Cómo organizar una carrera de BMX sin dejar cabos sueltos

Organizar una carrera de BMX empieza mucho antes de colocar los bloques de salida. Primero define el formato, las categorías y el reglamento; después confirma permisos, seguro, recorrido y personal de seguridad. Las inscripciones, los dorsales y las listas de salida deben cerrarse con tiempo para evitar cambios el mismo día. También tendrás que coordinar señalización, cronometraje, premios, voluntarios y zonas para participantes y público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Determinar las categorías de la carrera
2 personas
3
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
4
Comprobar permisos
5
Comprobar el seguro
6
Inspeccionar el recorrido
3 personas
7
Delimitar la zona de salida y llegada
3 personas
8
Hacer reservas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar el formulario de inscripción
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Reclutar voluntarios
2 personas
14
Confirmar al jurado
15
Confirmar el personal de primeros auxilios
16
Informar a los vecinos
2 personas
17
Preparar las listas de salida
2 personas
18
Asignar dorsales
2 personas
19
Encargar premios
20
Comprobar los grabados de las medallas
21
Enviar el plan de comunicación
22
Encargar la señalización del recorrido
23
Comprobar el inventario de material
2 personas
24
Elaborar la lista de la compra
2 personas
25
Imprimir los dorsales
2 personas
26
Crear el horario de voluntarios
2 personas
27
Crear documento informativo
2 personas
28
Comprobar el pronóstico del tiempo
29
Hacer la compra
3 personas
30
Preparar el material de competición
3 personas
31
Llenar las neveras portátiles
2 personas
32
Despejar el recorrido
4 personas
33
Delimitar el recorrido
6 personas
34
Montar la valla de salida
3 personas
35
Colocar la línea de meta
2 personas
36
Montar la mesa del jurado
2 personas
37
Montar mesas
4 personas
38
Montar las carpas
6 personas
39
Montar el mostrador de registro
2 personas
40
Montar el punto de catering
3 personas
41
Probar el sistema de sonido
2 personas
42
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
43
Realizar el control de seguridad
4 personas
44
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

45
Registrar inscripciones
3 personas
46
Repartir dorsales
2 personas
47
Guiar a los corredores al cajón de salida
2 personas
48
Dar la reunión inicial
2 personas
49
Manejar las vallas de salida
2 personas
50
Anunciar las rondas
51
Registrar los tiempos por vuelta
3 personas
52
Procesar los resultados de meta
2 personas
53
Vigilar el recorrido
6 personas
54
Prestar primeros auxilios
2 personas
55
Servir las bebidas
3 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
2 personas
60
Anunciar la ronda final
61
Preparar la entrega de premios
3 personas
62
Realizar la entrega de premios
4 personas
63
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

64
Recoger el material de competición
5 personas
65
Retirar la delimitación del recorrido
5 personas
66
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
67
Desmontar las tiendas y mesas
6 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar el punto de catering
3 personas
71
Limpiar el recinto
5 personas
72
Inventariar el material
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Publicar los resultados
75
Agradecer a los participantes
76
Gestionar objetos perdidos
77
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Piezas de escenariocant. 4

Material deportivo

Puerta de salida
Bloques de salidacant. 8
Dorsalescant. 120
Placas numeradascant. 120
Cintas de salidacant. 10
Cinta de meta
Vallas de separacióncant. 40
Vallas de control de multitudescant. 30
Conoscant. 60
Cinta de marcajecant. 12
Señales del recorridocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Spray de tizacant. 8
Bicicletas de repuestocant. 2
Bombas de bicicletacant. 4
Juegos de herramientascant. 3
Portabicicletascant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Impresora
Kit de cronometraje
Megáfonocant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Bolsas isotérmicascant. 4
Guantes de nitrilocant. 4
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8
Extintorescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Cucharones para sopacant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Jarrascant. 8

Decoración

Banderas de BMXcant. 12
Banderolas de salidacant. 2
Fondo de escenario
Pósters del concursocant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 3
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las categorías y el reglamento antes de abrir las inscripciones. Indica edades, formato de las mangas, horarios, criterios de clasificación y qué ocurre en caso de empate.
Inspecciona el recorrido con varios días de antelación y delimita claramente salida y llegada. Comprueba especialmente cruces, zonas de público, vallas, conos y señales direccionales.
Fija una fecha límite de inscripción y prepara las listas de salida al menos 24 horas antes. Asigna los dorsales con antelación e imprime algunos de repuesto para cambios de última hora.
Confirma por escrito a los voluntarios, al jurado y al personal de primeros auxilios. Para una jornada con varias mangas, asigna responsables distintos para salida, llegada, control del recorrido y cronometraje.
Haz un inventario final la víspera: bloques y puerta de salida, cinta de meta, vallas, megáfono, kit de cronometraje, bicicletas de repuesto, bombas y herramientas. No dejes para la mañana del evento la comprobación de la impresora, tablets o altavoces.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de BMX?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos y seguro, reservar material, confirmar al personal de primeros auxilios y abrir las inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una carrera de BMX?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes de la carrera. Así puedes revisar preferencias dietéticas, asignar dorsales, preparar las listas de salida e imprimir la documentación con al menos 24 horas de margen.
¿Qué personal hace falta para una carrera de BMX?: Como mínimo, cuenta con una persona responsable de la organización, personal de primeros auxilios, jurado y voluntarios para salida, llegada y recorrido. Confirma todos los turnos 7 días antes y entrega instrucciones por escrito.
¿Cuándo se debe revisar el recorrido de BMX?: Haz una primera inspección entre 2 y 3 semanas antes y una comprobación final entre 24 y 48 horas antes. Revisa el estado del suelo, la señalización, las vallas y cualquier zona donde el público pueda invadir el trazado.

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