Zo organiseer je een bluesfestival

Begin met de festivaldatum, locatie en capaciteit; die drie keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Leg vervolgens artiesten, vergunningen, verzekering en techniek vast voordat je publiciteit maakt. Werk toe naar één draaiboek met programma, technische wensen, vrijwilligersindeling, catering en veiligheidsafspraken. Vooral stroom, toiletten, kabelveiligheid en artiesteninformatie worden vaak te laat geregeld. Plan daarom een aparte productiedag vóór het festival en controleer dan zowel podium als publieksruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Muzikanten boeken
2 personen
4
Geluidstechniek reserveren
5
Lichttechniek reserveren
6
Vergunningen aanvragen
7
Verzekering afsluiten
8
Catering reserveren
9
Toiletten reserveren
10
Beveiliging reserveren
11
EHBO-materiaal bestellen
12
Festivalprogramma maken
2 personen
13
Festivalnaam en huisstijl bepalen
2 personen
14
Promotiebeeld maken
15
Website bijwerken
16
Uitnodigingen versturen
2 personen
17
Festival online promoten
2 personen
18
Aanmeldingen verwerken
2 personen
19
Dieetwensen verzamelen
20
Vrijwilligers werven
2 personen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Artiesteninformatie versturen
23
Technische wensen verzamelen
24
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
25
Boodschappen bestellen
2 personen
26
Plattegrond maken
2 personen
27
Podiumindeling maken
2 personen
28
Draaiboek afdrukken
29
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
30
Weersverwachting controleren
31
Artiesten telefonisch bevestigen
32
Locatie controleren
3 personen
33
Boodschappen ophalen
3 personen
34
Bederfelijke producten koelen
2 personen
35
Terrein afzetten
4 personen
36
Podium opbouwen
6 personen
37
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
38
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
39
Partytenten opzetten
5 personen
40
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
41
Bar inrichten
4 personen
42
Cateringbuffet inrichten
4 personen
43
Koelboxen vullen
3 personen
44
Decoratie ophangen
3 personen
45
Verlichting testen
2 personen
46
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
47
Artiesten ontvangen
2 personen
48
Backstage inrichten
2 personen
49
Kassa en entree klaarzetten
3 personen
50
EHBO-koffer klaarzetten
51
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

52
Entree openen
4 personen
53
Bezoekers verwelkomen
3 personen
54
Programma uitdelen
2 personen
55
Eerste band aankondigen
56
Artiesten begeleiden
2 personen
57
Optredens begeleiden
3 personen
58
Pauzemuziek afspelen
59
Dranken schenken
4 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Hapjes serveren
3 personen
62
Buffet aanvullen
2 personen
63
Toiletten controleren
2 personen
64
Afvalbakken legen
2 personen
65
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
66
Merchandise verkopen
2 personen
67
Laatste optreden aankondigen
68
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

69
Kassa afsluiten
2 personen
70
Podiumapparatuur uitschakelen
3 personen
71
Catering opruimen
4 personen
72
Afval verzamelen
5 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Terrein schoonmaken
5 personen
75
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
76
Tenten afbreken
5 personen
77
Podium afbreken
6 personen
78
Geluidsapparatuur retourneren
3 personen
79
Lichtapparatuur retourneren
2 personen
80
Koelmaterialen reinigen
2 personen
81
Materialen sorteren
3 personen
82
Huurmaterialen retourneren
2 personen
83
Artiesten uitbetalen
84
Gevonden voorwerpen registreren
85
Foto's publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 10
Bankenaantal 20
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Luidsprekersaantal 6
Mengpaneel
Monitorluidsprekersaantal 4
DI-boxenaantal 4
Gitaarkabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 12
Muziekstandaardsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 20

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 10
Lichtslingersaantal 12
Batterijlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerkommenaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
IJslepelsaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Tangenaantal 10
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 30
Podiumdoekenaantal 4
Menubordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer geluidstechniek, lichttechniek en podiumdelen pas nadat je per artiest de technische wensen hebt verzameld. Plan minimaal één gezamenlijke controle van microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en kabels vóór de opbouw.
Maak het programma met vaste wisseltijden en stuur artiesteninformatie uiterlijk 2 weken vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, soundcheck, speelduur, contactpersoon en waar muzikanten hun instrumenten en kleding kunnen neerleggen.
Regel vergunningen, verzekering, beveiliging en EHBO voordat je het festival breed promoot. Houd voor toiletten, catering en afval een capaciteitsberekening bij op basis van het verwachte bezoekersaantal; bestellingen op de laatste week aanpassen is vaak te laat.
Plan de opbouw in blokken: eerst podium en stroom, daarna geluid en licht, vervolgens bar, catering, tafels en publieksbegeleiding. Gebruik kabelmatten op looproutes en test alle verlengkabels en stekkerdozen vóór bezoekers binnenkomen.
Wijs per tijdsblok één vrijwilliger aan voor artiesten, één voor publieksvragen en één voor catering of voorraad. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en geef de definitieve aantallen daarna direct door aan de cateraar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bluesfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Leg in de eerste 4 weken de datum, locatie, capaciteit, begroting en hoofdartiesten vast; vergunningen en techniek kunnen daarna tijdig worden aangevraagd.
Wanneer moet je muzikanten boeken voor een bluesfestival?: Boek muzikanten meestal 4 tot 6 maanden vooraf, zeker als je meerdere acts op één dag wilt combineren. Vraag direct naar technische wensen, speeltijd, soundcheck en aankomsttijd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bluesfestival?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers voor publieksbegeleiding, catering, artiestenontvangst en praktische hulp. Plan daarnaast een coördinator per werkgebied en minstens 2 mensen voor op- en afbouw.
Wanneer regel je geluid en licht voor een bluesfestival?: Reserveer geluid en licht uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf en stuur de complete inputlijst minimaal 2 weken voor het festival door. Plan op de dag zelf een technische controle vóór de eerste soundcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.