So organisierst du ein Bluesfestival
Ein Bluesfestival steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge: Erst Termin und Ort sichern, dann Künstler, Technik und Genehmigungen klären. Plane die Bühnenlogistik nicht erst nach dem Programm, sondern sammle technische Anforderungen früh von jeder Band ein. Parallel organisierst du Catering, Toiletten, Sicherheit und Helfer. Die letzten Tage gehören nicht mehr der Grundplanung, sondern Aufbauplänen, Einkäufen, Einteilung und einem Test von Ton, Licht und Strom.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Musiker buchen
2 Personen
- 4
Tontechnik reservieren
- 5
Lichttechnik reservieren
- 6
Genehmigungen beantragen
- 7
Versicherung abschließen
- 8
Catering reservieren
- 9
Toiletten reservieren
- 10
Sicherheit buchen
- 11
Erste-Hilfe-Material bestellen
- 12
Festivalprogramm erstellen
2 Personen
- 13
Festivalname und Corporate Design festlegen
2 Personen
- 14
Werbebild erstellen
- 15
Website aktualisieren
- 16
Einladungen verschicken
2 Personen
- 17
Festival online bewerben
2 Personen
- 18
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 19
Ernährungswünsche erfassen
- 20
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 21
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 22
Künstlerinformationen versenden
- 23
Technische Anforderungen sammeln
- 24
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 25
Einkäufe bestellen
2 Personen
- 26
Lageplan erstellen
2 Personen
- 27
Bühnenaufteilung erstellen
2 Personen
- 28
Drehbuch ausdrucken
- 29
Armbänder bereitlegen
2 Personen
- 30
Wettervorhersage prüfen
- 31
Künstler telefonisch bestätigen
- 32
Ort überprüfen
3 Personen
- 33
Einkäufe abholen
3 Personen
- 34
Verderbliche Produkte kühlen
2 Personen
- 35
Gelände absperren
4 Personen
- 36
Bühne aufbauen
6 Personen
- 37
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 38
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 39
Partyzelte aufbauen
5 Personen
- 40
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 41
Bar einrichten
4 Personen
- 42
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
- 43
Kühlboxen füllen
3 Personen
- 44
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 45
Beleuchtung testen
2 Personen
- 46
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 47
Künstler empfangen
2 Personen
- 48
Backstage einrichten
2 Personen
- 49
Kasse und Eingang einrichten
3 Personen
- 50
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
- 51
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 52
Eingang öffnen
4 Personen
- 53
Besucher begrüßen
3 Personen
- 54
Programm verteilen
2 Personen
- 55
Erste Band ankündigen
- 56
Künstler betreuen
2 Personen
- 57
Auftritte betreuen
3 Personen
- 58
Pausenmusik abspielen
- 59
Getränke ausschenken
4 Personen
- 60
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 61
Snacks servieren
3 Personen
- 62
Buffet auffüllen
2 Personen
- 63
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 64
Mülleimer leeren
2 Personen
- 65
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 66
Merchandise verkaufen
2 Personen
- 67
Letzten Auftritt ankündigen
- 68
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 69
Kasse abschließen
2 Personen
- 70
Bühnentechnik ausschalten
3 Personen
- 71
Catering aufräumen
4 Personen
- 72
Abfall sammeln
5 Personen
- 73
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 74
Gelände reinigen
5 Personen
- 75
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 76
Zelte abbauen
5 Personen
- 77
Bühne abbauen
6 Personen
- 78
Soundanlage zurückgeben
3 Personen
- 79
Lichttechnik zurückgeben
2 Personen
- 80
Kühlmaterialien reinigen
2 Personen
- 81
Materialien sortieren
3 Personen
- 82
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 83
Künstler auszahlen
- 84
Fundgegenstände registrieren
- 85
Fotos veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- StehtischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 10
- BänkeAnz. 20
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 8
- BuffetischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- BühnenelementeAnz. 12
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- LautsprecherAnz. 6
- Mischpult
- MonitorspeakerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- GitarrenkabelAnz. 12
- InstrumentenkabelAnz. 12
- NotenständerAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 20
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 10
- LichterkettenAnz. 12
- BatterielampenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 300
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 250
- BestecksetsAnz. 250
- ServierschalenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- EislöffelAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- ZangenAnz. 10
- MessbecherAnz. 4
Dekoration
- FestivalflaggenAnz. 30
- BühnentücherAnz. 4
- MenükartenAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 40
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sichere Termin und Location zuerst und starte danach sofort mit den Genehmigungen, der Versicherung und den Buchungen für Musiker, Ton- und Lichttechnik. Für diese Abstimmungen solltest du mehrere Wochen Puffer einplanen.
- Fordere von jeder Band mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival eine aktuelle Bühnen- und Technikliste an. So erkennst du rechtzeitig, ob Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker, Kabel oder zusätzliche Anschlüsse fehlen.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne, Mischpult, Lautsprecher und LED-Bühnenlichter brauchen einen Soundcheck, bevor Gäste kommen. Lege außerdem Kabelmatten und Verlängerungskabel fest, damit keine Wege offen über den Boden laufen.
- Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und lege die Cateringmengen erst danach fest. Bestelle Getränke, Essen und wiederverwendbare Trinkgläser mit einer klaren Reserve, statt am Festivaltag fehlende Mengen nachzukaufen.
- Teile Freiwillige nicht nur für den Einlass ein, sondern auch für Künstlerbetreuung, Bar, Buffet, Auf- und Abbau sowie Pausenablösung. Verschicke Künstlerinformationen und Helferpläne spätestens 7 Tage vorher mit Ansprechpartnern und Uhrzeiten.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Bluesfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Termin, Location und Künstlern. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Sicherheitsdienst sollten mehrere Wochen vor dem Festival verbindlich geklärt sein.
- Wann muss die Tontechnik für ein Bluesfestival gebucht werden?
- Buche Ton- und Lichttechnik möglichst 3 bis 6 Monate vorher, besonders wenn das Festival an einem gefragten Wochenende stattfindet. Die technischen Anforderungen der Bands sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin gesammelt sein.
- Wie viele Helfer braucht ein Bluesfestival?
- Für kleine Festivals solltest du mindestens 1 verantwortliche Person je Bereich einplanen: Einlass, Bar, Catering, Künstlerbetreuung, Technik und Sicherheit. Ergänze pro Schicht 2 bis 4 Springer, damit Pausen und kurzfristige Ausfälle abgedeckt sind.
- Wann sollte man Catering und Toiletten für ein Bluesfestival reservieren?
- Reserviere Catering und Toiletten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Die endgültigen Mengen kannst du nach den Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Festival festlegen.
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