqté 3
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes creusesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bains-marieqté 8
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Coupelles pour repas diététiquesqté 12

Décoration

Nappesqté 20
Supports de badges nominatifsqté 120
Présentoirs pour table de livresqté 6
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Housses de mange-deboutqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de contacter les intervenants : prévoyez un délai d’au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les disponibilités, les biographies et les présentations.
Réservez séparément les espaces nécessaires : une salle principale, les salles parallèles éventuelles, une zone d’inscription et des tables pour le buffet. Vérifiez les capacités en fonction du nombre attendu de participants.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable, puis relancez les inscrits 7 à 10 jours avant la clôture pour récupérer les besoins alimentaires et les informations manquantes.
Demandez les présentations et les biographies au plus tard 10 jours avant le congrès. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran et les câbles prévus, avec les adaptateurs nécessaires.
Préparez la liste définitive des participants 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer les badges, les programmes et la signalisation avec les bonnes informations. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès du livre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver les salles, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions, commander la restauration et tester la technique.
Quand faut-il envoyer les invitations à un congrès du livre ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les principaux éléments du programme sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le congrès. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement.
Quand demander les besoins alimentaires des participants ?: Ajoutez la question au formulaire d’inscription et vérifiez les réponses 10 à 14 jours avant le congrès. Transmettez ensuite la liste consolidée au traiteur avant la confirmation définitive du dîner et de la pause café.
Quand vérifier les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 10 jours avant le congrès et effectuez un premier contrôle à ce moment-là. Faites un dernier test technique la veille ou le matin même, notamment pour les formats vidéo, les câbles HDMI et les adaptateurs.

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