Einen Buchfachkongress Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Buchfachkongress entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch die Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Räume und Inhalte fest, bevor du Einladungen verschickst oder Technik buchst. Danach folgen Referenten, Anmeldungen, Catering und die Produktion der Kongressunterlagen. Plane feste Fristen für Präsentationen, Sprecherdaten und Teilnehmerzahlen ein – diese Angaben werden oft zu spät geliefert und bremsen mehrere Arbeitsschritte gleichzeitig.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Sprecherdaten sammeln
5
Präsentationen und Bios entgegennehmen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
13
Namensschilder entwerfen
14
Namensschilder drucken
2 Personen
15
Programmhefte drucken
2 Personen
16
Beschilderung drucken
17
Catering reservieren
18
Kaffeepause zusammenstellen
2 Personen
19
Abendessenbestellung bestätigen
20
Technik reservieren
21
Präsentationen sammeln
22
Präsentationen prüfen
2 Personen
23
Drehbuch ausdrucken
24
Sprecherbriefing versenden
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
27
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
28
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
32
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
33
Mikrofone anschließen
2 Personen
34
Technik testen
2 Personen
35
Präsentationen auf den Laptop laden
36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
37
Abendbuffet einrichten
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
40
Programmhefte auslegen
2 Personen
41
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

42
Referenten empfangen
2 Personen
43
Registrierung öffnen
3 Personen
44
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
45
Eröffnungssession begleiten
2 Personen
46
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Geschirr sammeln
2 Personen
50
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
51
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
52
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
53
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
54
Abendessen servieren
4 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Geschirr abräumen
3 Personen
57
Abendsession betreuen
2 Personen
58
Büchertisch auffüllen
59
Fragenmikrofon herumreichen
60
Abschluss ankündigen
61
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
62
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

63
Technik ausschalten
2 Personen
64
Geräte einpacken
2 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Räume reinigen
3 Personen
69
Toiletten kontrollieren
70
Beschilderung entfernen
2 Personen
71
Materialien zurückbringen
3 Personen
72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
73
Restbestand einlagern
2 Personen
74
Dankeschön an Teilnehmer versenden
75
Dankeschön an die Sprecher versenden
76
Präsentationen digital teilen
77
Abrechnungen und Rechnungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
KongresstischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4
WLAN-Hotspot

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
Tiefe TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
Schälchen für DiätmahlzeitenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 120
Büchertisch-DisplaysAnz. 6
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-MarkerAnz. 20
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
StehtischhussenAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm mindestens drei bis vier Monate vorher fest. Erst danach solltest du Räume reservieren und Referenten verbindlich ansprechen, weil Raumaufteilung und Zeitplan voneinander abhängen.
Fordere von jedem Referenten spätestens 14 Tage vor dem Kongress Name, Kurzbiografie, Vortragstitel und Präsentation an. Prüfe die Dateien anschließend auf Format, Seitenverhältnis und benötigte Anschlüsse.
Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin mit einer vorläufigen Teilnehmerzahl ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Catering und Abendessen nicht auf Schätzungen beruhen.
Plane für die Registrierung mindestens einen Tisch, Namensschilder und gut sichtbare Beschilderung ein. Drucke Namensschilder und Programmhefte erst nach dem Anmeldeschluss, damit kurzfristige Änderungen nicht zu unnötigem Nachdruck führen.
Teste die komplette Präsentationstechnik mindestens 60 Minuten vor Beginn im Veranstaltungsraum. Prüfe Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Mischpult, HDMI-Adapter, Klicker und Verlängerungskabel gemeinsam mit der verantwortlichen Technikperson.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Buchfachkongress organisieren?: Beginne idealerweise drei bis vier Monate vor dem Termin. Räume, Referenten und Technik sind die ersten Engpässe; Einladungen können folgen, sobald Programm und Ort belastbar feststehen.
Wann muss man die Präsentationen der Referenten anfordern?: Fordere die Präsentationen spätestens 14 Tage vor dem Kongress an und setze eine feste Abgabefrist. So bleiben noch mehrere Werktage für Prüfung, Rückfragen und das Zusammenstellen der finalen Dateien.
Wann soll die Teilnehmerzahl für das Catering feststehen?: Ermittle eine vorläufige Zahl 10 bis 14 Tage vorher und bestätige die endgültige Teilnehmerliste etwa 7 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einem Kongress?: Plane mindestens 60 Minuten im Raum ein, bei mehreren Vorträgen besser 90 Minuten. Teste jedes Mikrofon, den Projektor, die Präsentationsdateien, HDMI-Adapter, den Klicker und die Stromversorgung.

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