Cómo organizar un festival de blues sin perder el control

Un festival de blues se organiza primero sobre el papel y después en el escenario. Empieza fijando la fecha, el lugar y el presupuesto disponible; a partir de ahí podrás contratar a los músicos, reservar sonido e iluminación y tramitar los permisos. El programa, las necesidades técnicas de cada artista y el trabajo de los voluntarios deben quedar cerrados antes de abrir las inscripciones. La mayoría de los problemas aparecen cuando se deja para el final la logística, el catering o la información técnica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del festival
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Contratar músicos
2 personas
4
Reservar equipo de sonido
5
Reservar técnica de iluminación
6
Solicitar permisos
7
Contratar un seguro
8
Reservar el catering
9
Reservar los aseos
10
Reservar seguridad
11
Pedir material de primeros auxilios
12
Crear programa del festival
2 personas
13
Definir el nombre del festival y la identidad visual
2 personas
14
Crear imagen promocional
15
Actualizar el sitio web
16
Enviar invitaciones
2 personas
17
Promocionar el festival online
2 personas
18
Gestionar inscripciones
2 personas
19
Recoger preferencias dietéticas
20
Reclutar voluntarios
2 personas
21
Asignar voluntarios
2 personas
22
Enviar la información de los artistas
23
Recopilar necesidades técnicas
24
Determinar las cantidades del catering
2 personas
25
Pedir la compra
2 personas
26
Hacer el plano
2 personas
27
Hacer la distribución del escenario
2 personas
28
Imprimir el plan de trabajo
29
Preparar las pulseras
2 personas
30
Comprobar el pronóstico del tiempo
31
Confirmar a los artistas por teléfono
32
Comprobar el lugar
3 personas
33
Recoger la compra
3 personas
34
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
35
Cerrar el recinto
4 personas
36
Montar el escenario
6 personas
37
Montar el sistema de sonido
4 personas
38
Montar la instalación de iluminación
3 personas
39
Montar carpas
5 personas
40
Colocar mesas y sillas
5 personas
41
Montar la barra
4 personas
42
Montar el buffet de catering
4 personas
43
Llenar las neveras portátiles
3 personas
44
Colgar la decoración
3 personas
45
Probar la iluminación
2 personas
46
Realizar la prueba de sonido
4 personas
47
Recibir a los artistas
2 personas
48
Montar backstage
2 personas
49
Preparar la caja y la entrada
3 personas
50
Preparar el botiquín de primeros auxilios
51
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

52
Abrir la entrada
4 personas
53
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
54
Repartir el programa
2 personas
55
Anunciar la primera banda
56
Acompañar a los artistas
2 personas
57
Coordinar las actuaciones
3 personas
58
Poner música de pausa
59
Servir bebidas
4 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Servir aperitivos
3 personas
62
Reponer el bufé
2 personas
63
Comprobar los baños
2 personas
64
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
65
Responder preguntas del público
2 personas
66
Vender merchandising
2 personas
67
Anunciar la última actuación
68
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

69
Cerrar la caja
2 personas
70
Apagar el equipo del escenario
3 personas
71
Recoger el catering
4 personas
72
Recoger la basura
5 personas
73
Lavar la vajilla
3 personas
74
Limpiar el recinto
5 personas
75
Recoger mesas y sillas
4 personas
76
Desmontar las tiendas
5 personas
77
Desmontar el escenario
6 personas
78
Devolver el equipo de sonido
3 personas
79
Devolver el equipo de iluminación
2 personas
80
Limpiar los materiales de refrigeración
2 personas
81
Clasificar los materiales
3 personas
82
Devolver el material alquilado
2 personas
83
Pagar a los artistas
84
Registrar objetos perdidos
85
Publicar fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 10
Bancoscant. 20
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Altavocescant. 6
Mesa de mezclas
Altavoces de monitorcant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables de guitarracant. 12
Cables de instrumentoscant. 12
Atrilescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 20

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Iluminación ambientalcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas de bateríacant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cuencos de serviciocant. 20
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Cucharillas para heladocant. 4
Abrebotellascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 10
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Banderas del festivalcant. 30
Telones de escenariocant. 4
Carteles del menúcant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40

Limpieza

Recogedor y escobacant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contratar artistas. Necesitarás confirmar horarios de montaje, aforo, tomas de corriente, acceso para carga y descarga y condiciones para instalar el escenario.
Pide a cada músico sus necesidades técnicas al menos 4 semanas antes. Reúne en un único documento los canales, micrófonos, cajas DI, monitores, atriles y conexiones que requiere cada actuación.
Tramita permisos, seguro, seguridad, aseos y primeros auxilios con varias semanas de margen. No esperes a tener el programa definitivo: estos servicios suelen depender del aforo y del horario previsto.
Calcula el catering según las inscripciones y las preferencias dietéticas, pero añade un margen del 10 al 15 %. Confirma también vasos reutilizables, copas, tazas, platos y cubiertos; son artículos fáciles de olvidar hasta el momento de servir.
Asigna voluntarios por turnos de 3 a 4 horas y envíales instrucciones concretas antes del festival. Una persona debe coordinar artistas y horarios, otra el acceso y otra las incidencias de sonido, iluminación o público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de blues?: Empieza entre 4 y 6 meses antes si habrá varios músicos, permisos y proveedores. Deja cerrados el lugar, los artistas y el equipo técnico como mínimo 8 semanas antes.
¿Cuándo hay que contratar el sonido y la iluminación?: Reserva ambos servicios al confirmar el lugar y, como límite, 8 semanas antes del festival. Entrega la información técnica de los artistas entre 4 y 6 semanas antes para que el proveedor pueda preparar canales, monitores y conexiones.
¿Cuánta comida y bebida se necesita para un festival de blues?: Calcula las raciones a partir de las inscripciones confirmadas y añade un 10-15 % para cubrir cambios y personal. Para la bebida, estima de 2 a 3 consumiciones por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración.
¿Cuándo hay que enviar la información a los artistas y voluntarios?: Envía a los artistas el programa, los horarios de llegada y las necesidades técnicas entre 4 y 6 semanas antes. A los voluntarios, mándales turnos, funciones y contactos de emergencia al menos 10 días antes.

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