Organiser un festival de blues, étape par étape

Un festival de blues se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’installation de la scène. Commence par fixer la date et le lieu, puis bloque les musiciens, le son, la lumière et les autorisations avant de communiquer. Le programme, les besoins techniques des artistes et l’organisation des bénévoles doivent être coordonnés plusieurs semaines à l’avance. Cette méthode t’aide aussi à ne pas oublier les toilettes, la sécurité, les premiers secours et le catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver des musiciens
2 personnes
4
Réserver le matériel sonore
5
Réserver la technique lumière
6
Demander les autorisations
7
Souscrire une assurance
8
Réserver le catering
9
Réserver les toilettes
10
Réserver la sécurité
11
Commander du matériel de premiers secours
12
Créer le programme du festival
2 personnes
13
Définir le nom et l’identité visuelle du festival
2 personnes
14
Créer l’image promotionnelle
15
Mettre à jour le site web
16
Envoyer les invitations
2 personnes
17
Promouvoir le festival en ligne
2 personnes
18
Traiter les inscriptions
2 personnes
19
Recueillir les besoins alimentaires
20
Recruter des bénévoles
2 personnes
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Envoyer les informations sur les artistes
23
Recueillir les besoins techniques
24
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
25
Commander les courses
2 personnes
26
Créer le plan
2 personnes
27
Créer le plan de scène
2 personnes
28
Imprimer le déroulé
29
Préparer les bracelets
2 personnes
30
Vérifier les prévisions météo
31
Confirmer les artistes par téléphone
32
Vérifier le lieu
3 personnes
33
Récupérer les courses
3 personnes
34
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
35
Balisage du site
4 personnes
36
Monter la scène
6 personnes
37
Installer le système de sonorisation
4 personnes
38
Monter l’installation lumière
3 personnes
39
Installer les tentes de fête
5 personnes
40
Installer les tables et les chaises
5 personnes
41
Aménager le bar
4 personnes
42
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
43
Remplir les glacières
3 personnes
44
Installer la décoration
3 personnes
45
Tester l’éclairage
2 personnes
46
Effectuer la vérification du son
4 personnes
47
Accueillir les artistes
2 personnes
48
Aménager les coulisses
2 personnes
49
Préparer la caisse et l'entrée
3 personnes
50
Préparer la trousse de premiers secours
51
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

52
Ouvrir l’entrée
4 personnes
53
Accueillir les visiteurs
3 personnes
54
Distribuer le programme
2 personnes
55
Annoncer le premier groupe
56
Accompagner les artistes
2 personnes
57
Accompagner les spectacles
3 personnes
58
Diffuser la musique de pause
59
Servir les boissons
4 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Servir des amuse-bouches
3 personnes
62
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
63
Vérifier les toilettes
2 personnes
64
Vider les poubelles
2 personnes
65
Répondre aux questions du public
2 personnes
66
Vendre les produits dérivés
2 personnes
67
Annoncer le dernier numéro
68
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

69
Clôturer la caisse
2 personnes
70
Éteindre le matériel de scène
3 personnes
71
Ranger le service traiteur
4 personnes
72
Rassembler les déchets
5 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Nettoyer le site
5 personnes
75
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
76
Démonter les tentes
5 personnes
77
Démonter la scène
6 personnes
78
Retourner le matériel audio
3 personnes
79
Retourner le matériel d'éclairage
2 personnes
80
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
81
Trier les matériaux
3 personnes
82
Retourner les matériels de location
2 personnes
83
Payer les artistes
84
Enregistrer les objets trouvés
85
Publier les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 20
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Haut-parleursqté 6
Table de mixage
Enceintes de monitoringqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles de guitareqté 12
Câbles d'instrumentsqté 12
Pieds de microqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 20

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Éclairage d’ambianceqté 10
Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes à batterieqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Saladiers de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Cuillères à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 10
Verres doseursqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 30
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de confirmer les artistes. Vérifie au moins 8 à 12 semaines à l’avance les horaires autorisés, l’accès pour le matériel, la puissance électrique et la place nécessaire pour les tentes, la scène et le public.
Demande les fiches techniques des musiciens dès leur réservation. Fais valider les microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, retours et branchements au plus tard 3 semaines avant le festival afin d’éviter les achats de dernière minute.
Traite les autorisations, l’assurance, la sécurité et les premiers secours comme un même dossier. Lance ces démarches au moins 6 à 8 semaines avant l’événement, car un oubli administratif peut bloquer l’accueil du public.
Prépare le programme avant de lancer la promotion en ligne. Envoie ensuite les horaires, l’accès et les informations pratiques aux artistes et aux bénévoles ; une répartition écrite des rôles doit être prête au moins 10 jours avant.
Calcule le catering à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis. Confirme les quantités et commande les courses 3 à 5 jours avant, tout en prévoyant des verres réutilisables, des assiettes, des couverts et une réserve pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de blues ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs artistes, du matériel technique et un accueil du public. Commence plus tôt si les autorisations, la sécurité ou la réservation du lieu sont complexes.
Quand réserver les musiciens et le matériel sonore ?: Réserve les musiciens et le son dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 2 à 3 mois avant. Les besoins techniques détaillés doivent être récupérés environ 3 semaines avant le festival.
Quand demander les autorisations pour un festival de blues ?: Dépose les demandes au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Vérifie aussi les délais propres à la commune, notamment pour le bruit, l’occupation du lieu, la sécurité et l’accueil du public.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de blues ?: Pour un petit festival, prévois au moins 1 bénévole par mission clé : accueil, inscriptions, artistes, catering, installation et rangement. Établis les rotations 10 à 14 jours avant afin de couvrir les balances, les concerts et la fermeture.

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