Zo organiseer je een BMX-race

Begin met het wedstrijdformat, de racecategorieën en het reglement voordat je materiaal of deelnemers vastlegt. Controleer daarna vergunningen, verzekering en het parcours; vooral start- en finishzones, afzetting en publieksstromen bepalen de rest van de organisatie. Zodra de veiligheidsbasis staat, regel je inschrijvingen, jury, EHBO en vrijwilligers. In de laatste weken werk je met startlijsten, rugnummers, tijdwaarneming en een duidelijke dagindeling naar de racedag toe.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Racecategorieën bepalen
2 personen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Parcours inspecteren
3 personen
7
Start- en finishzone bepalen
3 personen
8
Reserveringen maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Juryleden bevestigen
15
EHBO-bezetting bevestigen
16
Omwonenden informeren
2 personen
17
Startlijsten voorbereiden
2 personen
18
Rugnummers toewijzen
2 personen
19
Prijzen bestellen
20
Medaillegravures controleren
21
Communicatieplan versturen
22
Parcoursmarkering bestellen
23
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
24
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
25
Startnummers afdrukken
2 personen
26
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
27
Briefingdocument maken
2 personen
28
Weersverwachting controleren
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
3 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Parcours vrijmaken
4 personen
33
Parcours afzetten
6 personen
34
Starthek monteren
3 personen
35
Finishlijn plaatsen
2 personen
36
Jurytafel opstellen
2 personen
37
Tafels opstellen
4 personen
38
Partytenten opbouwen
6 personen
39
Registratiebalie inrichten
2 personen
40
Cateringpunt inrichten
3 personen
41
Geluidsinstallatie testen
2 personen
42
Stroomvoorziening controleren
2 personen
43
Veiligheidscontrole uitvoeren
4 personen
44
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

45
Aanmeldingen registreren
3 personen
46
Rugnummers uitdelen
2 personen
47
Rijders naar startvak begeleiden
2 personen
48
Openingsbriefing geven
2 personen
49
Starthekken bedienen
2 personen
50
Rondes omroepen
51
Rondetijden registreren
3 personen
52
Finishresultaten verwerken
2 personen
53
Parcours bewaken
6 personen
54
Eerste hulp verlenen
2 personen
55
Dranken serveren
3 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
2 personen
60
Finaleronde aankondigen
61
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
62
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
63
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

64
Wedstrijdmateriaal verzamelen
5 personen
65
Parcoursafzetting verwijderen
5 personen
66
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
67
Tenten en tafels afbreken
6 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
71
Terrein schoonmaken
5 personen
72
Materiaal inventariseren
2 personen
73
Geleend materiaal retourneren
2 personen
74
Uitslagen publiceren
75
Deelnemers bedanken
76
Verloren voorwerpen verwerken
77
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Podiumdelenaantal 4

Sportmateriaal

Starthek
Startblokkenaantal 8
Rugnummersaantal 120
Nummerbordjesaantal 120
Startlintenaantal 10
Finishlint
Afzethekkenaantal 40
Dranghekkenaantal 30
Pionnenaantal 60
Markeringstapeaantal 12
Parcoursbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Krijtsprayaantal 8
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 3
Fietsenrekkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Tijdwaarnemingsset
Megafoonaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelzakkenaantal 4
Nitrilhandschoenenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 20
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksformessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Kannenaantal 8

Decoratie

BMX-vlaggenaantal 12
Startbanierenaantal 2
Podiumachterwand
Wedstrijdpostersaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en de categorieën vroeg vast. Daarmee bepaal je hoeveel manches, startgroepen, rugnummers en juryleden je nodig hebt; publiceer het reglement voordat je inschrijvingen opent.
Plan de parcourscontrole niet pas op de racedag. Loop het volledige parcours vooraf na, bepaal de start- en finishzone en markeer bochten, rijrichtingen en publiekszones met pionnen, hekken en borden.
Reserveer veiligheids- en wedstrijdmateriaal met een marge. Controleer onder meer het starthek, startblokken, finishlint, tijdwaarnemingsset en reservefietsen uiterlijk enkele dagen voor het evenement.
Werk met vaste sluitmomenten voor inschrijvingen en deelnemersgegevens. Verwerk dieetwensen, wijs rugnummers toe en druk startnummers af voordat de startlijsten naar jury, tijdwaarneming en omroeper gaan.
Maak één bemanningsplan voor de wedstrijddag. Bevestig juryleden en EHBO vooraf, wijs vrijwilligers aan voor parcours, inschrijving en materiaal, en plan een briefing vóór de eerste start met megafoon of microfoon.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een BMX-race organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste weken voor format, reglement, vergunningen, verzekering en parcours; plan inschrijvingen en vrijwilligers daarna, zodat je minstens 7 dagen voor de race de startlijsten kunt voorbereiden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een BMX-race?: Reken bij een kleine BMX-race op minimaal 10 tot 15 vrijwilligers, verdeeld over parcoursbewaking, inschrijving, jury, tijdwaarneming, materiaal en ontvangst. Bevestig de bezetting uiterlijk 2 weken vooraf en plan een reserve voor uitval.
Wanneer moet je inschrijvingen voor een BMX-race sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de racedag. Dan heb je tijd om aanmeldingen te controleren, categorieën en rugnummers toe te wijzen, startlijsten te drukken en wijzigingen met jury en tijdwaarneming te delen.
Welke vergunningen heb je nodig voor een BMX-race?: Dat hangt af van de locatie, openbare ruimte en verwachte bezoekersaantallen. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente en regel daarnaast de verzekering; informeer omwonenden zodra parcours, datum en geluidsgebruik vaststaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.